Menadžment sigurnosti

M-Files sustav u ponudi Konica Minolte

M-Files je inteligentni sustav za upravljanje informacijama koji organizira sadržaj u kompaniji. Ideja je da se sav sadržaj smješta u centralno mjesto i da bude dostupan s bilo kojeg uređaja

Izvor: Konica Minolta Hrvatska; E-mail: info@konicaminolta.hr

Bilo da je riječ o maloj ili srednjoj tvrtki, velikoj korporaciji ili outsourcanom digitalnom nomadu koji se izvan ureda prikopčao na kompanijin sustav, činjenica je da mjesto rada prestaje biti ključna komponenta, a agnosticizam prema lokaciji postaje novi trend. Kako bi tijek poslovanja ostao nepromijenjen i svi sustavi radili bez problema, potrebno je imati kvalitetna rješenja u području softvera, uređaja i sigurnosti. Kako bi tijek poslovanja ostao nepromijenjen, fluidan i s brzim protokom točnih informacija na temelju kojih se mogu donositi ključne odluke, potrebno je imati kvalitetno rješenje za upravljanje poslovnim informacijama. Za razliku od tradicionalnih poslovnih sustava za upravljanje sadržajem, M-Files omogućuje organizacijama da upravljaju sadržajem i dokumentima, neovisno o tome jesu li informacije pohranjene unutar M-Filesa ili u nekom drugom poslovnom sustavu ili spremištima. Korisnici imaju koristi od moćnih alata za pronalaženje, uređivanje, dijeljenje i organiziranje sadržaja i informacija, imajući na dispoziciji mogućnosti umjetne inteligencije za automatizaciju uredskog rada.

Sadržaj umjesto lokacije

Većina poslova koje ljudi obavljaju u uredskom okruženju ili od doma ima neke veze s informacijom. Svaki ispunjeni zadatak je na neki način informacija, ako se gleda s infrastrukturnog pogleda. Neovisno o mjestu gdje sjedi vaš zaposlenik, bio to ured u tvrtkinoj zgradi, podrum u kući ili ispod masline, važno je znati pravi put informacija unutar kompanije.

Istraživanja kažu da se više od 45% zaposlenika muči s pronalaskom dokumenta u tvrtkama koje hijerarhijski po folderima spremaju dokumente, a ako tome još dodamo hibridni način rada, onda bi za zaposlenike, voditelje i tvrtku mogao nastati potpuni kaos. Zato Konica Minolta implementira inovativno rješenje M-Files, koje inteligentno organizira informacije unutar kompanije. Ideja je da se sav sadržaj smješta u centralno mjesto i da bude dostupan s bilo kojeg uređaja, bilo da je riječ o laptopu na kauču, mobitelu u tramvaju ili stolnom računalu u open-space uredskom prostoru.

Svi dokumenti i ostali sadržaji organizirani su prema tome što su zapravo, a ne gdje su smješteni. Kako bi se to ostvarilo, iznimno je olakšan unos dokumenata u sustav. M-Files integriran je s Microsoft 365 sustavima (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…). Kada u tvrtku dođe račun, unosite ga u M-Files i dodajete kratki opis. Nakon što su dokumenti, računi, fotografije, prezentacije, kolaborativni tekstualni dokumenti i drugi mogući dokumenti uneseni u sustav, nitko ne mora znati njihovu fizičku lokaciju.

Jednostavnost i učinkovitost

Dovoljno je upisati ključnu riječ kao što je broj računa ili broj artikla na računu i sustav će izbaciti dokument. Organizacija dokumenata iza zavjese napravljena je pomoću metapodataka i većina unaprijed dogovorenih putanja će odaslati dokumente prema osobi u tvrtki koja je za njih zadužena. Svaki dokument ima samo jednu verziju, ali se svaka promjena bilježi, pa uvijek imate posljednju verziju dokumenta uz moguće vraćanje na prethodne. Isto tako, u sučelju je moguće upravljati dozvolama, pa će se za svaki sadržaj moći odrediti tko mu može pristupati i što s njime raditi. M-Files podržava video, fotografije te Excel, Word, PDF i AutoCAD dokumente, gotovo sve formate koje organizacija može koristiti.

