Planiranje troškova, kontrola i evidentiranje korištenja opreme
Osim ranije opisanih evidencija i zapisa koji se vode u istražnom odjelu, a koji sadrže relevantne informacije i podatke vezane za pojedinačne istražne slučajeve, angažirane istražitelje, vremena poduzimanja određenih istražnih radnji i njihove rezultate, u istražnim odjelima se često vode i druge vrste evidencija, koje, između ostaloga, obuhvataju i planiranje troškova, utrošak budžeta, te evidenciju o stanju ispravnosti i zaduženju zajedničke opreme
Semir Kapetanović
redakcija@asadria.com
Ispravno planiranje budžeta zahtijeva realnu procjenu planiranih aktivnosti, programa i troškova, kao i pametnu raspodjelu sredstava namijenjenih za postizanje određenih planiranih ciljeva. Kada su u pitanju kontrola i evidentiranje stanja ispravnosti opreme, te evidencija izdavanja i zaduživanja opreme, takva kontrola se ne sprovodi sa namjerom da bi se istražiteljima naplatila eventualno nastala šteta na opremi, već isključivo kako bi se izbjegle situacije u kojima oprema na terenu može da zakaže u trenucima kada je najpotrebnija. Zahvaljujući takvoj kontroli i evidenciji, oštećenja, neispravnost ili disfunkcionalnost bilo kojeg dijela opreme koju koriste istražitelji bit će zabilježeni i odmah otklonjeni, što će osigurati da oprema bude spremna za upotrebu svaki naredni put kada se za istom ukaže potreba.
Planiranje troškova i evidencija opreme
U idealnom slučaju istražno odjeljenje bi trebalo raspolagati vlastitim budžetom za plate i tekuće poslovanje, izvorno planiranim i potom praćenim od strane rukovoditelja odjeljenja. Planiranje i određivanje budžeta idu ruku pod ruku, jer je i budžet, zapravo, plan, s tim što je izražen u finansijskom smislu. Budžet zahtijeva realnu procjenu programa i njihove troškove, kao i raspodjelu sredstava za postizanje planiranih ciljeva. Zbog činjenice da su budžeti unaprijed dobro pripremljeni, efikasno upravljanje budžetom zahtijeva razmišljanje unaprijed, predviđajući potrebe na osnovu relativno predvidljivih uvjeta. Budžet tada postaje sredstvo. Svakoga mjeseca rukovoditelj odjela sigurnosti trebao bi analizirati rashode svoga odjeljenja. Recimo da je rukovoditelj odjela sigurnosti za svoje osoblje prvobitno u budžetu planirao novac za 40 sati prekovremenog rada, ali su u proteklih mjesec dana djelatnici ovoga odjela radili 80 sati prekovremeno, što predstavlja povećanje od cijelih 100% u odnosu na planirani budžet. U takvim slučajevima rukovoditelj odjela mora pregledati evidencije radnih aktivnosti kako bi se utvrdilo koji su djelatnici radili prekovremeno i da li postoji opravdan razlog za njihov prekovremeni rad. Dodatni prekovremeni rad može, ali i ne mora biti potreban. Periodičan pregled i evaluacija ovih i drugih troškova su jednostavni, ali važni načini kontrole rada istražne jedinice.
Oprema koju koriste istražitelji, kao što su radioprimopredajnici, videosnimači, dvogledi, snimači zvuka, oružje, kamioni sa opremom za nadzor, digitalne kamere i dr., zahtijeva strogu kontrolu. Oprema, u bilo kojem od navedenih oblika, treba biti osigurana u zaključanoj prostoriji za čuvanje opreme, u koju pristup kontroliše rukovoditelj odjela sigurnosti.
Kada je istražitelju potreban neki dio opreme, naprimjer sigurnosna kamera, tada se, radi kontrole stanja njene ispravnosti, kamera izdaje istražitelju uz popunjavanje reversnog lista, koji sadrži informacije poput datuma zaduženja opreme, opisa opreme (interni inventarni broj sredstva ili njegov serijski broj), broja spisa predmeta, imena istražitelja, imena osobe koja je provjerila stanje ispravnosti opreme i izdala opremu, potpis istražitelja koji opremu zadužuje, stanja ispravnosti opreme kod povrata i potpisa osobe koja je preuzela natrag razduženu opremu.
