Postpandemijske teme: Višestruka upotreba sistema za upravljanje posjetiocima
Krajnji korisnici i njihove organizacije sve više se suočavaju s novim svijetom nakon pandemije COVID-a. Oni moraju uspostaviti ravnotežu između ponovnog otvaranja za posjetioce i zaštite zdravlja i sigurnosti osoblja. Za taj zadatak kvalitetan sistem upravljanja posjetiocima je i više nego poželjan
Izvor: asmag.com
E-mail: redakcija@asadria.com
Iako pandemija još nije okončana, krajnji korisnici u različitim dijelovima svijeta aktivno se uključuju u ponovno otvaranje ohrabreni smanjenom stopom broja zaraženih i masovnim aktivnostima na planu vakcinacije. New York je, naprimjer, sredinom ljeta dozvolio da ugostiteljski objekti, poput restorana i barova, mogu početi raditi punim kapacitetom. Velika Britanija je još u maju najavila ublažavanje ograničenja, gdje je većina poslovnih subjekata u zatvorenom prostoru ponovno otvorena.
Upravljanje posjetiocima
Kada se poslovni subjekti u konačnici ponovo otvore, neizbježan je kontakt s armijom posjetilaca. To može biti prilično izazovno, jer oni mogu biti zaraženi ili izloženi koronavirusu. Zbog toga je upravljanje posjetiocima postalo važnije nego ikada za organizacije krajnjih korisnika u vremenu nakon pandemije COVID-a 19. “Kompanije koje vraćaju fizička radna mjesta imaju najveću odgovornost da osiguraju zdravlje i sigurnost zaposlenih tako što će svi posjetioci najprije proći kroz postupak provjere, koji uključuje pitanja iz oblasti zdravstva, a u vezi s COVID-om, provjeru temperature, beskontaktne radne procese i procese samostalne prijave posjetilaca. Sve se radi kako bi se ograničila interakcija sa zaposlenima”, kaže Debbie Pendleton, operativna direktorica STOPwarea. “Kompanije će morati razmotriti hoće li i dalje dopuštati slobodne ulaske posjetilaca ili ne. Mnoge će zahtijevati njihovu registraciju prije dolaska kako bi ih mogle unaprijed autorizirati, provjeriti i odrediti ko će se zateći na licu mjesta u svakom trenutku”, kaže ona. Na ovaj način, jednom kada se pojave, posjetioci će biti u potpunosti provjereni i autorizirani za dolazak.
Promjena strukture radnog mjesta također čini upravljanje posjetiocima jako važnim u ovom trenutku. “U budućnosti predviđamo pojavu složenih radnih mjesta, s većim naglaskom na hibridnim, odnosno fleksibilnim rasporedima radnog vremena i sve većoj upotrebi privremeno ili ugovorno angažiranih lica. To znači da više neće biti kritične mase ‘poznatih’ ili ‘sigurnih’ pojedinaca, nego da će se formirati fluidna grupa osoblja koje ima različite radne rasporede. Fizička i logička sigurnost morat će usvojiti ʻpristup bez povjerenjaʼ prema kojem se svi posjetioci tretiraju kao izvor rizika”, kaže Roger Lall, zamjenik direktora marketinga proizvoda u Traction Guestu.
VMS može pomoći
U ovim okolnostima sistemi za upravljanje posjetiocima mogu igrati važnu ulogu u pomaganju krajnjim korisnicima da ponovo otvore objekte, a istovremeno ponude i sigurno i zdravo okruženje. “Ovakvim sistemima dajete posjetiocima, izvođačima radova i osoblju garanciju da vaša organizacija ozbiljno shvata zdravlje i sigurnost na radnom mjestu. Praktično neprimjetan VMS će se integrisati s postojećim sistemima te minimizirati prekide aktivnosti i poboljšati svakodnevno vođenje operacija”, kaže Hadleigh Ford, izvršni direktor SwipedOna. “Sigurnost zaposlenih i njihovo povjerenje su najvažniji i do njih je moguće doći samo kroz dobro osmišljen sistem koji mora biti lako dostupan, omogućiti koordinaciju timova i ne smetati u odvijanju svakodnevnih poslova”, kaže Leela Voges, direktorica marketinga proizvoda u Envoyu. Sistemi za upravljanje posjetiocima mogu pomoći zaposlenima da na siguran način dovode goste i kolege na radna mjesta, dok će alati za praćenje kontakata, koji potvrđuju usklađenost sa zdravstvenim smjernicama i mjerama na radnim mjestima, osigurati da svako bude siguran i zaštićen na licu mjesta.
