Sve važnija uloga sigurnosnih odjela u organizacijama jeste status organizatora obuke i edukatora. Kako privatni sektor na sebe preuzima sve više odgovornosti za poštivanje reda i zakona u i oko objekata privatnih kompanija i organizacija, tako je sve izraženija potreba za pružanjem edukacije uposlenicima i drugim licima u vezi s potrebama i ciljevima sigurnosti

Piše: Semir Kapetanović
E-mail: redakcija@asadria.com

Jedan od boljih primjera potrebe za sigurnosnom edukacijom za osoblje jeste maloprodajni sektor. Poslovni subjekti u ovom sektoru posjeduju objekte u kojima se prodaju hrana i lijekovi, lance supermarketa, specijalne dućane, nezavisne prodajne objekte i sl. Oni godišnje gube milijarde dolara zbog nedozvoljenog ponašanja uposlenika. Dio gubitaka direktno je povezan s činjenicom da radnici ne poznaju sigurnosnu politiku kompanije i stoga nemaju kapacitet da prepoznaju zabranjene vidove ponašanja.

Nove metode

Svaki dan novi uposlenici „otkrivaju“ sofisticirane metode za preusmjeravanje robe ili sredstava za vlastite potrebe, nesvjesni činjenice da su takvi planovi i ranije isprobavani u velikom broju slučajeva. Pošto nisu prošli kvalitetnu edukaciju, oni u svom neznanju nanose veliku štetu poslodavcu i izlažu se opasnim posljedicama otkrivanja djela, otpuštanja i krivičnog gonjenja – a sve zbog nedostatka sigurnosne edukacije ili programa za nove uposlenike. I u sektoru ugostiteljstva postoji potreba za obukom i edukacijom uposlenika. Programi koji bi im omogućili da prepoznaju znakove teškog pijanstva ili da adekvatno koriste silu danas imaju ključnu ulogu. Nekada su pripadnici osiguranja objekata prosto odstranjivali neželjena lica iz samog objekta. Danas se od ovog osoblja očekuju viši standardi ponašanja jer neprimjereno odstranjivanje osoba iz objekata može izazvati i krivično gonjenje. Zbog toga se javila potreba za posebnim programima obuke u ovoj oblasti, uključujući rad s videomaterijalima, kompjuterskim lekcijama i webinarima kao alatima. Iskustvo je pokazalo da najkvalitetniju obuku sigurnosnom osoblju mogu pružiti samo njihove kolege jer one znaju o čemu govore i njihova stručnost je neupitna. Ista prezentacija nekog iz upravljačkih struktura nema istu snagu ili kredibilitet.

Opći sigurnosni programi

Cilj općih sigurnosnih programa je podizanje nivoa razumijevanja i svijesti o zadacima sigurnosnih odjela koji su povezani s konkretnim sektorom u kojem djeluju. Naprimjer, u sektoru maloprodaje sigurnosni programi mogu obuhvatiti cijeli spektar problema, od krađa i malverzacija s kreditnim karticama, preko provala i krivotvorenja novca do prevara. Sve ove oblasti mogu biti zanimljive, informativne i edukativne za uposlenike kojim ova obuka koristi za stjecanje boljeg uvida u problematiku i utvrđivanje načina na koji mogu spriječiti ovakve pojave u budućnosti.

Obuka za rukovoditelje

Novoimenovani rukovoditelji (izvan oblasti sigurnosti) koji stupaju na svoje pozicije moraju se upoznati sa sigurnosnom problematikom koja je u njihovoj nadležnosti. Pri tome se postavljaju pitanja šta oni trebaju preduzeti u vezi s njom te koja su ograničenja s kojima se suočavaju u svom radu. Istovremeno, potrebno je definirati i šta kompanija očekuje od njih, i to u različitim sigurnosno osjetljivim situacijama, poput detektiranja gubitka ili provale. Kao i u prethodnom slučaju, poželjno je da i ovaj vid obuke vode sigurnosni profesionalci.

Program samozaštite za uposlenike

Jedan od najposjećenijih edukativnih programa koje vode sigurnosni odjeli su programi samozaštite za uposlenike. Oni, između ostalog, uključuju i obuku iz oblasti prevencije silovanja, pri čemu se koriste kvalitetni DVD materijali i drugi alati. Ostali programi samozaštite uključuju i obuku za prevenciju kidnapovanja, zaštitu lične imovine i domova, koji su u prvom redu namijenjeni rukovodećem osoblju kompanije. Tu je i program samoodbrane, a svi navedeni treninzi se, na dobrovoljnoj bazi, moraju učiniti dostupnim svim uposlenicima kompanije. Ovaj vid edukativnih usluga služi i kao pokazatelj da se kompanija brine za svoje uposlenike. Istovremeno, na ovaj način se grade temelji za jačanje podrške i svijesti u vezi s glavnim zaduženjima sigurnosnih odjela koji štite kompanije.

