Većina sigurnosnih menadžera zna da sama riječ disciplina kod uposlenika nerijetko izaziva snažne emotivne reakcije. Također, veliki broj menadžera nerado se bavi disciplinom jer je u ljudskoj prirodi da se opire i protivi kažnjavanju. Zbog toga je u kompanijama važno usvojiti pozitivan pristup, koji se može nazvati „pozitivna disciplina“

Piše: Semir Kapetanović
E-mail: redakcija@asadria.com

Pozitivna disciplina u osnovi predstavlja obuku koja služi za oblikovanje i osnaživanje uposlenika s ciljem postizanja ciljeva kompanije ili njenog sigurnosnog odjela. Pri tome, kažnjavanje, kao nepopularan aspekt discipline, igra sekundarnu ulogu, odnosno provodi se uz fokus na ciljeve organizacije, a ne na ličnom nivou. Nakon što se akcent stavi na ponašanje i prateći učinak umjesto na konkretnu ličnost, čitav proces dobija konstruktivnu dimenziju, koja je prihvatljivija svim akterima. Sveobuhvatna primjena principa pozitivne discipline pomogla je brojnim menadžerima da otklone probleme u radu s uposlenicima. Kako se ona temelji na preventivnoj naravi, važno je da se disciplinske mjere provode brzo jer se nedostaci koji već postoje kasnije sve teže otklanjaju.

Nadzornik sigurnosti

Najvažniju ulogu u tom procesu ima nadzornik sigurnosti i on odgovornost za disciplinu ne može prebacivati na odjel za ljudske resurse ili direktora sigurnosti. Neki nadzornici izbjegavaju izvršavanje svojih obaveza iz te oblasti jer smatraju da time narušavaju odnose sa svojim podređenim, što nikako ne smije postati praksa. Korektan i objektivan nadzornik u svom odnosu prema uposlenicima zapravo dobija njihovo poštovanje ako se postavi na način da očekuje poštivanje propisa i pravila. U tom slučaju izgradnja autoriteta će predstavljati dovoljnu garanciju poštivanja discipline, bez potrebe da se primjenjuju nepopularne disciplinske mjere. Pri tome je važno imati na umu da je zabluda smatrati da se konstruktivna disciplina odnosi samo na manje učinkovite radnike jer se njom moraju obuhvatiti svi uposlenici. U nekim situacijama se mjere primjenjuju i na uposlenike koji se posebno ističu u radu, jer se kod njih može stvoriti dojam da su praktično nezamjenjivi. Odgovorna osoba mora biti u mogućnosti da prepozna razlike među uposlenicima i najprije stekne njihovo povjerenje i lojalnost, a onda ih i motiviše da postižu više. Ovo u konačnici znači značajno smanjenje problema s disciplinom.

Razgovor s uposlenikom i raspodjela zaduženja

Primjena svake disciplinske mjere počinje razgovorom. Ako im se pristupi uz uvažavanje psiholoških potreba uposlenika i njegovog tretmana kao izgrađene osobe, ovakav razgovor, zapravo, može poslužiti za podizanje nivoa kvaliteta odnosa između nadređene osobe i nižerangiranih uposlenika. Zaposlenik ne smije otići s disciplinskog razgovora uz osjećaj da ga se pogrešno shvatilo, napadalo ili da mu se nametao osjećaj krivice. Primjenom pristupa pozitivne discipline i svijesti da je ona, zapravo, vid korekcije i obuke, uposlenik će ovakav razgovor napustiti s obnovljenim samopouzdanjem i većim poštovanjem za svoje nadređene. U nekim situacijama disciplinski problemi su posljedica pogrešno utvrđenih radnih zadataka i tu krivica leži na menadžmentu, a ne na uposleniku. Oni često proizlaze zbog neizvršavanja zadataka, što može biti posljedica neadekvatne komunikacije među uposlenicima, a ne s nivoom njihovih profesionalnih kompetencija. Zbog toga je važno da kod provođenja discipline i nadređeni prepoznaju svoju odgovornost prilikom jasnog definisanja obaveza uposlenika, kao i njihovog predstavljanja uz korištenje razumljive frazeologije. U tom slučaju, umjesto direktnog naređenja, idealan način za davanje zadataka je molba ili zahtjev, jer to ostavlja prostor da uposlenik ponudi svoje sugestije koje se tiču njegove realizacije.

