U današnjem svijetu teško je zamisliti kompanije koje ne koriste sisteme za videokonferencije. Oni su posljednjih godina prošli kroz pravu evoluciju. Danas ne samo da učesnicima omogućavaju da vide jedni druge i razgovaraju nego i koriste napredne tehnologije kao što su vještačka inteligencija (AI) i internet stvari (IoT), koje su im omogućile da znatno poboljšaju korisničko iskustvo
Izvor: a&s International
E-mail: editorial@asadria.com
Općepoznato je da su videokonferencijski sistemi postali neophodan komunikacijski alat za poslovanje. Njihove prednosti su mnogostruke, uključujući i uštedu vremena i troškova. U Indeksu poslovnih putovanja za 2018. godinu, koji je pripremio Business Travel News, navodi se da su prosječni dnevni troškovi za obroke, iznajmljivanje automobila i hotele u okviru poslovnih putovanja u SAD-u porasli na 325 dolara dnevno. Videokonferencije se nameću kao ekonomičnija alternativa u odnosu na odlaske na poslovna putovanja. Sve više potreba, uključujući intervjue za posao, može se obaviti putem videokonferencija, pri čemu kompanije mogu izvršiti evaluaciju kandidata iz inostranstva putem videopoziva.
Brojne prednosti
Osim uštede troškova, videokonferencije nude i druge pogodnosti. Kompanija Vita Enterprise Solutions je objavila da videokonferencije doprinose boljoj posjećenosti skupova, jer učesnici znaju da nisu ograničeni daljinom i lakše se odlučuju da im prisustvuju. S tačno određenim vremenom početka i završetka sastanka, učesnici su više fokusirani na ono o čemu se raspravlja. U konačnici, i produktivnost se može povećati na ovaj način. „Zahvaljujući naprednijoj komunikaciji, učesnici su bolje koordinirani, odluke se donose brže, a produktivnost se povećava. Problemi se mogu brže riješiti, a usluge za klijente brže razvijati, što predstavlja ozbiljnu prednost u odnosu na konkurenciju“, navodi se u saopćenju te kompanije. S obzirom na ove prednosti, videokonferencijski sistemi su sve zastupljeniji i u svakodnevnoj upotrebi. „Tehnologija za videokonferencije nastavlja napredovati i danas korisnicima nudi lakšu i pristupačniju komunikaciju, kao i nove, inovativne funkcije. Primjena je sve šira u svim tržišnim segmentima, u rasponu od startupa i manjih firmi do preduzeća“, kaže Loren Shaw, zamjenik direktora marketinga u kompaniji InFocus.
„Iako se videokonferencije koriste više od dvije decenije, danas bilježimo ogroman rast njihove upotrebe ne samo u velikim salama za sastanke već i u malim prostorima i uredima. To se odnosi na radnike koji rade od kuće ili na terenu, a konferencije se sve češće organiziraju i putem mobilnih uređaja, koji su sada postali dovoljno kvalitetne radne platforme. Više nije u pitanju samo nova generacija radnika koji dolaze i transformišu radno okruženje već i veliki procent radne snage i rukovodećih ljudi koji očekuju da vizuelne komunikacije budu dostupne i pomognu im da poboljšaju radne procese i produktivnost“, kaže Emily Shimell, šef sektora komunikacija s klijentima u kompaniji VideoCentric.
Rast potražnje
Napredak tržišta videokonferencijskih sistema ne može se ignorisati. U nedavnom izvještaju Transparency Market Researcha navodi se da se vrijednost globalnog tržišta videokonferencijskih sistema u 2016. godini procjenjivala na pet milijardi dolara. Istovremeno, očekuje se da će njegova vrijednost do 2026. rasti uz složenu godišnju stopu od 7,9 posto i dostići vrijednost od 10,5 milijardi dolara. U izvještaju se navodi i da je poslovni sektor značajno doprinio rastu prihoda globalnog tržišta sistema za videokonferencije, i to zbog rasta broja multinacionalnih kompanija širom svijeta i globalizacije lanca snabdijevanja. U izvještaju stoji i da će broj aplikacija u oblasti zdravstva vjerovatno rasti uz složenu godišnju stopu od 9,2 posto tokom prognozom obuhvaćenog perioda. „Zahvaljujući videokonferencijskim sistemima, bolnica može eliminisati potrebu za prebacivanjem pacijenata kojima je potrebna specijalizirana briga. Primjena videokonferencija također poboljšava usluge liječenja jer ljekari na udaljenim lokacijama mogu direktno razgovarati s osobama koje pružaju njegu, utvrđivati kliničke dijagnoze i voditi konsultacije s pacijentima“, navodi se u izvještaju.