Organizacije krajnjih korisnika s različitih vertikalnih tržišta mogu imati dodatne koristi od sistema za upravljanje posjetiocima, posebno u vremenu iza pandemije. “Upravljanje posjetiocima putem rješenja koja koriste QR kodove posebno je korisno u zgradama koje redovno imaju brojne posjetioce i moraju upravljati pristupom unutar zona s različitim nivoima ograničenja. To može biti zajednička zgrada u kojoj se, naprimjer, nalaze zone s radnim stolovima za freelancere ili studente, kao i uredi u start-up firmama. Tamo se mora osigurati da određeni ljudi mogu ući isključivo tokom radnog ili vremena predviđenog za učenje, kao i da uredi ostanu sigurni i zaštićeni”, kaže Derek Wang, globalni menadžer proizvoda u Axis Communicationsu. “U bolnicama se isto rješenje može iskoristiti kao multiplikator pozitivnog učinka kroz smanjenje zajedničkih dodirnih tačaka (naprimjer u korištenju tastatura) na kojima se klice i bakterije mogu prenositi između posjetilaca, pacijenata i osoblja. U svijetu koji nas čeka nakon pandemije, u kojem trgovci smiju ponovo otvoriti svoja vrata, kontrola pristupa integrisana s procesima upravljanja posjetiocima može ponuditi temelj za produženo radno vrijeme bez prisustva osoblja”, dodaje on. Uz jedinstveni sistem zasnovan na IP-u, prodajni objekti bi mogli nuditi ispisani QR kod na ulazu, pri čemu se kupci mogu prepoznati pomoću elektronske identifikacije za ulazak u trgovinu.
Od beskontaktnih do prilagođenih sistema
Današnji sistemi za upravljanje posjetiocima su evoluirali i sada predstavljaju više od pukih rješenja koja zamjenjuju nekadašnje evidencije uz korištenje olovke i papira. Konkretno, ovi sistemi danas nude različite funkcije koje zadovoljavaju potrebe korisnika u periodu nakon pandemije. Tri su ključne funkcije koje će odrediti njihovu upotrebljivost u vremenu pred nama. Svi sigurnosni sistemi danas se podvrgavaju naporima da ih se pretvori u beskontaktne platforme. Sistemi za upravljanje posjetiocima tu nisu izuzetak. Kod beskontaktnih sistema prijava se vrši s korisnikovog ličnog mobilnog uređaja. Oni moraju biti dovoljno jednostavni za upotrebu, ali i dovoljno složeni da repliciraju funkcionalnost potpuno opremljenog sistema za upravljanje posjetiocima.
Integracija sa sistemima za praćenje zdravstvenih parametara
Mnoge organizacije razvile su sisteme praćenja zdravstvenih parametara svojih posjetilaca. Oni se sada mogu integrisati sa sistemom za upravljanje posjetiocima. “Kompanije danas žele slijediti preporuke, poput onih Centra za kontrolu i prevenciju bolesti, kada je u pitanju praćenje temperature svakog posjetioca. One mogu automatski upravljati primanjem posjetilaca na osnovu postavljanja prilagodljivog praga dozvoljene tjelesne temperature. Ako osoba ima tjelesnu temperaturu koja ide preko određenog praga, sistem za upravljanje posjetiocima će automatski blokirati njihovu prijavu”, kaže Pendleton.
Napredne mogućnosti prilagođavanja
Sistemi za upravljanje posjetiocima su prilagodljivi kako bi odgovorili različitim potrebama i zahtjevima vremena koje dolazi iza pandemije. “Alati za upravljanje posjetiocima administratorima moraju pružiti mogućnosti prilagođavanja. Sve se mora uraditi kako bi se odgovorilo na buduće zahtjeve, od kojih su neki trenutno nepoznati. Naprimjer, korporativni klijenti su tokom pandemije koristili našu platformu za rješavanje zahtjeva iz oblasti zdravstvene kontrole zaposlenih, kao što su zdravstvene potvrde, dokazi o vakcinaciji i upravljanje kapacitetima. Vodeći ponuđači sigurnosnih tehnologija morat će omogućiti jednostavne izmjene svojih alata kako bi organizacije mogle izaći na kraj s novim izazovima poput provjere valjanosti zdravstvenog osiguranja, statusa tokom rada od kuće i ostalih zahtjeva koje će tek trebati definisati u budućnosti”, kaže Lall. Integrisanjem VMS-a s drugim sistemima unutar zgrada i na radnim mjestima kroz uvođenje beskontaktnih funkcija menadžeri objekata moći će utjecati na smanjenje širenja virusa.
Kako beskontaktni sistemi pomažu organizacijama?
Za početak, oni štite zdravlje zaposlenika i posjetilaca. Ostvarivanje pristupa bez fizičkog kontakta sa sistemima kontrole pristupa znatno smanjuje širenje opasnih klica. S poslovne strane, to dovodi do skraćivanja perioda bolovanja i veće produktivnosti jer se na radnim mjestima osigurava kontinuitet radnih aktivnosti. Pri tome, menadžeri mogu u svakom trenutku znati gdje i kada pristižu posjetioci pomoću trenutnih obavijesti o njihovom dolasku. Isto važi i za prijave i odjave svakog zaposlenika. Zaštita zdravlja počinje od recepcije. Beskontaktni sistemi se lako programiraju za slanje obavještenja u stvarnom vremenu preko glasovnog poziva, tekstualne poruke, e-maila, Slacka, Microsoft Teams i Google Hangouts platformi. Praćenje kontakata pomaže menadžerima da prate jesu li posjetioci možda bili u kontaktu s oboljelima od koronavirusa ili osobom koja ima povišenu temperaturu. Istovremeno, ovi sistemi se povezuju s platformama za vođenje evidencije o radnom vremenu koje prate sve osobe koje dolaze na svoja radna mjesta i odlaze s njih. Posjetilac se prijavljuje kada stigne na radno mjesto, na kiosku se prikazuje QR kod, a posjetioci šalju tekst koda da započnu postupak prijave. Cjelokupna prijava se obavlja s njihovog uređaja, bez potrebe za preuzimanjem aplikacije.