Pravila vođenja disciplinskog postupka

Postoji više osnovnih pravila vođenja disciplinskih postupaka koja se mogu univerzalno primjenjivati. Najprije je potrebno jasno definisati pravila i zaboraviti na ideju da se neka od njih trebaju podrazumijevati. Mnogi propisi se tiču organizacije i mogu biti novi za uposlenike koji tek zasnivaju radni odnos. Naprimjer, ukoliko postoji propis da čuvari, u slučaju da zaborave svoju, ne smiju nositi posuđene značke, to mora biti institucionalno riješeno. Ovakvi propisi se mogu staviti i na listu koju svaki novi uposlenik mora obavezno potpisati. Jednako važno je provoditi disciplinu izvan nepoželjnih očiju javnosti. Provođenje ovih mjera pred drugim kolegama može biti ponižavajuće za uposlenika na koga se one odnose, što znači da se o disciplini treba razgovarati u okruženju kancelarije, odnosno u četiri oka. Osim toga, ovakav ambijent omogućava lakše vođenje razgovora o prekršaju, pri čemu obje strane trebaju detaljno saslušati jedna drugu. Pri tome je važno zadržati objektivnost i konzistentnost jer, kako je navedeno na početku, konstruktivna disciplina se temelji na kažnjavanju akta, a ne osobe. Nema potrebe navoditi da pri tome treba izbjegavati uvrede ili ponižavanje uposlenika. Isto važi i za nekonzistentnost, koja se ogleda u različitom tretmanu uposlenika za isti prekršaj. Navedene situacije dovode do pojave nepoštovanja i prezira prema menadžmentu organizacije ili odjela i treba ih maksimalno izbjegavati.

Konstruktivna disciplina

Umjesto toga, sigurnosni menadžment treba se fokusirati na edukaciju, odnosno usklađivanju rada uposlenika sa standardima izvršavanja radnih zadataka. Radi lakšeg vođenja evidencije o disciplinskim postupcima, za svakog uposlenika koji je obuhvaćen njima potrebno je voditi odgovarajući dosje. Oni mogu biti korisni prilikom utvrđivanja slučajeva kršenja discipline koji se ponavljaju. Osim toga, vođenje ovih postupaka mora biti organizirano na progresivan način, pri čemu se odgovarajući prekršaji tretiraju proporcionalnim kaznama, kao i praćenjem njihova ponavljanja. Jedan od primjera gradacije u ovom pristupu je sekvenca koja se sastoji od sljedećih elemenata: usmeno savjetovanje, usmena opomena, pisana opomena, opomena pred suspenziju, suspenzija bez isplate dohotka i davanje otkaza. Pri tome se uposleniku u svakoj prilici mora omogućiti da navede i svoje razloge i opravdanja za određeni incident. Na kraju, konstruktivna disciplina nije samo pristup koji se odnosi na uposlenike – njegov važan segment je i samodisciplina na menadžerskoj strani. Te osobe moraju poslužiti kao primjeri drugima, a najbolji način za to je kontrola vlastitih slabosti, predrasuda i negativnih razmišljanja. Nadzornik ili menadžer na taj način kreiraju kvalitetan temelj za saradnju s drugim uposlenicima i otklanjanje njihovih grešaka, a izbjegavaju pojavu loše atmosfere.

Nezadovoljavajući radni učinak najčešće je posljedica neadekvatne obuke. Iako se ona često navodi kao jedan od važnijih prioriteta u segmentu upravljanja sigurnošću, nerijetko se dešava da se za nju ne izdvaja dovoljno sredstava ili vremena. Edukacija je segment sigurnosnog menadžmenta kod kojeg cijela stvar nerijetko završava samo na praznim obećanjima

Piše: Mirza Bahić
E-mail: redakcija@asadria.com

Dodatnu poteškoću u kontekstu realizacije obuke predstavlja činjenica da je njena funkcija često pogrešno shvaćena. Standardna definicija edukacije kaže da je to edukativan i informativan proces kojim se želi postići određeni nivo radnog učinka putem promjene pristupa i znanja u vezi s određenom problematikom. Novim uposlenicima se mora staviti do znanja šta menadžment očekuje od njih, zašto se od njih nešto traži i kako se to želi postići. Pri tome sigurnosni odjeli primjenjuju dvije osnovne strategije: obuku uz posao i formalnu obuku.