Šta je novo?
Videokonferencijski sistemi su evoluirali od nekadašnjih jednostavnih uređaja do naprednih rješenja s novim funkcijama. Njihov kvalitet je značajno poboljšan, a omogućena je i integracija s drugim uređajima i sistemima u okviru interneta stvari. Prvo rješenje za videokonferencije pojavilo se kasnih 1960-ih i od tada je postignut veliki napredak. Za početak, kvalitet je podignut zahvaljujući naprednijem hardveru i boljoj mrežnoj infrastrukturi. „4K video će biti novi pravac razvoja i ponudit će gotovo živo iskustvo“, kaže Lorry Hu, proizvodni inženjer u kompaniji Dahua Technology. „Kvalitet je poboljšan kako bi se omogućilo ljudima da komuniciraju licem u lice s bilo koje lokacije širom svijeta i to je od vitalnog značaja za sve više globaliziranu radnu snagu“, kaže Shimell.
Integracija s internetom stvari
Osim kvaliteta, integracija je ono što odlikuje moderna rješenja za videokonferencije. „Integracija i interoperabilnost su za moderne videokonferencije važnije nego ikada. Nova rješenja trebaju biti kompatibilna s uređajima drugih proizvođača i softverom za zajednički rad kao što je, između ostalog, poslovni Skype, Outlook i webRTC“, kaže Hu.
Rješenja za videokonferencije mogu se integrisati na dva nivoa: s drugim aplikacijama i drugim sistemima. Danas je, u smislu integracije s drugim aplikacijama, omogućena razmjena dokumenata, datoteka i drugih informacija, što omogućava viši nivo zajedničkog rada učesnika. „Integracija se nekada odvijala uz ad-hoc pristup i više marketinških fraza nego što je, zapravo, bila prisutna na terenu. No, danas je integracija više alata funkcionalna i nalazimo je posvuda. U okviru jedinstvene aplikacije sada su dostupne chat funkcije, radni prostori za kontinuirani rad, video, prijenos glasa, webinari, zapisi, prijenos datoteka i drugi alati za zajednički rad“, kaže Shimell. Rješenja za videokonferencije se sve češće integrišu s drugim sistemima. To je sada moguće zahvaljujući internetu stvari, unutar kojeg se spajaju različiti uređaji i sistemi. “U okviru interneta stvari integracija sistema za videokonferencije s videonadzorom omogućava korisnicima da prate dešavanja u realnom vremenu, odnosno tokom videokonferencije“, kaže Hu.
„Postignut je napredak na planu integracije videokonferencijskih i drugih sistema, kao što su internet stvari i automatizacija zgrada, iako je proces još u ranim fazama. Naprimjer, jedna marketinška tehnička firma posjeduje ured s automatiziranim osvjetljenjem, kontrolom temperature i zvuka sa Control4 sistemom, koji uključuje naš Mondopad u konferencijskoj sali. Kada korisnici uđu u sobu, oni pritišću jedan taster kako bi upalili svjetla i aktivirali ekran za videokonferencije“, kaže Shaw. Ostala podešavanja mogu optimizirati nivoe osvjetljenja za videokonferenciju ili pojedinačne prezentacije. Kombinacija interneta stvari i ekrana za videokonferencije u ovom vidu primjene znači da se manje vremena provodi na pripremi sastanaka i postavljanju opreme, a više na prilagođavanju iskustva same prezentacije. „Sala za sastanke više ne služi samo za održavanje sastanka nego i za kontrolu u vanrednim situacijama. U okruženju interneta stvari videokonferencijski sistem se može integrisati s onim za pejdžing/IP razglas. Kada dođe do incidenta ili vanredne situacije, rukovodioci koji se zateknu u sali za sastanke mogu održati hitan sastanak i putem mikrofona dati uputstva za svaku lokaciju unutar objekta. Ova tehnologija ubrzava vrijeme potrebno za slanje instrukcija i rješavanje problema“, kaže Jerry Hung, direktor kompanije BXB Electronics.
