Planiranje i utvrđivanje opisa poslova

Jedan od temeljnih zadataka sigurnosnih odjela je dizajniranje opisa radnih aktivnosti. Opis posla nije samo puki dokument u dosjeu uposlenika nego „živi“ dokument na temelju kojeg sigurnosni odjel prima uposlenike, evaluira ih i upravlja njihovim radom. Jasno definiranje onog što se očekuje od uposlenika predstavlja važan temelj aktivnosti sigurnosnog menadžmenta

Piše: Mirza Bahić
E-mail: redakcija@asadria.com

S obzirom na postojanje jasne veze između snage i učinkovitosti neke organizacije ili odjela i kvaliteta pratećih opisa poslova, ovoj oblasti se mora posvetiti dovoljno pažnje. Kvalitet obavljenog rada na ovom planu može se evaluirati na temelju preciznosti i sveobuhvatnosti opisa radnih zaduženja, podudaranju između kandidata i opisa rada, te nivoa razumijevanja očekivanja uprave među uposlenicima. Od kvalitetnog opisa posla zavisi i mogućnost sigurnosnog odjela da isplanira svoje aktivnosti na planu obuke i vršenja evaluacije učinka uposlenika.

Kreiranje sklada

Sve navedeno je pokazatelj da opis radnih aktivnosti predstavlja važan dokument koji diktira uspješnost odjela, dok njegovo nepostojanje kreira klimu konfuzije, loše radne prakse i subjektivne evaluacije učinka uposlenika. Konačno, na taj način se stvara nesklad na nivou same organizacije. Jedan od načina da se ovo spriječi je temeljitost i preciznost u samom opisu prirode posla i očekivanja menadžmenta. Za početak se mora utvrditi kakav je karakter samog zadatka čije se izvršavanje očekuje od uposlenika kako bi se nakon toga mogao pripremiti i opis traženih kvalifikacija. Navedene kvalifikacije postaju kriteriji za primanje osoblja u radni odnos. Tu je važno uspostaviti kvalitetnu saradnju između odjela za ljudske resurse i sigurnosnog sektora. Prilikom utvrđivanja kvalifikacija treba izbjegavati praksu korištenja generalnih ili nejasnih opisa. Naprimjer, nije dovoljno navesti da kandidati za određenu poziciju moraju imati „univerzitetsku diplomu“ (koje institucije?) i „odgovarajuće iskustvo od tri godine“ (u čemu?). Primjer kvalitetnijeg pristupa na ovom planu je navođenje konkretne tražene akademske kvalifikacije (npr. bakalaureat) uz opis oblasti iz kojih se traži iskustvo, poput prava, administracije ili istražiteljskog rada.

Obuka i evaluacija kao sastavni dio opisa rada

Nisu rijetki slučajevi kada ni sami uposlenici nisu upoznati s opisom posla, a da su već na određenom radnom mjestu. Jedan od pokazatelja loših menadžerskih odluka je raskorak između radnog učinka i očekivanja menadžmenta i ovo nije pojava koja se dešava samo na nižim nivoima. To može dovesti do nezadovoljstva uposlenika, koji će imati pravo na stav da organizacija ili sigurnosni odjel ne valorizira njihove radne rezultate na pravi način. Dodatni problem je činjenica da brojne sigurnosne kompanije danas same organiziraju obuku za svoje osoblje i tome se, usljed nekvalitetno dizajniranog opisa poslova, nerijetko pristupa generički. Naprimjer, svi istražitelji moraju proći obuku iz vođenja intervjua ili ispitivanja i to obuhvata kako stručnjake za detekciju falsifikata tako i eksperte za oblasti otkrivanja prevara, sprečavanja krađa i dr. Kako bi se obuke iz oblasti ove tehnike održale „živim“ i aktuelnim, njih je potrebno periodično obnavljati u vidu radionica. Na njima bi uposlenici, u skladu sa svojim zaduženjima, simulirali situacije s kojim će se suočavati u svom terenskom radu, poput ispitivanja očevidaca ili osumnjičenika. Posebno imenovana osoba unutar sigurnosnog odjela mora biti zadužena za organizaciju obuka, i to u skladu s važećim opisima poslova. Ukoliko to nije izvedivo unutar odjela, može se angažirati i neka eksterna konsultantska kompanija.

