Analiza i upravljanje procesima

Proces upravljanja reguliše aktivno upravljanje mjerama zaštite osoba. Na nama je da sve do detalja isplaniramo i pripremimo. Ipak, ni najbolji koncept operacije ne može sve predvidjeti. Kada je mjera jednom pokrenuta, praksa je u mnogo slučajeva pokazala da su uvijek moguća odstupanja

Piše: Džemal Arnautović, instruktor IPSTA-e (International Private Security Training Association)
E-mail: redakcija@asadria.com

Svi procesi koje se odvijaju unutar tima treba nastojati opisati. Sve tokove i djelatnosti neophodno je jednostavno i strukturirano prikazati. Ovisno o načinu rada, u tome se mogu koristiti i specijalni simboli ili geometrijski oblici za pojedinačne korake. U suštini je riječ o procesu: ulaz (input) – djelatnosti/subprocesi – izlaz (output).

Input

Ulaz predstavljaju definisani proizvodi iz prethodnih procesa (npr. zahtjev za ponudu).

Djelatnosti

Pod ovom stavkom opisuju se radne etape ili se one dijele u druge potprocese. Iz ovoga mogu nastati tzv. međuproizvodi, koji su neophodni za nastavak posla.

Output

Definišu se proizvodi koji „napuštaju“ naš opisani proces (npr. gotova ponuda sa grubim konceptom).

Procesi upravljanja prilikom zaštite osoba

Procesi se mogu podijeliti u pomoćne procese i procese upravljanja, pri čemu pomoćni procesi mogu također prije početi, a zatim teći paralelno sa ključnim procesima. Ovisno o organizaciji i načinu rada, procesi se mogu i moraju definisati i svrstati.

Pomoćni procesi su:

• proces analize (služi za utvrđivanje potrebe za djelovanjem)
• proces podrške (služi za upravljanje informacijama, resursima i logistikom)
• proces dorade (izvlačenje pouka)

Ključni procesi su:

• proces planiranja (služi za planiranje konkretnih ili mogućih mjera)
• proces upravljanja (služi za vođenje tekuće akcije)

Proces analize

Ovaj proces omogućava vođi operacije da prijevremeno prepozna neophodnu potrebu za djelovanjem, što najčešće protiče neovisno, a dobivene informacije će poslužiti svim članovima tima kao dragocjena baza. Da bi se analiza mogla kvalitetno uraditi, prvo se mora definisati ciljano stanje. Nakon toga aktuelna situacija se mora analizirati te kvalitativno i kvantitativno ocijeniti, za što će nam često biti potrebni i dodatni izvori informacija. Istovremeno, neophodno je pismeno bilježiti razvoj situacije, kako zbog vlastitih mjera sigurnosti, tako i zbog eventualnih aktivnosti protivničke strane.

Evaluacija odstupanja

Pod ovim se misli da je potrebno istražiti uopće potrebu za djelovanjem. Eventualna planiranja se mogu prilagoditi ili u ekstremnom slučaju se moraju pokrenuti trenutne mjere ili samo oglasiti alarmi. Nakon toga dolazimo do tzv. procesa podrške, tokom kojeg se regulišu i na odgovarajući način opisuju sva pitanja vezana za logistiku, resurse i prikupljanje informacija. Kada smo to obuhvatili, spremni smo za fazu planiranja, koja kao ključni proces služi za sveobuhvatno planiranje i pripremu pojedinačnih mjera zaštite osoba. Postupanje je analogno iznad opisanim djelatnostima upravljanja.

Sam proces upravljanja reguliše aktivno upravljanje mjerama zaštite lica. Na nama je da sve do detalja isplaniramo i pripremimo. Ali, ipak ni najbolji koncept operacije ne može sve predvidjeti. Kad je mjera jednom pokrenuta, praksa je u mnogo slučajeva pokazala da su uvijek moguća odstupanja. Ukoliko do njih dođe, neophodno je da vođa operacije preuzme aktivnu inicijativu i upravljanje. Ako je riječ o manjim izmjenama, njih ćemo rješavati „u hodu“ bez prekidanja toka operacija. Ali, ukoliko se radi o velikim izmjenama, potrebno je razmisliti o prekidanju operacije i ponovnom okupljanju tima i njegovu uvođenju u novu fazu planiranja. Također, proces se prekida ako ciljevi nisu postignuti i ako nam je za njihovo izvršenje neophodna nova temeljna odluka. Proces planiranja se najčešće provodi samo jedanput, a proces upravljanja se neprestano ponavlja, zavisno od razvoja situacije.

Proces dorade

U ovom procesu se sva iskustva i spoznaje iz prethodnih operacija sistematski obuhvataju i obrađuju. S jedne strane, iz toga možemo izvući pouke da bismo sljedeći put bolje ili efektivnije uradili zadatke, a s druge strane da se iz detaljnije analize mogu bolje otkriti i utvrditi moguće aktivnosti protivničke strane. Ovaj proces se kod zaštite lica mora provesti za sljedeća tri područja: strategija (koncept operacije, osnovna strategija itd.), taktika (primijenjene mjere zaštite lica), ekonomičnost (budžet, naknadni obračun, mogući potencijal uštede itd). Načelno gledano, mogu se pojaviti dvije vrste odstupanja od aktuelnog, odnosno ciljanog stanja:

Neuobičajena odstupanja – koja se pojavljuju samo jednom ili neredovno, i ona su uglavnom nebitna za načelno poboljšanje kvaliteta. Međutim, s taktičkog gledišta, upravo u ovim odstupanjima dobivamo više mogućnosti da ranije otkrijemo moguće aktivnosti protivničke strane.

Sistematska odstupanja – koja se utvrđuju na temelju frekvencije nastanka. Ona nas u većini slučajeva vode do sveobuhvatne analize radi poboljšanja ili čak standardiziranja toka. Dobijeno znanje i spoznaje moraju doprinijeti poticaju i poboljšanju na svim nivoma, i u cijelom timu, a pogotovo jer se to može odraziti na područja kao što su procesi, operacije/mjere, obuku/trening, te organizaciju i budžet. Rezultat ovog procesa uvijek je izvještaj koji se sastoji od činjenica, konstatacija, pouka i mogućih prijedloga za promjenu.