Prelazak na oblak
Sektor videokonferencija se sve više orijentiše prema rješenjima u oblaku (cloud), posebno zbog njihovih prednosti. „Iako neki proizvođači i dalje nude lokalna rješenja, većina kompanija danas mnogo više vjeruje u sigurnost, otpornost i robusnost komunikacijskih platformi u oblaku. One tim platformama omogućavaju redovno ažuriranje, uz eliminaciju potrebe za krupnim početnim investicijama. Ti sistemi nude skaliranje u skladu s potrebama te mogućnost dodavanja funkcija u hodu, odnosno kako se te platforme razvijaju“, kaže Shimell. „VideoCentric danas implementira brojna cloud rješenja u organizacije koje su im se ranije protivile. Tu, između ostalog, spadaju javno zdravstvo i finansijske organizacije i zanimljivo je pratiti ovu promjenu uz svijest o prednostima koje cloud može ponuditi“, kaže on.
Uvođenje vještačke inteligencije
Danas su AI i mašinsko učenje postali dio opreme za videokonferencije kako bi ta rješenja učinili još pametnijim. „AI se može koristiti da pomogne pri fokusiranju kamera na govornike ili raditi transkripciju i prevoditi sastanke u realnom vremenu, kao i podizati nivo kvaliteta na osnovu parametara mreže u realnom vremenu“, kaže Preising. Njegovo mišljenje dijeli i Shaw: „AI će zasigurno postati dio videokonferencija u salama za sastanke. To može uključivati glasovne komande, inteligentno očitavanje parametara i nove načine olakšavanja organizacije sastanaka.“ „Vještačka inteligencija se može kvalitetno primijeniti za videokonferencije. Vođenje zapisnika na sastancima se tradicionalno obavljalo ručno. Profesionalno iskustvo i kognitivne sposobnosti zapisničara mogu varirati, što može dovesti do nesporazuma u pogledu sadržaja koji iznose učesnici. Pomoću AI-ja zapisnik se može voditi i automatski. Prilikom preuzimanja informacija nakon sastanka vještačka inteligencija također pomaže u brzom pretraživanju po temama“, kaže Hung. Također, AI može analizirati osnovnu konkurentnost kompanije i strategije, tako da korisnici ne moraju trošiti mnogo vremena na prikupljanje i analizu podataka. Štaviše, zahvaljujući prepoznavanju lica pomoću AI-ja, identitet svakog učesnika se može registrovati radi lakšeg vođenja evidencije sastanaka i automatskog praćenja kadrova.
„U 2016. smo bili prvi britanski integrator koji je implementirao glasovnu kontrolu u sobama za sastanke. To smo učinili kroz integraciju naše VC365 usluge s Amazonovom Alexom. Međutim, to je bio samo koncept, a mogućnosti AI-ja u radu s videom su znatno veće. Zbog toga očekujemo da ćemo u 2019. i kasnije svjedočiti bitnim promjenama“, kaže Shimell. „Naprimjer, dok radimo sa 8×8 i njihovom novom X platformom, razmatramo mogućnosti platforme unutar kontaktnog centra kada su u pitanju AI i mašinsko učenje. To uključuje inteligentno preusmjeravanje poziva prema odgovarajućim stručnjacima u okviru podrške korisnicima, analizu statistike poziva i vođenje evidencije informacija o pozivatelju. To se radi kako bi se osiguralo da odgovarajuće osoblje efikasno, profesionalno i pravovremeno vodi pozive“, konstatuje Hang.
Odabir pravog rješenja
Uz više savremenih i naprednih funkcija, videokonferencijski sistemi sada privlače pažnju većeg broja organizacija i krajnjih korisnika. Ipak, uz mnoštvo proizvoda na tržištu, postavlja se ključno pitanje kako izabrati rješenje koje najbolje odgovara potrebama krajnjeg korisnika? Što se tiče softvera, odabir prave opcije zavisi od nekoliko faktora. „To uključuje jednostavnost implementacije i upotrebe, stabilnost i sigurnost, sveobuhvatnu integraciju s uredskim softverom kao što su Outlook i Skype i ekonomičnost“, kaže Hu. „Postoje razne vrste besplatnog softvera za videokonferencije za ličnu upotrebu poput Skypea ili Whatsappa. Većina korisnika je upoznata s njihovim radnim interfejsom, funkcijama i mogućnošću sinhronizovanja liste kontakata. U radnom prostoru ti besplatni programi mogu biti prioritet za korisnike, s obzirom na to da se ne moraju ponovo prilagođavati novom softveru, a posjeduju i funkcije dijeljenja dokumenata ili zajedničkog rada“, kaže Hung. „Bez obzira na ciljeve ili veličinu organizacije, interoperabilnost i jednostavan pristup programima kao što su Office 365 ili Skype su ključni za uspješnu primjenu te tehnologije. Neke platforme i ekrani s više funkcija kompatibilni su samo s uslugom vođenja videokonferencije jedne kompanije i time ograničavaju odabir za krajnjeg korisnika. Korisnici bi trebali pripaziti da se ne ograniče samo na jednu platformu, jer se najkvalitetniji softver ili aplikacije za njihovo poslovanje s vremenom mogu mijenjati. Jednostavnost upotrebe je još jedan važan faktor – sistem koji je previše složen se, jednostavno, neće koristiti često“, kaže Shaw.