Prezentacije za odjele i jedinice

Još jedna važna edukativna uloga sigurnosnog odjela je organizacija prezentacija iz oblasti sigurnosti za različite odjele ili jedinice unutar kompanije. Ako neka divizija traži prezentaciju sigurnosnog odjela, njegovo osoblje je treba pripremiti u skladu s potrebama navedene radne jedinice, bilo da je riječ o inžinjerskom odjelu, odjelu za prodaju itd. Ponekad postoji potreba da se unutar navedenih odjela razvije interes za sigurnosnu problematiku. U tom kontekstu, zadatak svake prezentacije je dvostruki. Kao prvo, sigurnosni odjel treba educirati polaznike o ulozi i važnosti sigurnosti na nivou cijele organizacije. Drugi segment jeste da se grupi kojoj se obraća objasni njena uloga, doprinos i zaduženje u vezi s mjerama sigurnosti i zaštite koje se implementiraju na nivou kompanije. Sve navedene prezentacije trebaju se organizirati na zabavan i intrigantan način. Opis funkcija i zadataka sigurnosnog odjela može biti ilustriran anegdotama i pričama „s terena“ koje su interesantne osobama koja se inače ne bave sigurnošću.

Edukativne aktivnosti u prvom redu služe za premošćivanje potencijalnog jaza između sigurnosnog odjela i ostatka neke organizacije ili kompanije. Postojanje ovakvog jaza identificirano je mnogo ranije i zbog toga je dovelo do svojevrsne izoliranosti tih odjela u odnosu na ostale radne jedinice. Istovremeno, danas postoji razvijena svijest da oni mogu biti u potpunosti efikasni samo ako imaju razumijevanje, povjerenje i podršku svih uposlenika organizacije.

Organizacijska uloga

Kako bi sigurnosni odjeli mogli dati maksimalni doprinos organizacijskim ciljevima kompanije, sigurnosno osoblje (posebno na rukovoditeljskom nivou) mora osigurati adekvatnu vidljivost svojih predstavnika u upravljačkim strukturama. Oni koji pokažu interes za probleme i poslovanje kompanije i rade u raznim odborima koji ne moraju nužno imati veze sa sigurnošću igraju dodatnu, novu ulogu unutar neke organizacije. Oni kompaniji pružaju upravljačku podršku i obavljaju ulogu koja će naći svoje mjesto u njenoj organizacijskoj strukturi. Ovoj novoj dimenziji uloge sektora sigurnosti treba pristupiti temeljito i posvećeno, jer su ranije ti odjeli bili zadovoljni statusom svojevrsnog „policajca“ unutar kompanije i na taj način su ograničavali svoje aktivnosti. Danas se ovim odjelima rukovoditeljske strukture obraćaju i za rješavanje problema koji i ne moraju imati veze sa sferom sigurnosti.

Zaštitna uloga sigurnosnih odjela temelji se na prevenciji. Ona obuhvata prevenciju vršenja krivičnih djela i nastanka gubitaka primjenom strategije i filozofije sprečavanja kriminalca u njegovoj namjeri da uspješno realizira krivično djelo

Piše: Semir Kapetanović
E-mail: redakcija@asadria.com

Sigurnosni odjel unutar organizacije u prvom redu ima ulogu tijela zaduženog za čuvanje imovine kompanije, proizvoda, robe, opreme, ugleda i uposlenika. Ova zadaća nije ograničena samo na imovinu i uposlenike nego se odnosi i na lica koja ne rade u kompaniji, bez obzira jesu li u pitanju gosti, kupci, posjetioci ili druge osobe koje su pozvane u prostorije kompanije. To znači da sigurnosni odjel ima ulogu čuvara cjelokupne imovine i svih lica koja se u određenom trenutku zateknu u prostoru koji pripada organizaciji.