Izazovi u upravljanju posjetiocima
Organizacije se suočavaju s nizom izazova u upravljanju posjetiocima. Jedan od najvećih je provođenje politika ulaska i izlaska kako bi se zadovoljili složeni zahtjevi upravljanja rizicima u kompanijama s više lokacija, smatra Brian Phillips, direktor globalne sigurnosne strategije u Traction Guestu. “Objektima se mora proaktivnije upravljati u skladu sa državnim propisima za svaku regiju i nivoom tolerancije na rizik za svaku organizaciju u datom trenutku. Kada se primijene na odgovarajući način, sistemi za upravljanje posjetiocima omogućavaju kompanijama da se sigurno i efikasno fokusiraju na produktivnost vremenu kada se posjetioci i zaposlenici vraćaju na svoja radna mjesta”, kaže on.
Primjena beskontaktnih sistema
Bilo da je riječ o papiru, dodirnom ekranu ili tastaturi, svaki interfejs nosi opasnost od zaraze. Uz stalnu higijenu koja je bila u prvom planu tokom pandemije, i beskontaktne funkcije danas postaju sve važnije. Omogućavanje posjetiocima da se prijave koristeći vlastite uređaje umjesto dodirivanja zajedničkih površina pomoći će u smanjenju mogućnosti za prijenos virusa. Iako beskontaktno upravljanje posjetiocima nije nov koncept, danas mu se zasigurno posvećuje mnogo više pažnje zbog iskustva iz pandemije. Podrška za korištenje QR kodova za beskontaktnu prijavu posjetiocima može pomoći u stvaranju besprijekornog korisničkog iskustva koje isključuje fizički kontakt, uz omogućavanje posjetiocima da se prijave pomoću vlastitih uređaja. Gregory Blondeau, izvršni direktor Proxyclicka, napominje da je ta firma zabilježila nagli rast potražnje za beskontaktnim sistemima za upravljanje posjetiocima. Razlog za to je činjenica da se iPadi, kiosci za tablete i drugi fizički interfejsi danas povlače iz upotrebe kako bi se izbjegao nepotreban kontakt s izvođačima radova i posjetiocima.
Integracija sa drugim sistemima
Kreiranje besprijekornog iskustva upravljanja posjetiocima uključuje integraciju drugih sistema, kao što su kontrola pristupa, parkiranje i praćenje zdravstvenih parametara. Naprimjer, ako se neka kompanija odluči na primjenu funkcije provjere temperature, sistem upravljanja posjetiocima bi se morao integrisati s navedenim alatima kako bi se uspostavila standardna procedura odgovora na dobijene rezultate, objašnjava Matt Harris, direktor tehnologije za radna mjesta u kompaniji Envoy.
Druge integracije, poput sistema za kontrolu pristupa i Wi-Fi mreža, mogu automatski ograničiti pristup resursima zgrade prije nego što se izvrše potrebne provjere, dodaje Harris. Evidencija kontrole pristupa menadžerima objekata može pružiti i dodatne podatke u svrhu praćenja kontakata. Phillips ukazuje na važnost stalnog ažuriranja kontrolnih listi za putovanja i procjene simptoma. “Globalnim širenjem i prijenosom koronavirusa sve više zemalja gotovo svakodnevno prelazi s upozorenja o niskom riziku putovanja na ona s višim rizikom. Organizacije moraju biti svjesne situacije koja se brzo razvija kako bi osigurale tačan i efikasan uvid u situaciju s koronavirusom”, kaže Phillips.
Upravljanje posjetiocima u oblaku
Primjena digitaliziranih sistema za upravljanje posjetiocima se širi, no nakon pandemije COVID-a 19 će morati biti još efikasnija i fleksibilnija. “Danas više nego ikad menadžerski timovi moraju održavati kontinuitet poslovanja uspostavom procedura za održavanje sigurnosti osoblja. To će voditi daljoj digitalizaciji radnih mjesta, što bi trebalo uključivati primjenu softverskih rješenja u oblaku kako bi se što više smanjio rizik po zdravlje radnika”, objašnjava Blondeau. Prednosti sistema za upravljanje posjetiocima zasnovanog na oblaku uključuju lakšu integraciju s postojećim alatima i tehnologijama, daljinski pristup, manje održavanja, visok nivo sigurnosti i veću skalabilnost.
