Tajne istražne radnje i njihovo sprovođenje

Tajne istražne radnje su u osnovi tajni obavještajni poslovi ili “špijunske” operacije u bilo kojem području ili u bilo kojem odjelu kompanije. Kao takve, istražne radnje su definitivno u samoj svojoj prirodi i sprovođenju – prikrivene. Zapravo, niko ne bi trebao znati da je takva istraga u toku, osim onih koji su za nju direktno odgovorni. Očita prednost tajnog djelovanja je u tome što ono daje menadžmentu tačnu i detaljnu sliku onoga što se na dnevnoj bazi događa u određenom području ili dijelu organizacije

Semir Kapetanović
redakcija@asadria.com

U pravilu, upravno osoblje u mnogim kompanijama, zapravo, jako malo zna o tome šta se dešava u pojedinim odjelima kompanije. Njihovo poznavanje situacije se oslanja na nadzor, odnosno na izvještavanje uposlenika na nižerangiranim upravnim pozicijama. Međutim, sasvim je jasno da neodgovorni, neprofesionalni ili nekorektni nadzornici neće izvještavati nadređene o sebi ili o svojim podređenima, pogotovo ukoliko su između nadzornika i njegovih podređenih, osim poslovnih, izgrađeni i bliski kolegijalni ili čak prijateljski odnosi. Drugi neprocjenjivo vrijedan aspekt prikrivene istrage je da je prikriveni istražitelj u poziciji ne samo da promatra odvijanje zabranjenih ili kriminalnih djelatnosti već da i sudjeluje u njima, skupa sa svim drugim zaposlenicima koji su odlučili da se uključe u takve djelatnosti.

Primjera je mnogo

To odjelu sigurnosti i visokom upravnom osoblju pruža mogućnost da saznaju sve, do u detalje, vezano za nedopuštene aktivnosti zaposlenika. Nadzornik utovara i prijema robe može, naprimjer, biti kompromitovan od strane podređenog ženskog uposlenika, a kao rezultat jednokratne seksualne afere. Ženski zaposlenik i dva druga službenika koji rade na prijemu i izdavanju robe potkradaju kompaniju tako što prilikom prijema robe u svoje prijemne liste unose podatke o količinama robe koji ne odgovaraju stvarnom stanju. Tako stvorena razlika između prikazanog lažnog i pravog stanja zaliha se dijeli između spomenute trojke i nekoliko vozača kamiona koji vrše isporuke robe. Kompromitovani nadzornik zna što se događa, ali jednostavno nestaje iz odjela za prijem robe u vrijeme kada u isti dolaze kamioni na istovar. Tajni agent, upućen na rad u taj odjel kao operator viljuškara (uz pretpostavku da se radi o učinkovitom agentu), uskoro bi se i sam mogao uključiti u ove kriminalne aktivnosti. Ako mu takvo infiltriranje pođe za rukom, on će lahko otkriti zašto se nadzornik nikada ne pojavljuje u odjelu za prijem robe u vrijeme kada se na tome mjestu odvijaju ove kriminalne aktivnosti.

Tajne istrage se mogu obavljati na slučajnom uzorku ili mogu biti poduzete u odnosu na tačno određene, ciljane osobe, naprimjer, kada postoje informacije ili sumnja da se u nekom području sprovode nedozvoljene radnje ili kriminalne aktivnosti, kao što su to prilikom prijema robe činili djelatnici u prethodno opisanom primjeru. Tajne istrage bazirane na slučajnom uzorku, zapravo, su jednostavni testovi koji se sprovode u različitim radnim područjima. Ukoliko se u tim područjima zaista manifestuju nepoštenje ili bilo koji drugi oblik neprihvatljivog ponašanja, isti će biti otkriveni. Neprihvatljivo ponašanje može uključivati i ​​upotrebu alkohola ili droga na radnom mjestu, varanje u smislu skraćivanja radnog vremena, opću nepažnju koja rezultira oštećenjem materijala, opreme ili robe, ili bilo koje druge radnje koje obično predstavljaju problem u radnom okruženju. Trebalo bi biti jasno da su tajne istrage u privatnom sektoru fokusirane na unutrašnje djelovanje, te uključuju ponašanje zaposlenika i njihove radne performanse. Iz toga slijedi da strategija koja se koristi za otkrivanje i uhićenje kradljivaca (kupaca, a ne zaposlenika) koji počine krađu u maloprodajnim objektima nije ista kao i ona koja se koristi prilikom sprovođenja tajnih istražnih radnji. Za razliku od toga, tajne istrage se obavljaju u civilnoj odjeći, konstruktivne su i obuhvataju program promatranja (za razliku od samoga sudjelovanja), koji ima imalo ili nimalo veze sa ispoljenim neprihvatljivim ili kriminalnim aktivnostima zaposlenika.