Ova zaštitna uloga obuhvata pružanje usluga određenoj organizaciji. Dakle, uloga sigurnosnog odjela u odnosu na organizaciju može se definirati kao uslužna. Vrijednost navedenih usluga mjeri se u odnosu na to šta se nije desilo, tj. šta je spriječeno, u odnosu na ono šta se, zapravo, desilo. Tu spada, npr., period unutar kojeg nije došlo do provala u prostorije kompanije, u kojem nije bilo velikih krađa inventara, opreme, podataka ili dokumentacije, u kojem nisu zabilježeni slučajevi silovanja, krađe ili napada na pripadajućim parking-prostorima kompanije, stepenicama ili bilo kojoj drugoj lokaciji koja pripada organizaciji. To znači da se zaštitna uloga sigurnosnih odjela temelji na prevenciji. Tu spada prevencija vršenja krivičnih djela i pojave gubitaka primjenom strategije i filozofije sprečavanja kriminalca u njegovoj namjeri da uspješno realizira krivično djelo. U skladu s tim, neke organizacije umjesto sigurnosnih odjela osnivaju odjele za sprečavanje i kontrolu gubitaka. To je usklađeno sa shvatanjem da se sigurnost može lahko identificirati kao zaštitna usluga prevencije i kontrole.

Zaduženja sigurnosnih odjela

Konkretne zadaće koje obavlja neki sigurnosni odjel uveliko zavise od specifičnosti same kompanije, poput objekata koji se osiguravaju, vrste djelatnosti, imovine, sadržaja, osoblja, interakcije na svim nivoima, općeg okruženja i ugleda same organizacije. Ipak, postoje neki općeniti zadaci kojima se bavi svaki sigurnosni odjel u organizacijama. Tu, u prvom redu, spadaju hapšenje i predaja na dalju obradu svih osoba koje čine krivična djela spram imovine, opreme, proizvoda i drugih materijalnih dobara koja pripadaju kompaniji. U tu svrhu sigurnosni odjeli kreiraju i donose planove vršenja fizičke zaštite unutar samog objekta. Ovi odjeli se bave i kontrolom pristupa unutar objekata, provjerom biografije uposlenika prije upošljavanja, kao i praćenjem njihovog ponašanja nakon zapošljavanja. Isto važi i za kontrolu i zaštitu povjerljivih dokumenata i informacija. Sigurnosni odjeli vode i održavanje kontakata sa lokalnim, državnim ili nacionalnim tijelima za provedbu zakona. Njihovo polje odgovornosti uključuje kontrolu i nadzor parkinških prostora, te prevenciju i smanjenje kriminaliteta pomoću održavanja tzv. sigurnosnog prisustva i vidljivosti u vidu patroliranja i korištenja za to posebno obilježenih vozila (ako postoji potreba za vršenjem patrola putem vozila). Osim toga, pripadnici ovih odjela nose posebno obilježene službene odore, koje ne moraju biti bazirane na uniformama vojnog tipa. Ovi odjeli su zaduženi i za provedbu programa kontrole pristupa koji se primjenjuju na nivou kompanija, a organiziraju i obuku iz ove oblasti. Jedan od važnijih zadataka sigurnosnih odjela jeste i vršenje istraga u vezi sa bilo kakvim kriminalnim aktivnostima koje se počine unutar prostorija kompanije, bilo da su one usmjerene na organizaciju ili ne, u šta spadaju i fizički napadi na osobe. U okviru istih zaduženja nalazi se i vođenje izvršnog programa zaštite, koji obuhvata sigurnosne usluge tokom situacija pobune, prirodnih katastrofa, štrajkova, eksplozija i sl. U tom smislu, uposlenici ovih odjela vode i programe zaštite u slučaju prirodnih katastrofa. Izvan sfere vanrednih situacija, vode se i redovne sigurnosne analize rizika na nivou kompanije i, po potrebi, angažiraju zaštitari, agenti, istražitelji i konsultanti u ovoj oblasti. Tu spada i nabavka usluga koje se tiču uništavanja dokumentacije, transporta dragocjenosti i korištenja detektora laži. Konačno, sigurnosni odjel ima ulogu internog savjetnika i konsultanta za rukovodeće strukture u vezi sa svim pitanjima koja se tiču oblasti sigurnosti i zaštite.

Specijalne usluge koje pružaju sigurnosni odjeli

Nabrojane dužnosti i obaveze sigurnosnih odjela ni u kom slučaju ne pokrivaju sva zaduženja za koje navedeni segmenti poslovnih organizacija snose odgovornost u konkretnim situacijama. Navedeno samo potvrđuje ranije iznesenu tezu da je primarni zadatak ovih odjela zaštita kompanije (ljudi i imovine) od napada ili gubitaka. Ova generalna uloga dijeli se na više manjih segmenata koji se u organizacijama nerijetko zanemaruju, odnosno na tri kategorije usluga: a) specijalne, b) edukativne i c) menadžerske usluge.

