Pozadinska provjera

Istražiteljska funkcija koja u najvećoj mjeri služi interesima poslovnog subjekta jeste pozadinska, odnosno biografska provjera uposlenika. Slučajevi koji imaju potrebu za jednom ovakvom istragom su svakodnevna pojava, a s obzirom na važnost i značaj slučajeva finansijskih malverzacija, jedna obična pozadinska provjera i dalje zadržava ključnu ulogu.

Piše: Semir Kapetanović
E-mail: redakcija@asadria.com

Provjera aplikanata preko istrage koja prethodi njihovom primanju u radni odnos služi kao prevencija gubitaka, jednako kao i provjera biografije primljenih uposlenika. Program za borbu protiv krađa na nivou kompanije može biti neutralisan ili postati neproduktivan i prije nego se počne s njegovom realizacijom, ako su sami uposlenici koji se bave njime kriminogena lica. A krađa je tek jedan od razloga za brigu prilikom utvrđivanja ko će biti primljen u radni odnos.

Organizacija pozadinske provjere

U idealnoj situaciji, sve pozadinske provjere potrebno je obaviti prije ponude primanja u radni odnos. Ipak, postoji više faktora koji negativno utječu na ovakav scenarij. Blagovremena ponuda zaposlenja često uključuje poželjne kandidate ili barem one koji se „na prvu“ predstave kao takvi. U velikim kompanijama ove provjere se rade isključivo za ključne rukovodeće pozicije. Istovremeno, za manje rizične pozicije uradit će se brze površne promjene, dok će detaljnija kontrola biti obavljena kada uposlenik stupi u radni odnos. Dakle, blagajnik ili sigurnosni menadžer se u ovom kontekstu mogu tretirati kao pozicije visokog rizika, dok su perač suđa ili baštovan niskorizični poslovi.

Izrada aplikacije

Kada početi s procesom pozadinske provjere? U dobro uhodanim kompanijama on počinje i mjesecima prije nego aplikant uopće dođe do odjela za ljudske resurse. Ključ uspjeha leži u temeljitosti same provjere i poslovnog odnosa koji se razvije iz toga. Sve počinje od papira koje aplikant popunjava u potrazi za poslom. U idealnoj situaciji, tim menadžera sigurnosti i ljudskih resursa  zajedno sa pravnicima izrađuju cijeli paket dokumenata koje će preuzeti potencijalni aplikant. Oni moraju biti dizajnirani kao nešto što ne predstavlja puki reproducirani aplikacijski obrazac, iako i na njega treba obratiti pažnju. U nastavku teksta navedeni su neki dokumenti koje kompanije trebaju uključiti u svoje aplikacijske pakete.

1. Aplikacija

Ovaj obrazac podrazumijeva davanje uvida u sve prethodne angažmane u sedmogodišnjem periodu. U nekim slučajevima poslodavci traže i kompletnu poslovnu biografiju. Ime, adresa, broj telefona uposlenika su obavezni, kao i ime i kontaktne informacije bivšeg direktno nadređenog. Aplikacija treba sadržavati poseban odjeljak u kojem se od aplikanta traži da potvrdi da li ponuđene informacije obuhvataju sve poslove u određenom vremenskom intervalu. Na ovaj način može se spriječiti naknadno pravdanje zaboravljanjem posla sa kojeg je aplikant potencijalno otpušten zbog krađe. Osim toga, aplikacije trebaju sadržavati barem tri reference u vidu osoba koje nisu srodnici ili bivši poslodavci.

2. Obrazac za provjeru kreditnih zaduženja

Odjel za pravne poslove treba osmisliti obrazac u kojem će aplikant kompaniji dati ovlast da pristupi izvještajima kreditnih institucija, kako prije tako i nakon prijema u radni odnos. Ovo može biti važan dokument u slučaju da uposlenik naknadno bude podvrgnut istrazi, a kompaniji zatreba istražiteljska pomoć izvana.

3. Obrazac za provjeru obrazovnih certifikata

Aplikant popunjava obrazac kojim se odobrava pružanje informacija o njegovim obrazovnim postignućima u školi, na fakultetima ili specijaliziranim edukativnim ustanovama. Ovaj obrazac treba sadržavati i broj socijalnog osiguranja, datum rođenja i sva imena pod kojim se aplikant školovao. Datum rođenja se koristi samo kao individualni vid identifikacije, a ne predmet dobne diskriminacije. Neke institucije potražuju ove informacije kako bi utvrdile identitet lica u odnosu na dato ime i prezime.