Pristup organizaciji edukacije

Strukturiranje obuke uz posao sastoji se od prepoznavanja očekivanja u pogledu znanja koja su uposleniku potrebna za izvršavanje određenih radnih zadataka. Ovo prati procjena vremena koje će biti potrebno za stjecanje novih vještina, kao i posvećenost trenera pridržavanju plana realizacije obuke. Najbolji način za praćenje ovog procesa je izrada logičke kontrolne liste, koju će koristiti kako treneri tako i polaznici edukacije. Naprimjer, kod obuke o postupanju u slučaju izbijanja požara u ovoj listi se navode dužina pojedinačnih edukativnih sesija, datum evaluacije te ime i prezime polaznika i trenera. Po njenom okončanju supervizor ovjerava kontrolne liste i potvrđuje okončanje prve faze. Službenici zaduženi za provođenje edukacije uz posao u privatnom sektoru često dobijaju određene bonuse i poticaje za bavljenje obukom paralelno s realizacijom svojih osnovnih zaduženja. Ovi angažmani se moraju dodjeljivati isključivo najboljim uposlenicima u sektoru sigurnosti.

Formalna ili strukturirana obuka

U zavisnosti od nivoa složenosti određene pozicije u sistemu sigurnosti, može se ukazati potreba i za obukom koja se održava u za to posebno predviđenim prostorijama ili učionicama. Pri tome obuku najčešće vode eksperti ili najistaknutiji među profesionalnim trenerima. Osim prezentacija, ovaj vid edukacije može uključivati i tzv. igranje uloga, korištenje videomaterijala, filmova, kompjuterskih programa za testiranje i dr. Kao i kod pripreme za posao, i ovi programi podrazumijevaju korištenje kurikuluma, u kojem se navodi tip edukacije, ime trenera koji pokrivaju određenu materiju, kao i dosjei o polaznicima. Formalna obuka uključuje i testiranje nivoa razumijevanja i usvajanja vještina.

Tipovi edukativnih programa

Sigurnosni menadžment ima obavezu da razradi sveobuhvatnu i raznoliku listu programa obuke za svoje uposlenike. Edukacije se najčešće sastoje od seminara i radionica. Seminari su obično najučinkovitiji ako ih se realizira prema klasifikaciji uposlenika, odnosno podjeli na patrolno i uniformisano osoblje ili, npr., istražitelje u oblasti prevara. Jedan od bitnih aspekata ovih sesija, koje najčešće traju od jednog do tri dana, jeste i motivacija, koja mora biti postavljena kao prioritet u okviru plana rada. Drugi tip obuke su radionice, koje obuhvataju nešto konkretniji djelokrug. Jedan od tipičnih primjera su radionice iz oblasti vođenja ispitivanja. One najčešće traju od pola do jednog dana i obuhvataju principe i tehnike ispitivanja uz tzv. simulacije uloga u kombinaciji s videomaterijalima. Druga vrsta radionica mogu biti one koje se bave pripremom osoblja za svjedočenje na sudu. I one obično traju između pola i jednog dana i uključuju teme poput pripreme dokaza, načina oblačenja i ponašanja prilikom svjedočenja, opažanja „zamki“ i izlaženja na kraj sa stresom. Ostali popularni tipovi radionica za sigurnosno osoblje tiču se obuke iz oblasti pripreme izvještaja i najčešće obuhvataju višesatne analize izvještaja i principa njihove izrade. Na kraju, za višerangirano osoblje tu su raznovrsne obuke u sferi obavljanja radnih zadataka koji se tiču nadzora rada podređenog osoblja. One mogu trajati u rasponu od dvosatnih prezentacija do trodnevnih seminara, a teme se najčešće tiču vođenja disciplinskih postupaka za osoblje i različitih stilova pristupa menadžmentu.