Istovremeno, hardver je neophodan da bi se uspostavio videokonferencijski sistem. „To uključuje full-HD kamere, koje omogućavaju prikaz slike širokog ugla i vrhunski zvuk. One imaju kvalitetnu mrežnu prilagodljivost i podržavaju otvorene standarde. Uređaj bi trebao biti lagan i ponuditi PoE napajanje ako je to moguće“, kaže Hu. „Korisnici bi se trebali pobrinuti da ulažu u najnovije verzije hardvera, kao što su multitouch, 4K rezolucija, HD video i memorija te procesorska snaga, koji će im služiti na duže staze“, kaže Shaw.
Važni su i uređaji koji će zaštititi privatnost sastanaka. „Ako neka treća strana može prisluškivati ili pratiti privatni razgovor, efikasnost pregovora je znatno smanjena. Drugim riječima, tradicionalni panoramski prikaz na kamerama više nije dovoljan za korisnike. Sada im je potreban hardver opremljen sistemom za automatsko praćenje govornika i funkciju krupnog plana. Kamera bi u toj situaciji snimala samo govornika koji koristi mikrofon, tako da druga strana ne bi mogla vizuelno pratiti ili prisluškivati privatnu diskusiju drugih učesnika“, kaže Hung.
Još važnija je činjenica da korisnik treba definisati vlastite potrebe i ciljeve prije nabavke rješenja. „Od vitalne je važnosti da organizacija prvo utvrdi šta želi postići i koje izazove pokušava riješiti prije nego što se odluči na nabavku krajnjeg rješenja. Šta pokušavam postići? Kakav je moj radni proces? Svako rješenje ima svoje prednosti i mane, no samo jedno može pomoći organizaciji da se uhvati u koštac sa svojim izazovima. Isto rješenje za neku drugu organizaciju to ne može postići“, kaže Shimell. Prema njoj, najveći problem koji se stalno ponavlja je da organizacije prave grešku misleći da je niska cijena isplativa opcija. „Ako se rješenje čini jeftinim, ali ne može odgovoriti na izazove s kojim se suočava vaša kompanija, onda bi nabavka mogla biti vrlo skupa odluka. Skuplje rješenje može odgovoriti na sve vaše potrebe i rezultirati daleko većim uštedama na duže staze“, kaže ona.
Pametniji i uvezaniji sistemi
Shimell nudi i dodatne savjete. „Preporučujem organizacijama da stupe u kontakt s iskusnim integratorom rješenja koji se fokusira na barem nekoliko konkurentskih proizvođača. Oni će vjerovatno biti mnogo bolje upoznati s prednostima i manama svakog od njih i znat će kako ih usporediti. Potražite one koji nude iskustvo, vještine, imaju vlastite timove za podršku i opremu za demonstracije. Tražite one koji se razumiju u ono što prodaju i mogu vam predstaviti različite opcije, a ne one koji samo žele prodati lijepu kutiju, gledaju kako da brzo zarade i ne mogu vam pružiti podršku na duže staze“, kaže ona. Današnji sistemi za videokonferencije su zaista postali pametniji i uvezaniji. Oni nisu samo alati pomoću kojih ljudi vide jedni druge i razgovaraju već nude i dodatne funkcije, npr. za dijeljenje datoteka i dokumenata. U okviru interneta stvari mogu se integrisati s drugim sistemima, dok ih je upotreba AI-ja učinila inteligentnijima. U budućnosti možemo očekivati da će se videokonferencije nastaviti razvijati u skladu s ovim trendovima.