4. Ovlaštenje za davanje informacija

Aplikant potpisuje obrazac kojim ovlašćuje prethodne poslodavce, nadređene, kolege, poznanike, stanodavce i liječnike da mogu ponuditi sve informacije koje traži potencijalni poslodavac. U ovom obrascu potrebno je navesti precizne identifikatore koji se tiču aplikanta, kao i osigurati odricanje odgovornosti za pružanje informacija. U nekim zemljama postoje zakonska ograničenja po pitanju davanja ovakvih informacija. Ako je to slučaj, potrebno je citirati spomenutu zakonsku odredbu u obrascu.

5. Obrazac za potvrdu o statusu nezaposlenog lica

U ovom obrascu se od uposlenika traži da navede svaki period u kojem nije bio u radnom odnosu u proteklih sedam godina. Razlozi za nezaposlenost također trebaju biti navedeni, kao i objašnjenje kako je potencijalni uposlenik osiguravao osnovne životne potrebe u spomenutim periodima. Među traženim informacijama trebaju biti i kontaktni podaci osobe koja može potvrditi navedene informacije.

6. Potvrda o pozadinskoj provjeri

Aplikantu treba poslati obavijest u kojoj ga se informiše da je preduvjet za upošljavanje ili nastavak radnog odnosa vršenje adekvatne pozadinske provjere. U njoj je potrebno navesti da namjerno davanje netačnih informacija predstavlja osnovu za raskid radnog odnosa. Na taj način se rješava pitanje namjerno prezentiranih netačnih podataka i nesigurnosti u slučaju da su oni proizašli iz obične „greške“. U obrascu je potrebno obavijestiti uposlenika da se prilikom vođenja istrage očekuje i njegova pomoć, tako da dokumentacija o prethodnom zaposlenju ili obrazovanju mora biti pripremljena za uvid. Na kraju, uposlenik mora biti upoznat s činjenicom da – u slučaju da istraga ne ukaže na postojanje lažnih informacija – kompanija može smatrati pozadinsku provjeru neizvedivom ako je date informacije nemoguće verificirati (naprimjer, u slučaju uništavanja dokumentacije u požaru u zgradi obrazovne institucije), kao i da to može biti povod za raskid radnog odnosa. Važno je naglasiti potrebu da se isti standardi primjenjuju na sve aplikante kako bi se izbjegle potencijalne optužbe za diskriminaciju.

Kreiranje glavnog dosjea

Srž vođenja predistražnih postupaka predstavlja kreiranje, održavanje i dopunjavanje glavnog dosjea. U pitanju je referentni izvor informacija o nepoželjnim osobama ili licima koja daju netačne informacije, a koji je dostupan kompanijama ili cijeloj industriji. Naprimjer, sigurnosni odjel neke bolnice trebao bi posjedovati kompjutersku bazu podataka o svakom licu koje je počinilo krivično djelo protiv ili unutar te institucije, bilo da se radi o uposlenicima, pacijentima ili gostima. U dosjeu se trebaju naći i imena bivših uposlenika otpuštenih iz tih razloga. Ove dosjee treba učiniti dostupnim i drugim sličnim institucijama kako bi se izbjegla mogućnost da medicinska sestra koja vrši krađu završi u drugoj bolnici. Svi odjeli koji učestvuju u programu tako bi imali pristup ovoj datoteci putem telefona, e-maila ili računara, a slični dosjei već postoje u sektoru maloprodaje. U ovim dokumentima navedena su imena svih poznatih i prijavljenih provalnika, falsifikatora kreditnih kartica i uposlenika koji su potkradali svoje poslodavce. Iako se na prvi pogled čini da se radi o „crnim listama“, u pitanju su legalno dostupni podaci na osnovu kojih se, recimo, određenim osobama zabranjuje pristup na hipodromima. Ako neko lice ne može stupiti u radni odnos ili bude otpušteno zbog falsificiranja aplikacije za posao, njemu se razlozi za takav tretman moraju naznačiti. Jedino redovno ažuriranje ovakvih podataka može osigurati angažovanje najboljih uposlenika za određene pozicije. Isto važi i za naknadne istražne radnje koje se provode po primanju uposlenika u radni odnos, a koje će u velikoj mjeri zavisiti od kvaliteta inicijalne pozadinske provjere.