Osim obuke, s kvalitetnim dizajniranjem opisa poslova neraskidivo su vezane i evaluacije uposlenika. One povlače i uvođenje disciplinskih mjera protiv uposlenika ako je njihov radni učinak ispod opisom utvrđenog standarda, kao i nagrade u vidu promaknuća za vrhunske radne rezultate. Sve navedeno se mora uskladiti s opisom poslova, čiji su sastavni dio i navedene evaluacije. Naprimjer, istražitelj koji se primarno bavi provjerom biografskih podataka može izvršiti privođenje osoba koje zatekne u vršenju krivičnog djela. Istovremeno, iako su njegove akcije pohvalne, njemu se za to ne može uručiti nagrada ili priznanje jer one nisu definirane u opisu njegovih radnih zadataka. Rezultat je proizvoljnost i haotičnost u segmentu nagrađivanja i/ili kažnjavanja uposlenika, što narušava ugled sigurnosnog odjela.

Opisi poslova kao „živi“ dokumenti

Ako su opisi poslovnih zaduženja temeljni dokumenti za praćenje radnih učinaka neke organizacije ili sigurnosnog odjela, njihova uloga se mora održavati kontinuiranim ažuriranjem u odnosu na rezultate koje daju. Oni moraju reflektirati isključivo aktuelno stanje u kojem se sigurnosni odjel nalazi. Ako osobe koje vode istrage kreditnih prevara sada imaju direktan pristup kreditnoj dokumentaciji, nužno je navesti tu činjenicu u opis posla. Isto tako, ako je matična kompanija izvršila akviziciju manje firme u drugom kraju države, mjesečna službena putovanja bi mogla postati obavezna za sigurnosno osoblje. Rezultat mora biti navođenje službenih putovanja i odsustva u oficijelnom opisu pratećeg posla. Razlog za insistiranje na ovom je jednostavan – jedina konstantna stavka danas su kontinuirane promjene na tržištu, a moderni i savremeni sigurnosni odjeli moraju stalno pratiti šta se dešava i čemu treba posvetiti pažnju. Tu, jasno, spada i ažuriranje opisa poslova. To se u prvom redu odnosi na njihova tri osnova elementa: funkcije, odgovornosti i ovlasti te međusobne odnose. Kvalitetni opisi poslova će, osim ovih elemenata, navesti i ciljeve određene pozicije, njen djelokrug i karakter, poziciju unutar organizacije, organizacijsko okruženje, specifične funkcije, funkcije nadređenih, primarne izazove, ovlasti, međusobne odnose, zaduženja i zahtjeve. Insistiranje na kreiranju kvalitetnih opisa poslova ne bi trebalo biti iznenađujuće ako znamo da se ono temelji na iskustvima u izgradnji razumijevanja, saradnje i vrhunskih radnih rezultata.

To, naravno, ne znači da oni trebaju biti rigidni i da u okviru sigurnosnog odjela u vanrednim situacijama neće biti i izlaska iz sfere onog što je predviđeno opisom rada. Tu je ključna riječ fleksibilnost, uz svijest da se u sigurnosnoj industriji situacija nerijetko mijenja i preko noći, što dovodi do čestih promjena u segmentu opisa radnih zadataka. A zahtjevima tržišta se mora kvalitetno odgovoriti. Zato je u cijeloj organizaciji svijest o ovoj problematici potrebno širiti kako od najnižih tako i do najvišeg menadžerskog nivoa. Pravilno razumijevanje ove oblasti sigurnosnom odjelu može uštediti dovoljno vremena u smislu odsustva potrebe za bavljenjem neželjenim posljedicama po organizaciju. Na taj način se svako u hijerarhijskom lancu može fokusirati na realizaciju radnih zadataka u skladu sa svojim jasno i nedvosmisleno utvrđenim i usvojenim opisom poslova.