U segmentu specijalnih usluga zadatak sigurnosnih odjela je doprinošenje ostvarivanju poslovnih ciljeva kompanije. Rukovoditeljske strukture kompanije utvrđuju ove ciljeve, koji najčešće korespondiraju sa njihovim ličnim stremljenjima. Zbog toga pružanje usluga kompaniji podrazumijeva bivanje na usluzi njenom menadžmentu. Voditelji sigurnosnih odjela koji razumiju logiku pružanja najšireg mogućeg spektra specijalnih usluga znaju da to znači i usklađivanje sigurnosne funkcije sa cjelokupnim poslovanjem kompanije i njenim uspjehom. Postoji više vidova ovih specijalnih usluga. Jedna od njih je osiguravanje doma menadžera kompanije. Razlog za to je činjenica da se sami menadžeri nerijetko odlučuju na angažman sigurnosnog osoblja kompanije u ulozi savjetodavca, a nauštrb traženja istih usluga od policije, sigurnosnih konsultanata i sl. Domovi menadžera na ovim nivou su često atraktivne mete za pljačku u odnosu na kuće običnih uposlenika, zbog čega je potrebno preduzeti dodatne mjere. Među posebnim uslugama sigurnosnih odjela spada i pružanje pomoći prilikom vođenja istraga. To uključuje situacije poput praćenja registarskih tablica osoba koje udare automobile u vlasništvu menadžera ili utvrđivanje izvora s kojeg je on dobio prijeteće pismo, a sve uz asistenciju policije. Ove usluge ne moraju biti ograničene na visokopozicionirana lica, odnosno potrebu za aktivnostima ovog tipa može imati i neko na nižem stepenu rukovodne hijerarhije. Ovaj tip usluga može podrazumijevati i pružanje usluga tjelohranitelja ili pratnje.

Kurirske usluge

Uposlenici sigurnosnih odjela mogu, privremeno ili trajno, biti angažirani kao vozači rukovodećeg osoblja. Isto tako, oni mogu biti dio pratnje gostiju kompanije ili pratiti menadžere tokom posjeta rizičnim lokacijama. To važi i za zaštitu članova porodice menadžera i druženje sa gostima u posebnim prilikama. Osim navedenih, tu su još i uloge kurira ili osiguravanja kurirske pratnje, a sigurnosni odjeli mogu biti uključeni i u pružanje usluga u nepredviđenim situacijama. Većina uposlenika ovih struktura svoje redovne zadatke obavlja tokom 24 sata. Zbog mogućnosti cjelodnevnog vršenja komunikacije uposlenici ovih odjela menadžmentu kompanije mogu ponuditi jedinstvenu uslugu ukoliko se dese nepredviđene situacije. Svaki menadžer koji se uključi u odgovarajući sigurnosni plan može dati podatke o svom imenu, prezimenu, spolu, datumu rođenja, adresi i broju telefona i učiniti isto za svoje članove porodice, uz upute kako se do njih može najlakše doći. U slučaju nepredviđenih situacija, uposlenici ovih odjela mogu odmah stupiti u kontakt sa navedenim osobama. Zbog toga u korištene podatke treba uvrstiti i brojeve telefona kućnih ljekara, lokalnih policijskih stanica, spasilačkih i vatrogasnih službi, kao i zdravstvenih ustanova. Među kontakte se mogu uvrstiti i informacije o susjedima ili najboljim prijateljima i kolegama. Na taj način sigurnosni odjeli u nepredviđenim situacijama postaju informativni centri za upućivanje i koordinaciju rada hitnih službi, obavještavanje nadležnih tijela i usmjeravanje toka informacija.

Sigurnosni menadžer mora biti svjestan postojanja neformalnih struktura na najnižem nivou organizacije kako bi sačuvao integritet i harmoniju poslovnih odnosa unutar svog odjela. Stoga je važno zapitati se koliko puta se desilo da je neki novoimenovani menadžer, posebno onaj koji nije detaljno upoznat s organizacijom i osobljem, došao na teren i počeo mijenjati osoblje i način rada, a da se pri tome nije susreo sa velikim otporom. S administrativne tačke gledišta, to je isto kao i zamijeniti kapetana poručnikom

Piše: Semir Kapetanović
E-mail: redakcija@asadria.com

Organizacijska struktura sigurnosnog odjela unutar neke kompanije temelji se na logičkoj podjeli zadataka i odgovornosti i jasno definisanim ovlastima, posebno na krovnom nivou. Na horizontalnoj ravni, podjela se vrši prema odgovornostima, a na vertikalnoj prema hijerarhiji ovlasti. Naprimjer, odgovornost na planu sigurnosti kojom upravlja odgovarajući menadžer pokriva dva polja, u čemu mu pomažu pomoćni menadžeri za prevenciju gubitaka i vođenje istraga. Za svakog pomoćnog menadžera sigurnosti horizontalno se definiše polje odgovornosti, dok su svi u vertikalnom smislu podređeni sigurnosnom menadžeru.