Izrada sigurnosnih smjernica za obuku

Sigurnosne smjernice u vidu priručnika predstavljaju jedan od najvažnijih operativnih alata za potrebe vođenja obuke. Ovaj svojevrsni vodič mora se redovno ažurirati. Na svakoj stranici ovog dokumenta potrebno je navesti mjesec i godinu u kojoj je materijal za obuku prvobitno izrađen i/ili ažuriran. Tematika smjernica se mora temeljiti na relevantnoj sigurnosnoj politici, koja se primjenjuje na nivou kompanije ili odjela. Tu spadaju i opisi poslova, najvažniji kontaktni podaci i proceduralne upute za konkretne incidentne situacije, poput telefonskih dojava o bombama ili nestanka struje u cijelom objektu. U nekim organizacijama ovakav priručnik se tretira kao esencijalni dokument i zato se uposlenicima ograničava pristup njemu, što je apsolutno pogrešno. Ove smjernice moraju biti dostupne svim pripadnicima sigurnosnog osoblja.

———————–

Zadovoljavanje organizacijskih potreba

Tipovi programa obuke u osnovi su ograničeni organizacijskim potrebama same kompanije. Edukativni materijali obično su dostupni kod lokalnih obrazovnih institucija i sigurnosno osoblje je potrebno kontinuirano poticati na njihovo korištenje. Ipak, specifičnim potrebama se mora odgovoriti kroz interno organiziranu edukaciju, koja je uvjetovana potrebom za određenim osobljem. Uloga sigurnosnog menadžmenta u ovom kontekstu je adekvatno obrazlaganje potrebe za organizacijom određenog vida obuke. Pri tome menadžment ne smije ispustiti iz vida same zahtjeve za obukom koji dolaze od osoblja na terenu i u skladu s njima dizajnirati i pripremati prateće materijale. Ako se potrebe za obukom ne identificiraju na adekvatan način, uz jednako pažljivu pripremu materijala, programi mogu biti remek-djela iz oblasti edukacije osoblja i menadžmenta, no njihov potencijal i učinak će u konačnici biti protraćeni kao propuštena prilika za kompaniju i njen sigurnosni odjel.

Jedan od temeljnih zadataka sigurnosnih odjela je dizajniranje opisa radnih aktivnosti. Opis posla nije samo puki dokument u dosjeu uposlenika nego „živi“ dokument na temelju kojeg sigurnosni odjel prima uposlenike, evaluira ih i upravlja njihovim radom. Jasno definiranje onog što se očekuje od uposlenika predstavlja važan temelj aktivnosti sigurnosnog menadžmenta

Piše: Mirza Bahić
E-mail: redakcija@asadria.com

S obzirom na postojanje jasne veze između snage i učinkovitosti neke organizacije ili odjela i kvaliteta pratećih opisa poslova, ovoj oblasti se mora posvetiti dovoljno pažnje. Kvalitet obavljenog rada na ovom planu može se evaluirati na temelju preciznosti i sveobuhvatnosti opisa radnih zaduženja, podudaranju između kandidata i opisa rada, te nivoa razumijevanja očekivanja uprave među uposlenicima. Od kvalitetnog opisa posla zavisi i mogućnost sigurnosnog odjela da isplanira svoje aktivnosti na planu obuke i vršenja evaluacije učinka uposlenika.

Kreiranje sklada

Sve navedeno je pokazatelj da opis radnih aktivnosti predstavlja važan dokument koji diktira uspješnost odjela, dok njegovo nepostojanje kreira klimu konfuzije, loše radne prakse i subjektivne evaluacije učinka uposlenika. Konačno, na taj način se stvara nesklad na nivou same organizacije. Jedan od načina da se ovo spriječi je temeljitost i preciznost u samom opisu prirode posla i očekivanja menadžmenta. Za početak se mora utvrditi kakav je karakter samog zadatka čije se izvršavanje očekuje od uposlenika kako bi se nakon toga mogao pripremiti i opis traženih kvalifikacija. Navedene kvalifikacije postaju kriteriji za primanje osoblja u radni odnos. Tu je važno uspostaviti kvalitetnu saradnju između odjela za ljudske resurse i sigurnosnog sektora. Prilikom utvrđivanja kvalifikacija treba izbjegavati praksu korištenja generalnih ili nejasnih opisa. Naprimjer, nije dovoljno navesti da kandidati za određenu poziciju moraju imati „univerzitetsku diplomu“ (koje institucije?) i „odgovarajuće iskustvo od tri godine“ (u čemu?). Primjer kvalitetnijeg pristupa na ovom planu je navođenje konkretne tražene akademske kvalifikacije (npr. bakalaureat) uz opis oblasti iz kojih se traži iskustvo, poput prava, administracije ili istražiteljskog rada.

