Važnost izrade izvještaja i vođenja bilješki
Izrada izvještaja nije neka periferna aktivnost koja nije u vezi sa stvarnom strukom vođenja istražnih radnji. Ona predstavlja sastavni dio aktivnosti istražitelja i osobe koje se odluče da je izbjegavaju suočit će se s mnoštvom problema u obavljanju svojih poslova. Istražiteljski izvještaj predstavlja jasan, sveobuhvatan, pisani dokument koji sadrži hronološki pregled činjenica i na objektivan način opisuje iskustva, razgovore i opservacije o konkretnom slučaju
Piše: Semir Kapetanović
E-mail: redakcija@asadria.com
Ljudski um neobično brzo gubi značajan dio svojih kapaciteta da u sjećanje prizove detalje koji se tiču nekog događaja. To se odnosi ne samo na događaje kojima same osobe svjedoče nego i na one koji su proizvod direktnog iskustva pojedinca. U tom kontekstu, važnost izrade bilješki o događajima postaje jasna, dok će u protivnom sam događaj biti brzo zaboravljen ili će sjećanje na njega biti iskrivljeno prolaskom vremena. Stoga razlika između kvalitetnog i sposobnog istražitelja i onog vrhunskog ogleda se i u vještinama pravljenja zabilješki. Konačno, postoji direktna veza između učinkovitosti sigurnosnih odjela i kvaliteta njihovih izvještaja i bilješki.
Definicija istražiteljskog izvještaja
Izrada izvještaja nije neka periferna aktivnost koja nije u vezi sa stvarnom strukom vođenja istražnih radnji. Ona predstavlja sastavni dio posla istražitelja i osobe koje se odluče da je izbjegavaju suočit će se s mnoštvom problema u obavljanju svojih poslova. Istražiteljski izvještaj predstavlja jasan, sveobuhvatan pisani dokument koji sadrži hronološki pregled činjenica i na objektivan način i u prvom licu opisuje istražiteljeva iskustva, razgovore i opservacije o konkretnom slučaju. Isto tako, ovaj dokument mora ponuditi mogućnost rekonstrukcije događaja i nakon prolaska vremena. Kvalitetan izvještaj koji će istražitelj koristiti, npr., pet godina kasnije mora ponuditi jednako kvalitetne informacije kakve je imao na dan kada je bio napisan. Ako osoba koje čita izvještaj ima pitanja u vezi s njim, to je pokazatelj da je dokument nezadovoljavajući.
Narativni izvještaji
Izvještaji su razumljiviji kada ih se piše u prvom pripovjedačkom licu i njihovu srž čini narativni korpus teksta. U brojnim organizacijama naracija ujedno čini cjeloviti izvještaj. Oni se uglavnom rade u pismenoj, rukom pisanoj formi, uprkos dostupnosti kompjuterskih datoteka, uređaja za snimanje audio i video sadržaja i sl. Čak i ako istražitelj diktira svoje izvještaje ili ubacuje sadržaj u računar, konačni rezultat treba biti predstavljen na papiru. To je zato što je takav tip medija najlakše pregledati na brz način, sveobuhvatan je i lahko čitljiv. Primjerci na kojima se izrađuju izvještaji su lahko dostupni i nije potrebna nikakva dodatna oprema da im se pristupi. Istovremeno, izvještaji na papiru su otporni na sve vrste tehničkih kvarova, oštećenje podataka ili softversko-hardverske nekompatibilnosti. Kako su finalne verzije izvještaja u pisanoj formi, podrazumijeva se korištenje ispravne gramatike, pravopisa i interpunkcije, dok je čitljivost napisanog odgovornost samog autora, odnosno istražitelja. Gramatički nekorektne forme otežavaju praćenje iznošenja činjenica, jednako kao i nečitljive, brzo našarane napomene.
Pisanje u prvom licu i objektivnost
Pisanje u prvom licu se preporučuje jer se tako postiže prirodniji narativni tok samog izvještaja. Ako istražitelj piše na način kako razmišlja i govori, materijal će se moći naknadno lakše pratiti i čitati. Pri tome treba izbjegavati vještački i sterilan stil. Isto tako, istražiteljski izvještaj ne smije sadržavati hipoteze, pretpostavke ili istražiteljeve predrasude. To ne znači da istražitelj ne može imati svoje mišljenje, ali taj vid subjektivnosti mora se ogledati u sadržaju samog izvještaja. Ako postoji potreba za subjektivnim mišljenjem, ono se može navesti u drugoj vrsti izvještaja, poput službene bilješke za istražiteljevog nadređenog.
————————————-
Strukturirani izvještaji
Jezgro istražiteljskog izvještaja jeste njegov narativni segment. Ipak, neke organizacije koriste strukturirane obrasce koji posjeduju zaglavlje, prostor za glavni blok teksta i kraj, odnosno zaključak. U posljednjoj stavci se navodi u kojoj fazi se nalazi sama istraga. U privatnom sektoru se često koristi format od devet segmenata koji tvore modus operandi. Primjer ovih stavki, u slučaju vršenja krivičnog djela, uključuje sljedeća pitanja i odgovarajuće odgovore: 1. u koje je vrijeme počinjeno krivično djelo; 2. ko je napadnuto lice; 3. koja je napadnuta lokacija; 4. na koji se način odvijao napad na osobu ili imovinu, 5. način izvršenja napada, odnosno instrument, alat, uređaj ili metode korištene u napadu; 6. zašto je zločin počinjen ili pokušan; 7. koje je obilježje krivičnog djela, odnosno šta počinitelja ili samo djelo ističe u odnosu na standardne situacije; 8. šta kažu osumnjičenici, jesu li sa žrtvama obavljeni razgovori, kao i sa svjedocima; 9. koji vid transporta je korišten za izvršenje krivičnog djela.
Izrada zabilješki
Izradu izvještaja teško je zamisliti bez pozivanja na one koje su prikupljane tokom procesa vođenja istrage. Postoje tri važna faktora na koje istražitelj treba obratiti pažnju prilikom izrade zabilješki „na terenu“. Jedan od njih je vrijeme njihove izrade, koje je potrebno navesti kako istražitelj kasnije ne bi nepotrebno ulagao napore da ih locira u određeni vremenski okvir. Drugi faktor je puni opis zabilješke. Osim navođenja tačnih imena i prezimena svjedoka, u zabilješkama je potrebno navesti i njihove funkcije, poslovne i privatne adrese lica od interesa, kao i njihove telefonske brojeve. Treći važan segment je navođenje citata, koji mogu predstavljati važan dio u istražiteljskom izvještaju. Ako se izjava neke osobe može navesti direktno u izvještaju, te riječi će ipak izgubiti kredibilitet ako ih se ne može potkrijepiti istražiteljevim zabilješkama. Do navedenog dolazi često, jer se izvještaji obično ne rade prije završetka samog slučaja. Između početka i okončanja istrage može proći mnogo vremena i nije jednostavno sjetiti se nečijih tačnih riječi nakon tog perioda. Tokom formalnih saslušanja, advokati često pokušavaju dovesti u pitanje istražiteljeve izvještaje, kao i njegova sjećanja, tako što će se fokusirati na vremensku razliku između dana kada je došlo do incidenta i vremena kada je naveden u formalnom izvještaju. Zato je, u ovakvim situacijama, radi zaštite kredibiliteta istražitelja, važno posjedovati precizno vremenski određene i jasne zabilješke koje se koriste za izradu formalnih izvještaja.