Organizacijska struktura sigurnosnog odjela može se razlikovati od kompanije do kompanije, čak i unutar istog sektora. Jedan od razloga za to je činjenica da svaka organizacijska struktura oslikava način na koji sigurnosni menadžer i uprava tretiraju svoje poslovne prioritete. Na ovo utječe i odabir osoblja. Zato je potrebno izgraditi strukturu koja je fluidna i lahko izmjenjiva kako bi bila u toku sa kontinuirano promjenjivim poslovnim trendovima.

Neformalna organizacija

Razlika između formalnog i neformalnog pristupa organizaciji odjela može proizlaziti iz više razloga. Neki pomoćni menadžeri mogu ne posjedovati dovoljno talenta za određene oblasti (npr. zaštita objekata) ili preferiraju rad u nekim drugim sferama rada. Isto tako, neki menadžeri mogu imati problema sa prepuštanjem ovlasti u sigurnosno osjetljivim poslovima, zbog čega preferiraju da ih obavljaju samostalno. Pri tome je, također, potrebno uzeti u obzir i personalne odnose među samim uposlenicima. Drugi važan faktor promjenjive dinamike organizacijske strukture jeste i razvoj kompanije. Određena kompanija može početi poslovati sa jednom zgradom, da bi se kasnije proširila na brojne podružnice i predstavništva. To se mora reflektirati i u organizacijskoj strukturi sigurnosnih odjela. Oni se po tome značajno razlikuju od, npr., policijskih struktura, jer potonje pokrivaju organizacijske cjeline koje se manje dinamično mijenjaju (npr. broj stanovnika u gradovima).

Budžetska ograničenja

Prilikom razrade organizacijske strukture neophodno je imati na umu još jednu važnu stavku – budžet. U slučaju da, naprimjer, dostupna sredstva omogućavaju angažman ograničenog broja pomoćnih sigurnosnih menadžera, to će se reflektirati i na horizontalnu organizacijsku strukturu, pri čemu će doći do kombiniranja ili spajanja različitih pododjela. Ove promjene ne moraju nužno odgovarati potrebama kompanije, no budžetska ograničenja ih čine neizbježnim. Bez obzira na to da li su promjene rezultat rasta ili budžetiranja, ciljevi organizacije moraju ostati isti, a to je da se zadaci povjereni odjelu realiziraju preko inteligentne podjele zadataka i jasnog definisanja nadležnosti i ovlasti. Ovo se podjednako odnosi na manje i veće kompanije. U manjim odjelima postoji i manje vertikalnih nivoa ovlasti i podjela obaveza je jednostavnija, no ciljevi organizacije i pristup organizacijskoj strukturi su identični.

Održiva struktura

U idealnoj situaciji uspostava održive organizacijske strukture uključuje tri koraka: a) identifikaciju ciljeva odjela, 2) identifikaciju različitih zadataka i njihovu podjelu u logičke radne cjeline, i 3) identifikaciju nivoa liderstva potrebnog za realizaciju određenog zadatka. Ovdje je, ipak, riječ o idealu, a uvjeti na terenu obično nisu takvi. Za početak, osoblje uključeno u ova tri koraka već je raspoređeno na svojim radnim mjestima. Zbog toga je dvodimenzionalno planiranje ograničavajuće upravo zbog postojanja treće dimenzije – raspoloživih uposlenika. Drugim riječima, prisutna je tendencija da se organizacija temelji na ljudima, umjesto da se potrebni talent rasporedi u skladu sa planom organizacije. Međutim, sigurnosni menadžer koji vodi svoj odjel obično nije u prilici da bira saradnike, nego se snalazi sa postojećim osobljem. Realnost vođenja organizacijske strukture je da ono neminovno postaje potraga za kompromisom između planiranja prema najboljim kriterijima horizontalne i vertikalne organizacije i dostupnih uposlenika unutar sigurnosnog odjela. Organizacijska struktura također pomaže u utvrđivanju „lanca komandovanja“, iako i tu mogu postojati brojne neformalne poveznice. Ovaj segment organizacije omogućava da se određene ovlasti dodjeljuju i oduzimaju među uposlenicima.

