Istražni dnevnik, bilješke i izvještaji
Primarna baza podataka ili glavna istražna knjiga, bez koje je funkcionisanje bilo kojeg istražnog odjela nezamislivo, zapravo je kompjuterizirani istražni dnevnik u koji istražitelji mogu unositi nove zabilješke i zapažanja vezana za sprovedene istrage. Imajući na umu da ovakve podatkovne baze sadrže iznimno povjerljive i osjetljive informacije, korisnička prava sa kojima raspolaže osoblje u istražnim odjelima ne bi smjela da bilo kojem istražitelju omoguće da sam, po vlastitom nahođenju, briše ili mijenja postojeće podatkovne unose, izvještaje ili bilješke
Semir Kapetanović
redakcija@asadria.com
podacima o istražnim slučajevima sadrže podatke kao što su datumi preuzimanja i otvaranja slučaja, oznaka predmeta, imena osumnjičenih osoba i/ili osoba lišenih slobode (ukoliko ih ima) te imena istražitelja kojima je slučaj bio dodjeljivan. Podatkovne „kartice“, u zavisnosti od kompleksnosti računarske aplikacije, tj. od performansi računarskog rješenja, mogu biti i drugačijeg formata u odnosu na format prikazan u Ilustraciji 1, te mogu sadržavati i potpuno drugačije setove podataka i dinamičke linkove na ostale relevantne dokumente, izvještaje ili zabilješke. Ovakve na računarima pogonjene baze istražiteljskih podataka omogućuju brz i jasan unos podataka i izvještaja i njihovo povezivanje sa određenim datumima ili događajima. Podatkovna „kartica“, između ostaloga, omogućuje hronološki uvid u poduzete istražne radnje te uvid u hronološki poredana imena istražitelja koji su do sada bili angažovani na slučaju.
U pojednostavljenoj ilustraciji podatkovne kartice istražnog dnevnika (Ilustracija 1) prikazan je hronološki slijed poduzetih istražnih radnji. Navedeni primjer podatkovne kartice predstavlja pojednostavljeno rješenje elektronske bilježnice, tj. primjer temeljem kojega možemo zaključiti da podatkovne kartice različitih programskih rješenja mogu biti predstavljene u različitim formama i mogu sadržavati različite setove podataka. Računarska datoteka koja sadrži podatke unesene u istražni dnevnik predstavlja istinski snažan nadzorni alat.
Podatkovne kartice
Zbog same prirode pohranjenih informacija, sigurnosnu kopiju takve datoteke trebalo bi kreirati i pohranjivati na sigurnu lokaciju na dnevnoj bazi, a to bi trebalo da uključi kreiranje i pohranu na računarske datoteke, kao i njeno printanje na papir, odnosno pohranu dokumenta u papirnoj formi. Kreiranje sigurnosnih kopija i njihova pohrana najčešće su u nadležnosti i obavezi rukovoditelja istražnog odjela. Ovakvo vođenje bilješki i redovno ažuriranje istražnog dnevnika, osim povećanja produktivnosti istražnog odjela, nudi njegovom osoblju mogućnost donošenja analitičkih zaključaka, kao i procjenu učinka svakog pojedinačnog istražitelja angažiranog na slučaju. Podatkovne „kartice“, poput ove koju smo predstavili u Ilustraciji 1, omogućuju lahko uočavanje nastalih problema i nude jednostavan uvid u sve poduzete aktivnosti. Osim toga, zahvaljujući informacijama iz istražnog dnevnika, moguće je jednostavno i lahko ocijeniti samoinicijativnost i zalaganje istražitelja, te doći do informacije koji su sve istražitelji, i kojim redom, bili angažovani na određenim istražnim radnjama u pojedinim istražnim fazama. Za ovu priliku ćemo se osvrnuti na aktivnosti istražiteljice Moss i istražitelja Hernandeza, zabilježene u podatkovnoj kartici iz primjera.
Istražiteljica Moss: Dana 6. januara dodijeljen joj je specijalni predmet SP-1-05, prvi takve vrste u novoj 2014. g. Istoga dana istražiteljica Moss identificirala je maloljetnika kao osumnjičenika i obratila se policiji, koja je odmah preuzela slučaj. Nije bilo ništa više što bi istražiteljica Moss mogla učiniti vezano za slučaj, pa je, s obzirom na tu okolnost, slučaj zaključen. Dana 17. januara 2014. istražiteljici Moss je dodijeljen slučaj istrage zaposlenika E-4-05, četvrti takav slučaj u 2014. g. Ovaj slučaj je izbrisan iz dnevnika nekoliko sedmica kasnije, odnosno 6. marta, kada je osumnjičenom zaposleniku uručeno rješenje o otkazu.