Tehnike i metode: angažiranje tajnih agenata

Za iznalaženje i angažman istreniranih i obučenih tajnih agenata obično se koriste eksterne agencije. Kasnije ćemo se vratiti razlozima zašto za sprovođenje tajnih istraga ne bi trebalo koristiti istražitelje iz iste organizacije. Bilo kako bilo, postoje mnoge stvari koje treba uzeti u obzir prilikom odabira agencije i definisanja zadatka:

1. Kvalifikacije agencije: Da li je agencija specijalizirana za sprovođenje istraga vezanih za nedozvoljene oblike ponašanja na radnom mjestu ili se radi o agenciji kojoj je ovo još samo jedan u nizu sporednih poslova kojima se bavi površno? Da li je agencija u prošlosti već sprovodila tajne operacije ili o njima ima namjeru učiti „u hodu“?
2. Sposobnosti i karakteristike tajnih istražitelja: Kompanija i agencija bi se trebale potpuno jasno izjasniti po pitanju karakteristika i osobina potencijalnih istražitelja. Ovdje bi posebnu pažnju trebalo obratiti na posebne kvalifikacije i iskustvo istražitelja. Naprimjer, tajni istražitelj koji bi trebao da se infiltrira u određenu sredinu u ulozi vozača morao bi da raspolaže adekvatnom vozačkom dozvolom, sa upisanim svim onim kategorijama vozila koja će, možda, pod krinkom vozača, morati da vozi, a sve kako ne bi bio razotkriven ili ne bi oštetio povjereno mu vozilo. Agencija bi trebala profilirati ciljanu radnu snagu, tako da ima na raspolaganju kompatibilne pojedince za širok spektar specifičnih uvjeta i okruženja.
3. Proces odabira kandidata i njegovo zapošljavanje: Kompanija mora jasno razumjeti sve metode koje agencija implementira u procesu iznalaženja istražitelja za bilo koji sličan konkretan angažman. Agencija bi također trebala preuzeti odgovornost za temeljitu pozadinsku provjeru kandidata i predočiti kompaniji rezultate na razmatranje. Kompanija bi trebala biti spremna platiti troškove koji se javljaju u ovome procesu za iznalaženje i odabir kandidat za posao istražitelja, odnosno troškove i usluge povezane sa iznalaskom prave osobe za konkretan posao. Oko pokrivanja ovih troškova agencija i kompanija bi se trebale unaprijed sporazumjeti i dogovoriti, te pravovremeno eliminisati sve eventualne nepoznanice.
4. Satnice, dnevnice i izvještavanje o troškovima: Agencije će obično od kompanije naplatiti naknadu za vrijeme koje agent provodi sprovodeći tajne istražne radnje, a od naplaćenog iznosa određen dodatak bi trebao pripasti agentu i mimo njegovih redovnih primanja koja ostvaruje kao zaposlenik agencije. Osim toga, u obračun će često ući i određen broj sati po osnovu kojih će agencija teretiti kompaniju za usluge profesionalnog istražitelja, angažiranog da kontrolira aktivnosti agenta. Neke agencije svojim zaposlenicima također osiguravaju i određen bonus, koji služi kao sredstvo poticaja za predavanje izvještaja u propisanim rokovima, a takvi bonusi se najčešće isplaćuju po obavljenom poslu. Kompanija bi se unaprijed morala složiti sa agencijom oko plaćanja svih troškova kako bi se izbjegli kasniji eventualni nesporazumi. Proračun za svaku vrstu naknade i proračun troškova bi trebali biti sačinjeni i kontinuirano nadzirani od strane izvršnih sigurnosnih službenika u kompaniji zaduženih za projekat.
5. Kontrolne smjernice za agenta: Istražne usluge agenta trebale bi biti pod kontrolom isključivo eksterne agencije. Agencija ne smije bilo kome u kompaniji dati informaciju o istinskoj prirodi usluge koju pruža. Ukoliko sigurnosno osoblje kompanije na bilo koji način pokuša sprovoditi istražne radnje paralelno sa istragom koju sprovodi tajni agent, linije komunikacije i kontrola će biti kompromitovani, a sigurnosno osoblje, pa čak i sam tajni agent, će veoma brzo postati nedjelotvorni i neefikasni. U najboljem slučaju takva situacija može dovesti tajnog agenta u konfuznu situaciju, dok u najgorem slučaju može doći do kompletnog prekida komunikacije, što kasnije može dovesti do kompromitacije kompletnog projekta. Zbog svega iznad spomenutog, kompanija, agencija i agent moraju uspostaviti metodu za ostvarivanje hitnog kontakta ka agentu od strane ovlaštenog sigurnosnog službenika iz kompanije, za slučaj da ovlašteni sigurnosni službenik iz kompanije sazna da je agentov identitet teško ugrožen ili da je izložen opasnosti od razotkrivanja.
6. Osiguranje i upravljanje rizicima: Dobra ideja je da se prilikom dogovaranja između kompanije i eksterne agencije uključi i neki oblik osiguranja za kompaniju od eventualnog nastanka štete, do koje može doći neovlaštenim djelovanjem ili nemarnim postupanjem agencije ili agenta. Nakon što agencija i kompanija dogovore pitanja oko dodatnog osiguranja, po osnovi tog dogovora bi obavezno trebale sklopiti i adekvatnu policu osiguranja u kojoj će kompanija imati status osiguranika. To je veoma korisna stvar koja prevenira mnoštvo problema koji se javljaju prilikom nastanka štetnog slučaja, pogotovo ukoliko šteta nastane tokom samoga sprovođenja prikrivene istrage, kada su najčešći epilozi, zapravo, podizanje sudskih tužbi. Tajne operacije su područje gdje je uputno imati ugovor o angažmanu i cjelokupan projekat pregledan od strane iskusnog advokata, koji veoma dobro poznaje aktuelni zakon koji tretira zapošljavanje, kompaniju, njenu kulturu, ali i toleranciju rizika.