Podjela na pododjele

Osim organizacijske strukture svog odjela, sigurnosni menadžer mora biti upoznat i sa radom pododjela i nižih radnih jedinica. Broj uposlenih u ovim strukturama i njihova veličina zavise od samog sigurnosnog odjela. Ove strukture uglavnom imaju iste karakteristike kao i formalna organizacija, odnosno poznaju horizontalnu i vertikalnu podjelu obaveza i ovlasti. Organizacijska struktura, npr., podrazumijeva raspoređivanje osoblja prema smjenama, pri čemu nižerangirano osoblje dobija najmanje poželjne smjene, što je najčešće prva. U odsustvu šefa smjene ili narednika, komandu može preuzeti i uposlenik zadužen za patrolu, dok zaštitar nadležan za glavni ulaz, kao i onaj za predvorje mogu preuzeti odgovornost za sve interne sigurnosne aktivnosti. U slučaju eksterne zaštite, organizacijska shema dolazi više do izražaja jer je osoblje angažovano na osiguranju unutrašnjosti objekta uglavnom slično rangirano. To može dovesti do borbe za poziciju unutar hijerarhije, na što je potrebno obratiti pažnju. Ove mini strukture i vidovi organizacije postoje na terenu, iako ih menadžment ne mora prethodno službeno odobriti, niti su iste prikazane na organizacijskim shemama. Sigurnosni menadžer, stoga, mora biti svjestan postojanja ovih neformalnih struktura na najnižem nivou organizacije kako bi sačuvao integritet i harmoniju poslovnih odnosa unutar svog odjela.

Stoga je važno zapitati se koliko puta se desilo da je neki novoimenovani menadžer, posebno onaj koji nije detaljno upoznat s organizacijom i osobljem, došao na teren i počeo mijenjati osoblje i način rada, a da se pri tome nije susreo sa velikim otporom. S administrativne tačke gledišta, to je isto kao i zamijeniti kapetana poručnikom, jer uposlenici na ovom nivou organizacijske strukture imaju svoje neformalne „kapetane“ i „poručnike“, iako oni nikada nisu formalno postavljeni na te pozicije. Obraćanje pažnje na ove organizacijske faktore pomaže ne samo u izbjegavanju pojave nesklada u radnim odnosima nego i unapređuje organizacijske performanse u pogledu produktivnosti. Ako osoblje na višim pozicijama ili sigurnosni menadžer, npr., žele osigurati da se neki zadatak obavi u odsustvu šefa smjene, oni se mogu obratiti osobi zaduženoj za nadzor patrola. Ako pri tome zaobiđu potonjeg i obrate se, npr., licu zaduženom za glavno predvorje, moguće je da taj zadatak neće biti obavljen. Zbog toga je jasno da ključ uspješnog obavljanja posla menadžera ili nadzornika leži u sposobnosti identifikacije neformalnih rukovodećih struktura i njihovog korištenja za dobrobit samog sigurnosnog odjela.

Korporativna kultura

Korporativna kultura također predstavlja dodatni aspekt neformalne organizacije. Ona je, međutim, više „filozofska“ nego strukturalna kategorija, no i kao takva može značajno utjecati na obavljanje zadataka. U ovom slučaju potrebno je obratiti pažnju na različite stavke, poput potrebe da svaki plaćeni uposlenik, uključujući sigurnosno osoblje, bude na radnom mjestu dva sata prije linijskih rukovodilaca. Također, od menadžera i rukovodećeg osoblja očekuje se da se pojave na poslu subotom ujutro, iako niko drugi ne radi, ukoliko u kompaniji vlada takva korporativna kultura. Osim toga, neke kategorije uposlenika kompanija u kojima postoji sigurnosni odjel mogu biti zaštićene od određenih organizacijskih pravila, npr. u pogledu parkiranja ili korištenja određenih ulaza ili izlaza. Tu je potrebno obratiti pažnju i na činjenicu da neki od tih uposlenika ne mogu biti osumnjičenici ili da ih niže rangirano sigurnosno osoblje ne smije ispitivati, što se, u tom slučaju, prepušta sigurnosnom menadžeru ili šefu odjela. Tu su i neki manje važni faktori korporativne kulture poput nošenja istovjetnih uniformi ili korištenja istih vozila. Sve navedeno navodi na zaključak da zbir formalne i neformalne organizacijske strukture i korporativne kulture predstavlja preduvjet za kreiranje dinamične i funkcionalne poslovne jedinice.

Strukturalni okvir organizacije predstavlja sam temelj ostvarivanja ciljeva zbog kojih se osnivaju kompanije ili njihovi odjeli. Taj okvir, odnosno sama organizacijska struktura, ne može samostalno „razmišljati“, utvrđivati inicijative i djelovati ili reagovati. Ipak, organizacija je ključni faktor jednog radnog okruženja. Adekvatan organizacijski okvir omogućava uposlenicima sigurnosnih kompanija da na isti način izvršavaju svoje zadatke.