Redovne kontrole opreme
Ukoliko se u organizaciji ne sprovode ovakve kontrolne mjere, postoji velika vjerovatnoća da će dijelovi opreme često nedostajati ili da će biti misteriozno oštećeni. Kontrola se sprovodi isključivo kako istražitelji ne bi dolazili u situaciju da ih oprema zbog eventualnih oštećenja izda u trenucima kada im je najpotrebnija. Uz odgovarajuću kontrolu, ako je bilo koji komad opreme oštećen tokom istrage, takvi nedostaci će biti zabilježeni i odmah otklonjeni, tako da će oprema sljedeći put biti spremna za upotrebu. Kao alternativa, ako je istražno odjeljenje izrazito malo i ako postoji dovoljno opreme da se može koristiti takav pristup, moguće je pojedine istražitelje trajno zadužiti sa dijelovima opreme koje u svome istražiteljskom radu najčešće koriste. Ovakav model može olakšati brzu reakciju istražitelja na incidente, jer kod takvog pristupa istražitelj uvijek ima dostupan alat koji mu je neophodan za vršenje istražnih radnji. Opisani pristup je naročito poželjan kada istražitelji često moraju raditi i nakon propisanog radnog vremena. Dodatna pogodnost ovoga pristupa je u tome što istražiteljima omogućuje bolje poznavanje opreme, jer uvijek raspolažu istom opremom i imaju je vremena detaljno upoznati. U vremenu u kojem mobilni nadzor bilježi svoj rapidan razvoj nije prihvatljivo rješenje da se istražitelj upoznaje sa funkcijama i mogućnostima uređaja za snimanje videa tek kada izađe na teren, pogotovo ne ukoliko se radi o noćnom nadzoru. S tim u vezi, istražitelj bi u svako doba trebao dobro poznavati opremu koju je zadužio. Osim toga, iskustva govore u prilog činjenici da ljudi imaju tendenciju da se bolje brinu za opremu čiji su jedini “vlasnici”, odnosno za zaduženu opremu koju ne koristi niko drugi. Na kraju, u takvom slučaju istražitelji ne mogu kriviti nikoga drugog za eventualno oštećenje na opremi ili za njenu nefunkcionalnost ako nedostaci na istoj nisu pravovremeno otklonjeni, pri čemu će sami snositi posljedice zanemarivanja opreme ukoliko ista na terenu ne bude funkcionisala ispravno.
Rukovoditelj u ulozi (de)motivatora
S obzirom da su istražitelji u velikoj većini visokomotivirane osobe, ili bi barem takvi trebali biti, stručnost rukovoditelja u ovoj oblasti ćemo najbolje definisati ukoliko opišemo ono što rukovoditelj odjela svakako ne bi, ni po koju cijenu, smio postati, a to je – demotivator. Šta može biti uzrokom da motivirani zaposlenik izgubi posvećenost i entuzijazam? U velikom broju slučajeva demotivacija je rezultat različitih stilova rukovođenja i praksi koje ograničavaju istražitelja u smislu mogućnosti donošenja odluke, potenciraju kriticizam, a zapostavljaju pohvalu, preuzimaju zasluge koje s pravom pripadaju istražitelju, ograničavaju slobodu kretanja istražitelja ili koje na mnoge druge načine ispoljavaju svoje negativne karakteristike koje veoma često nalazimo u radnim okruženjima. Istražitelji koji su ovlašteni za procjenu situacije, a zatim i za djelovanje, razvijat će istragu i sprovodit će istražne radnje glatko i bez posebnih problema. Istražitelji koji se stalno obraćaju svojim rukovoditeljima za nove instrukcije nisu samostalni u svome radu i razvijaju veoma lošu naviku koja usporava sprovođenje istrage. Umjesto toga, istražitelji bi trebali biti kompetentni i obučeni s obzirom na način na koji se sprovode istražne radnje, te bi ih se trebalo ohrabrivati i podstrekavati da djeluju što samostalnije i da implementiraju planove koje su sačinili samostalno, slobodno koristeći prilike koje im se ukazuju. Stvarno efikasan i motiviran istražitelj nekada je od strane okoline percipiran kao primadona, no od svih zaposlenih upravo takvi istražitelji zahtijevaju najmanji poticaj.
Međ
Proces donošenja odluka je rezultat i odraz nečije procjene i/ili kreativnosti. Menadžment ili poštuje obje vrijednosti, i procjenu i/ili kreativnost svakog zaposlenika, ili ih ne poštuje. Kako ćemo se upoznati sa istinskim mogućnostima zaposlenika ukoliko se nad istim sprovodi suviše stroga kontrola, ukoliko se isti suočava sa suviše smjernica i uputa, nepotrebnih ograničenja, suprotnosti i korekcija? Ovo, naravno, podrazumijeva da su istražitelji napredovali u njihovoj obuci i da su u profesionalnom razvoju dostigli bar status pomoćnika. Polaznici kurseva i seminara trebaju više pomoći i snažniju kontrolu kvaliteta, no čak i u tim slučajevima pravilno napredovanje obuke treba jednoga dana rezultirati smanjenim stepenom nadzora i supervizije. Rukovoditelj odgovoran za rad istražnog odjela mora imati izvanredne sposobnosti upravljanja ljudskim resursima, kao i snažnu pozadinu u sprovođenju istražnih radnji na terenu. Neki postupci nedovoljno kvalitetnih, iskusnih i obučenih menadžera mogu dovesti do odljeva vrijednih istražnih talenata ka drugim kompanijama ili ka sigurnosnim organizacijama u javnom sigurnosnom sektoru. Osim toga, ukoliko se unutar istražnog odjela ne promoviše preuzimanje odgovornosti za slučajeve od strane istražitelja, menadžeri bi se mogli naći u situaciji da sami planiraju sve istražne radnje koje sprovode istražitelji iz njihovih odjela. Stoga je u najboljem interesu i menadžera i organizacije da takve situacije izbjegnu pravilnim upravljanjem i ispravnim motiviranjem profesionalnih istražitelja.
