Operativna soba, obrasci, grafički prikazi i prezentacije

Postoji veliki broj obrazaca koji se mogu koristiti u svakodnevnom poslu i koji mogu umnogome olakšati naš rad. Nemojte se ustručavati da obrasce koristite i po potrebi ih izmijenite i prilagodite vlastitim i potrebama vašeg tima

Piše: Džemal Arnautović, instruktor IPSTA-e
E-mail: redakcija@asadria.com

Ranije smo govorili da što je veća akcija koju vodimo i tim kojim upravljamo, to će teže biti pravovremeno iznaći sveobuhvatnije rješenje. Nekada ćemo imati više ljudskih i tehničkih resursa, a nekada manje. No, treba znati da empirijske vrijednosti ne znače da ne moramo dosljedno, precizno i disciplinovano upravljati operacijom. Postoji veliki broj obrazaca koji se mogu koristiti u svakodnevnom poslu i koji mogu umnogome olakšati naš rad. Nemojte se ustručavati da obrasce koristite i po potrebi ih izmijenite i prilagodite vlastitim i potrebama vašeg tima. Obrasce držite što je moguće jednostavnijim, a nastojte da uvijek izradite vremenski plan svih aktivnosti, koji će vam pomoći da lakše i uspješnije vodite tim. Sve zadatke, djelomične probleme i odluke uvijek nastojte prikazati grafički.

I format je bitan

Grafički prikaz, osim bolje preglednosti, olakšat će nam i da uočimo eventualne nedostatke, odnosno bolje sagledamo izvodljivost akcije. Imajte na umu da sve što se ne može logično prikazati, u stvarnosti vjerovatno neće ni funkcionisati. Prilikom popunjavanja obrazaca držite se, kad je god moguće, formata A4 i radite, ukoliko je neophodno, s odgovarajućim projektorom. A4 formati su jednostavni za transportovanje, a mogu se svugdje kopirati po potrebi, poslati faksom te skladištiti u registratorima i drugim odlagalištima. Nikad ne radite direktno na samim kartama, nego zalijepite preko njih providne folije i tek onda ucrtajte markiranje. Tako se karte mogu više puta koristiti, a označene informacije se mogu sigurno ukloniti. Mislite uvijek i na tragove koje ostavljate iza sebe. Prečesto je protivnička strana našla informacije u kantama za smeće i na mjestima za skupljanje starog papira i iskoristila ih. Sama prezentacija koju ćemo spremiti za sastanak sa timom mora biti jednostavna, razumljiva i pregledna. Trebala bi sadržavati neke osnovne elemente poput:

• Cilj/svrha (o čemu se mora odlučiti)
• Trenutno stanje (osnovne činjenice, uslovi itd.)
• Prikaz problema
• Sloboda djelovanja
• Varijante (sa nekoliko prednosti i nedostataka)
• Zahtjevi/prijedlozi za osobu koja odlučuje
• Odluka (mjesto za bilježenje odluke)

I za prezentaciju važe ista pravila: mora biti kratka, jasna, bogata grafičkim prikazima i, naravno, bez grešaka. Vi prezentirate zato što ste najkompetentniji u toj oblasti, stoga se od vas očekuje stručna kompetencija.

Struktura upravljanja

Također, ranije smo govorili i o infrastrukturi, pa smo rekli da ona varira ovisno o situaciji. U praksi to znači da ćemo nekada komandovati akcijom iz udobnih kancelarija, a nekada je voditi iz preinačene hotelske sobe sa stolom i nekoliko stolica ili sa zadnjeg sjedišta vozila. Kako god, komandno mjesto ili centrala za vođenje operacije se mora uspostaviti. Također, neophodno je uspostaviti centralno mjesto prvog kontakta za sva pitanja i koordinaciju unutar tima te logistički centar. Iako to u praksi neće uvijek biti moguće, neophodno je razdvojiti logističke i administrativne centrale tima od mjesta za vođenje i upravljanje. Operativna prostorija mora biti prikladno namještena i svakako odgovarajuće veličine. Idelno bi bilo da njena pozicija bude takva da ima optimalan pregled i da se u svako doba može znati ko se nalazi unutar ili van zgrade.

Uvijek mislite i na odgovarajuću zaštitu, jer je operativna soba mjesto u kojem se skupljaju sve informacije. Ona je lokacija od posebne važnosti za cijeli tim, mjesto je prvog kontakta i dobivanja informacija.

Prostorija upravljanja

Prostorija za upravljanje trebala bi se nalaziti na što je moguće mirnijem mjestu kako bi omogućila proaktivan način rada. Stolovi i stolice u prostoriji trebali bi biti mobilni, a zidovi se trebaju opremiti kartama i drugim informacijama. Prostorija se mora moći prilagoditi kako za kratke tako i za duge sastanke. Aparat za kopiranje, projektor, faks i druga tehnička pomagala bi se također trabali nalaziti u neposrednoj blizini, kao i telefoni i priključak na internet. Prostoriju je neophodno zaštititi od elektronskog prisluškivanja i špijuniranja, te strogo voditi računa o tome ko, kako i šta je napušta. Sve ono što je urađeno tokom boravka u prostoriji i sastanaka vezanih za operacije, strategije i planove se nakon upotrebe mora odnijeti iz prostorije ili uništiti paljenjem ili rezačem papira. Mislite i na kontrolu pristupa vašim prostorijama, kao i vlastitoj zaštiti. Razmislite i o slabim tačkama s obzirom na osoblje zaduženog za čišćenje, kao i druge pružaoce usluga koji imaju pristup prostorijama.

Poslovi i zadaci vezani za operativni centar

Prijava i odjava sa dužnosti (kontrola/obračunavanje radnog vremena)

Informacije o svim aktivnostima protivničke strane

Planovi smjena i operacija

Uvid u zadatak

Koncept operacije

Podjela tima

Tabela s resursima

Informacije o uputama i kratkim sastancima

Dalji tok mjere (aktivnosti štićene osobe)

Logistika i opskrba

Oprema (dodatni materijal i materijal za tim)

Koordinacija ključeva (vozila, soba itd.)

Videonadzor pojedinih područja

Telefonska centrala

Vođenje izvještaja (šta se, kad, kako i gdje desilo uz evaluaciju)

Administracija radiouređaja i sredstava komunikacije (stanica za punjenje itd.)

Administrativna priprema i praćenje mjere