Piše: Semir Kapetanović
E-mail: redakcija@asadria.com

Uzmimo za primjer bolnicu kao instituciju za pružanje usluga iz oblasti zdravstva. Jedan od segmenata ovakve krovne institucije jeste i sigurnosni odjel, koji je organiziran radi zaštite okruženja za pružanje zdravstvenih usluga. To znači da se „organizacija“ može tretirati kao skup ljudi sa zajedničkim ciljem ili zadatkom i utvrđenim zonama odgovornosti, unutar kojih postoje jasno definisani kanali komunikacije i hijerarhije.

Organizacijski principi

Uspostava kvalitetnog organizacijskog okvira podrazumijeva primjenu šest etabliranih principa, a svaki od njih se mora primjenjivati unutar sigurnosne organizacije i svakog od njih potrebno je pojedinačno razraditi. Ti principi su:

• Rad je neophodno podijeliti prema određenom logičkom planu,
• Hijerarhijsku strukturu i odgovornosti treba što jasnije utvrditi,
• Jedan menadžer može efektivno kontrolisati ograničeni broj osoba i taj limit ne treba povećavati,
• U organizaciji mora postojati „jedinstvo komandovanja“,
• Odgovornost se ne može povjeriti ako prethodno nisu utvrđena prateća ovlaštenja i odgovornost za njih,
• Sve aktivnosti nižih odjela i osoblja moraju se koordinirati u skladu sa harmoniziranim naporom na ostvarivanju ciljeva organizacije.

Logička podjela rada

Potreba za podjelom rada postaje evidentna čim je na nekom poslu angažovano više od jedne osobe. Način na koji se vrši podjela rada može značajno utjecati na konačni proizvod ili učinak, kako kvalitativno tako i kvantitativno. U tom kontekstu, radni procesi mogu se podijeliti na pet kategorija: a) svrha; b) proces ili metoda; c) klijentela; d) vremenski raspored; e) geografska pokrivenost. Shodno navedenom, rad se može podijeliti prema svojoj svrsi. Sigurnosne kompanije ili organizacije mogu se dodatno podijeliti na odjele, npr. na odjeljenje za kontrolu ili prevenciju gubljenja resursa i detektivski odjel sa zaduženjem da privodi lica koja uspiju izbjeći preventivne aktivnosti prvog odjeljenja.

Kada je riječ o procesima, odjeli se organiziraju prema metodi rada, odnosno svi slični procesi se objedinjuju unutar jedne radne jedinice. Primjer za ovo u kontekstu sigurnosti mogu biti operateri soba za alarme i dispečeri, kao i istražitelji zaduženi za kreditne kartice unutar glavnog sigurnosnog odjela. Rad se, također, može podijeliti i prema klijenteli s kojom se radi ili kojoj se pružaju usluge. Kao primjer može poslužiti osoblje za provjeru biografija uposlenika, detektivi u maloprodajnim objektima, koji se fokusiraju na pljačkaše, ili istražitelji za oblast maloprodaje koji se bave falsifikatorima i drugim prekršiteljima zakona. Podjela rada prema namjeni, procesu ili klijenteli temelji se na prirodi radnih zadataka i nazivamo je „funkcionalnom“ podjelom. Drugim riječima, grupisanje sigurnosnog osoblja koje obavlja rad podijeljen po njegovoj prirodi može se tretirati kao funkcionalna organizacija. Za mnoge kompanije funkcionalna organizacija predstavlja temelj podjele rada. Sigurnosne strukture, poput policije i vatrogasaca u javnom sektoru, imaju 24-satnu odgovornost u pogledu obavljanja svojih zaduženja. Za razliku od svojih pandana u javnom sektoru, sigurnosne kompanije u privatnom sektoru često moraju pokrivati znatno šire geografsko područje. Što se tiče vremenskog okvira, 24-satna pokrivenost nekog objekta može se na prvi pogled učiniti kao jednostavan koncept. Lahko je pretpostaviti da u sigurnosnoj kompaniji postoje osmosatne smjene sa fiksnim punktovima, patrolama, komunikacijom i alarmnim centrom, uz smjene u ponoć i osam ujutro. Ipak, u pogledu vremenskog organizovanja potrebno je riješiti bitne probleme koji se javljaju tokom rada.