Istražitelj Hernandez: Dana 9. januara prvi put ove godine dodijeljen mu je slučaj seksualnog uznemiravanja S-1-05. Slučaj se odnosi na problem nepristojnih telefonskih poziva koje stranka i dalje prima, što znači da je problem još uvijek aktuelan, odnosno da slučaj još uvijek nije riješen. Istražitelj Hernandez je držao korak sa slučajem podnijevši dodatne mjesečne izvještaje. 11. januara dodijeljen mu je treći slučaj provale, odnosno predmet B-3-05. Radeći na ovome slučaju, istražitelj Hernandez je podnio svoj prvi izvještaj odmah narednog dana. Već sljedećeg dana u istražni dnevnik je unesen i izvještaj policijskog istražitelja, koji izvještava da je policijska patrola privela dvije osumnjičene osobe. Ovaj slučaj trenutno čeka na sudsko procesuiranje. Dana 16. januara istražitelju Hernandezu je po treći put ove godine dodijeljen slučaj istrage zaposlenika E-3-05. On podnosi svoj prvi izvještaj o slučaju nakon tri dana, ali nakon toga nisu zabilježeni unosi koji bi svjedočili o bilo kakvoj aktivnosti vezanoj za ovaj slučaj.
Svakako, trebalo bi imati na umu da su u ovome primjeru predstavljene istražne radnje i zadaci za period od samo dvije sedmice, pa bi stoga spomenuti istražitelji sasvim prirodno radili i na drugim slučajevima, dodijeljenim prije datuma prvoga unosa u podatkovnu karticu koju smo uzeli za primjer. Očigledno je, dakle, da istražni dnevnik pruža rukovoditelju istražnog odjela mnoštvo korisnih informacija. Podatkovne kartice istražnog dnevnika predstavljaju izvor koji nudi informacije o ukupnom broju predmeta koje odjel trenutno obrađuje, kao i o njihovom aktuelnom statusu, dok, sa druge strane, kartica predstavlja izvor koji odražava kvantitativni status slučajeva s obzirom na različite klasifikacije predmeta. Iz prikazane podatkovne kartice se može jasno zaključiti i to da su, recimo, do 16. januara 2014. formalizirana četiri slučaja vezana za osumnjičene zaposlenike.
Istražni dnevnik kao alat za povećanje učinkovitosti
Vršeći kontrolu istražnog dnevnika na dan 7. marta, rukovoditelj istražnog odjela je, zahvaljujući raspoloživim unosima, zapazio da je istražitelj Hernandez posljednji put ažurirao svoj izvještaj vezan za slučaj E-3-05 na dan 19. januara. Nakon toga u bilješkama istražnog dnevnika nema novijih unosa koji bi ukazali na bilo kakvu aktivnost ili promjenu statusa samoga slučaja, pa je, shodno tome, slučaj još uvijek otvoren. Podaci iz istražnog dnevnika, predstavljeni u formi prikazanoj u Ilustraciji 1, sasvim su dovoljni da rukovoditelju istražnog odjela ukažu na postojanje problema. Osim što o problemu izvještava pretpostavljene, rukovoditelj istražnog odjela se pažljivije informiše o detaljima slučaja, pročitavši u cijelosti Hernandezov izvještaj od 19. januara. Na kraju izvještaja dolazi do zapisane Hernandezove izjave, koja donekle objašnjava ali nikako ne opravdava nastali zastoj u istrazi: “Istraga će se nastaviti kada se osumnjičeni zaposlenik vrati na posao sa bolovanja ili odsustva.”
Ipak, od Hernandezove posljednje aktivnosti na ažuriranju informacija vezanih za slučaj prošlo je već više od šest sedmica, a u istražnom dnevniku još uvijek nema novih informacija o tome da li je osumnjičeni radnik još na bolovanju? Možda se do sada i vratio na posao, ali je istražitelj Hernandez možda propustio da se o tome informiše? Istražitelj je u roku od trideset dana trebao provjeriti da li se osumnjičeni radnik vratio na posao ili ne, odnosno sačiniti kratak dopunski izvještaj i unijeti ga u istražni dnevnik ako je radnik u vrijeme njegove provjere još uvijek bio na bolovanju. Iz opisanog vidimo da je već uz baznu analizu podataka iz istražnog dnevnika rukovoditelj istražnog odjela mogao ovaj propust pripisati istražitelju Hernandezu, ali, što je još važnije, bio je u prilici pravovremeno reagovati kako bi se otklonile nedoumice i kako bi se prevazišli zastoji u istrazi.
Izvještaji o aktivnostima
Pored istražnog dnevnika, među ključne bilješke istražnog odjela spadaju i mjesečni izvještaji o aktivnostima istražitelja, koje rukovoditelju istražnog odjela na mjesečnoj bazi dostavlja svaki istražitelj pojedinačno. Takvi izvještaji na jednostavan način preslikavaju ukupan učinak i angažman svakog istražitelja posebno, a sadrže informacije o broju dodijeljenih predmeta, zaključenih slučajeva, predmeta na čekanju, lica lišenih slobode ili lica prema kojima je upotrijebljena sila, kao i sve druge podatke koji se mogu smatrati značajnim za organizaciju. Takvi podaci najčešće se proračunavaju i predstavljaju komparativno, tj. poređenjem aktuelnih pokazatelja i veličina sa pokazateljima i veličinama ostvarenim u nekim drugim, ranijim vremenskim periodima. Dakle, takvi podaci se mogu predstaviti u formi pokazatelja iz aktuelnog mjeseca (recimo, mart 2014), mogu biti izraženi u odnosu na stanje u istom periodu prošle godine (mart 2013), potom kao pokazatelji za period od početka tekuće godine pa do trenutnog vremena (januar – mart 2014) ili kao informacija koja sadrži pokazatelje za period od početka 2013. do mjeseca marta 2013. g.