Zvonimir Tokić, konsultant za ITS rješenja iz Konica Minolte, na temelju dosadašnjih implementacija približio nam je učinkovitost M-Filesa. “Ubrzanost procesa je vidljiva od prvog dana korištenja ovakvih sustava. Postoje primjeri kod naših korisnika gdje je tijek ulaznih računa, od otvaranja pošte do knjiženja u financijama, trajao 30 dana, a s DMS sustavom samo jedan radni dan. Osim ubrzanja procesa, postignuta je i transparentnost poslovanja te u svakom trenutku možete znati kod koga je dokument na odobrenju, bilo da se radi o računu, ponudi ili ugovoru”, kaže on.

Ušteda vremena

Kako navodi Tokić, korisnicima se pokazalo od značaja da s nekoliko klikova mogu doći do informacije gdje je “zapeo” dokument te momentalno nazvati kolegu i zamoliti ga da pogleda dokument koji je u kućici “dodijeljeno meni”, što u velikoj mjeri ubrzava procese. “Kod ovakvih sustava ključna značajka je i OCR dokumenata, koji prepoznaje znakove sa skeniranih dokumenata odmah pri ulasku u sustav, a M-Files ih po ključnoj riječi pretražuje u samo nekoliko sekundi. U prosječnoj administraciji procjena je da zaposlenici gube do četiri sata tjedno na pretraživanje dokumenata, dok bi se sa sustavom koji u nekoliko sekundi pronalazi dokument to drastično smanjilo”, kaže Tokić i pojašnjava da to za zaposlenike znači vrlo kratku edukaciju o pravilnom spremanju ulaznog dokumenta. “S druge strane, bilo tko može, pod hladom masline i s pogledom na more, prizvati posljednju verziju članka o Konica Minoltinom rješenju za hibridni ured i nastaviti raditi na njemu, dok se kolega grafičar kuha na +35 stupnjeva na zagrebačkom asfaltu očekujući moje materijale”, zaključuje on.

Overseas Express koristi M-Files

Overseas Express, članica grupacije Austrijske pošte, među vodećim je kompanijama za dostavu paketa u Hrvatskoj i inozemstvu. Kompanija posjeduje više od 25 godina iskustva, radi s više od 400 zaposlenika i kooperanata i koristi vozni park od 180 vozila i najmoderniji IT sustav. No, nepostojanje sustava za digitalno arhiviranje dokumenata dovodilo je do prevelikog oslanjanja na ručnu obradu dokumentacije. Posebno pretraživanje arhive je oduzimalo vrijeme, a dokumentacija se ispisivala i fizički skladištila, što je dovodilo do dodatnih troškova. Nakon detaljnih konzultacija i analize procesa tim Konica Minolte je predložio M-Files inteligentni sustav za upravljanje dokumentima, koji je minimalno invazivan na postojeći sustav i koji se prilagođava korisniku, što je tvrki Overseas bilo iznimno bitno. M-Files Inteligentni sustav za upravljanje informacijama se pokazao kao odlično rješenje pri arhiviranju i digitalizaciji POD dokumentacije, tj. adresnica, čime se uvelike smanjilo vrijeme kolanja dokumentacije između lokacija. Oceriranjem svakog dokumenta on se digitalno arhivira i postaje lako dostupan i pretraživ po sadržaju, a nema potrebe za fizičkim unosom dokumentacije u interne sustave, čime se anulira mogućnost ljudske pogreške. Sustav nudi mogućnost bolje optimizacije daljnjih internih procesa povezanih sa službom za korisnike i odjelom reklamacija i mogućnost integracije s vanjskim servisima (ERP, Moj-eRačun…).

Related Posts

Komentariši

Vaša email adresa neće biti objavljivana. Neophodna polja su označena sa *