Vremenska organizacija

Jedan od problema jeste i pitanje koliko ljudi je potrebno za rad u prvoj smjeni? Ako, naprimjer, minimalan broj sigurnosnog osoblja preuzme smjenu u ponoć, a poslovni subjekt počinje s radom u sedam ujutro, je li moguće raditi jedan sat s ovakvim brojem uposlenika ili se prije početka rada mora uključiti još zaposlenih? Samo za ovaj problem moguće je utvrditi stotine varijabli. Isto tako, ako postoje dvije ili više funkcionalnih cjelina, sa jednim dijelom osoblja angažovanim na patroliranju, a drugim na komunikacijama i alarmima, ko može predstavljati komandnu strukturu u tri ujutro? S tim je povezano generalno pitanje koliko osoblja je potrebno angažovati izvan radnog vremena poslovnog subjekta? Kako se postupa ako se neko od uposlenika ne pojavi na dužnosti? Može li se rezervisati angažman dodatnog uposlenika kako bi se izbjegla navedena situacija? Ovo su samo neki od problema sa kojima se sigurnosne kompanije i odjeli redovno suočavaju. Vremenska organizacija, stoga, igra ključnu ulogu u oblasti vođenja sigurnosnih operacija i tu je organizaciji rada potrebno posvetiti dosta pažnje.

Geografska pokrivenost i nadležnost

Ako neki sigurnosni odjel ima obavezu da pokriva lokaciju koja je udaljena od sjedišta kompanije ili organizacije, on će za taj angažman na teren morati da pošalje odgovarajuće osoblje. Tu se postavlja važno pitanje: ko je nadređen navedenom sigurnosnom osoblju? Je li to sigurnosni menadžment u sjedištu kompanije ili su u pitanju upravljačke strukture u čijoj je nadležnosti zaštićeni objekat, a koje nemaju veze sa sigurnošću? Dakle, ovo pitanje se tiče potrebe da „nesigurnosni“ menadžment ima mogućnost direktne kontrole nad uposlenikom koji posjeduje tehničke i druge vještine izvan sfere nadležnosti navedene uprave. Utvrđivanje vrste nadležnosti izvršnih struktura tiče se pitanja hijerarhije i uloge osoblja. U tom kontekstu, može se reći da sigurnosno osoblje uvijek treba odgovarati vlastitom menadžmentu sigurnosti. Uprava osiguravane lokacije ili objekta može imati tek uslužne ili savjetodavne uloge, ali se ne može uplitati u pitanja poštivanja službe, redovnosti podnošenja izvještaja i pridržavanja generalnih propisa. Detalji koji se tiču sigurnosnih aktivnosti su izvan sfere nadležnosti „nesigurnosnog“ menadžmenta. Istovremeno, u njegovoj nadležnosti je interna kontrola, na temelju koje se vrši prijavljivanje bilo kakvih nepravilnosti u vezi s radom osoblja, o čemu se izvještava uprava sigurnosne kompanije.

——————————————————

Hijerarhija i zaduženja

Nakon odgovarajuće podjele rada organizacija počinje funkcionisati kao piramidalna struktura, koja je dodatno podijeljena u manje piramide. Svaki segment piramide predstavlja funkciju ili polje odgovornosti i njime se utvrđuje ko je odgovoran kojem nivou. Na vrhu je direktor sektora sigurnosti ili menadžer sigurnosti, koji snosi najvišu odgovornost za svaku funkciju unutar sigurnosne organizacije. Ovu piramidalnu strukturu nužno je grafički predstaviti u vidu organizacijskog grafikona. Ovoj vrsti dokumentacije sigurnosno osoblje mora imati stalni pristup kako bi moglo utvrditi svoj status u organizacijskoj shemi i provjeriti ko je njihov nadređeni. Ukoliko ona ne postoji, to može dovesti do konfuzije u pogledu hijerarhije, koja je jedan od ključnih faktora neadekvatnog poslovnog učinka. Osim informativne funkcije, organizacijski grafikon služi i kao svojevrsni motivator, jer uposlenici mogu lakše utvrditi svoj plan budućeg napredovanja unutar piramide. Istovremeno, okviri i linije na grafikonu ne smiju izgledati kao prepreka ostvarivanju komunikacije. I najniže pozicionirani uposlenici moraju imati dojam da se u bilo kojem trenutku mogu obratiti menadžeru sigurnosti bez potrebe za dozvolom drugih hijerarhijskih struktura.

Upravljanje osobljem

Nužno je imati na umu da je broj osoba kojima rukovodi određeno nadređeno lice ograničen i toga se treba uvijek pridržavati. On se kreće u okvirima od maksimalno pet osoba na najvišem organizacijskom nivou do maksimalno 12 uposlenika na najnižem. Što je stepen složenosti interakcije između menadžera i uposlenika veći, optimalno polje upravljanja osobljem se sužava. Ipak, u posljednjih nekoliko godina prisutan je trend „poravnanja“ organizacijske piramide, odnosno smanjenja broja menadžera sa širokim ovlastima. Organizacije u ovom slučaju moraju same pronaći odgovor na ovo pitanje operativne kontrole. Neadekvatna organizacija ovog segmenta upravljanja nužno vodi u manjak discipline i neadekvatan radni učinak.