Obuka i evaluacija kao sastavni dio opisa rada

Nisu rijetki slučajevi kada ni sami uposlenici nisu upoznati s opisom posla, a da su već na određenom radnom mjestu. Jedan od pokazatelja loših menadžerskih odluka je raskorak između radnog učinka i očekivanja menadžmenta i ovo nije pojava koja se dešava samo na nižim nivoima. To može dovesti do nezadovoljstva uposlenika, koji će imati pravo na stav da organizacija ili sigurnosni odjel ne valorizira njihove radne rezultate na pravi način. Dodatni problem je činjenica da brojne sigurnosne kompanije danas same organiziraju obuku za svoje osoblje i tome se, usljed nekvalitetno dizajniranog opisa poslova, nerijetko pristupa generički. Naprimjer, svi istražitelji moraju proći obuku iz vođenja intervjua ili ispitivanja i to obuhvata kako stručnjake za detekciju falsifikata tako i eksperte za oblasti otkrivanja prevara, sprečavanja krađa i dr. Kako bi se obuke iz oblasti ove tehnike održale „živim“ i aktuelnim, njih je potrebno periodično obnavljati u vidu radionica. Na njima bi uposlenici, u skladu sa svojim zaduženjima, simulirali situacije s kojim će se suočavati u svom terenskom radu, poput ispitivanja očevidaca ili osumnjičenika. Posebno imenovana osoba unutar sigurnosnog odjela mora biti zadužena za organizaciju obuka, i to u skladu s važećim opisima poslova. Ukoliko to nije izvedivo unutar odjela, može se angažirati i neka eksterna konsultantska kompanija.

Osim obuke, s kvalitetnim dizajniranjem opisa poslova neraskidivo su vezane i evaluacije uposlenika. One povlače i uvođenje disciplinskih mjera protiv uposlenika ako je njihov radni učinak ispod opisom utvrđenog standarda, kao i nagrade u vidu promaknuća za vrhunske radne rezultate. Sve navedeno se mora uskladiti s opisom poslova, čiji su sastavni dio i navedene evaluacije. Naprimjer, istražitelj koji se primarno bavi provjerom biografskih podataka može izvršiti privođenje osoba koje zatekne u vršenju krivičnog djela. Istovremeno, iako su njegove akcije pohvalne, njemu se za to ne može uručiti nagrada ili priznanje jer one nisu definirane u opisu njegovih radnih zadataka. Rezultat je proizvoljnost i haotičnost u segmentu nagrađivanja i/ili kažnjavanja uposlenika, što narušava ugled sigurnosnog odjela.

Opisi poslova kao „živi“ dokumenti

Ako su opisi poslovnih zaduženja temeljni dokumenti za praćenje radnih učinaka neke organizacije ili sigurnosnog odjela, njihova uloga se mora održavati kontinuiranim ažuriranjem u odnosu na rezultate koje daju. Oni moraju reflektirati isključivo aktuelno stanje u kojem se sigurnosni odjel nalazi. Ako osobe koje vode istrage kreditnih prevara sada imaju direktan pristup kreditnoj dokumentaciji, nužno je navesti tu činjenicu u opis posla. Isto tako, ako je matična kompanija izvršila akviziciju manje firme u drugom kraju države, mjesečna službena putovanja bi mogla postati obavezna za sigurnosno osoblje. Rezultat mora biti navođenje službenih putovanja i odsustva u oficijelnom opisu pratećeg posla. Razlog za insistiranje na ovom je jednostavan – jedina konstantna stavka danas su kontinuirane promjene na tržištu, a moderni i savremeni sigurnosni odjeli moraju stalno pratiti šta se dešava i čemu treba posvetiti pažnju. Tu, jasno, spada i ažuriranje opisa poslova. To se u prvom redu odnosi na njihova tri osnova elementa: funkcije, odgovornosti i ovlasti te međusobne odnose. Kvalitetni opisi poslova će, osim ovih elemenata, navesti i ciljeve određene pozicije, njen djelokrug i karakter, poziciju unutar organizacije, organizacijsko okruženje, specifične funkcije, funkcije nadređenih, primarne izazove, ovlasti, međusobne odnose, zaduženja i zahtjeve. Insistiranje na kreiranju kvalitetnih opisa poslova ne bi trebalo biti iznenađujuće ako znamo da se ono temelji na iskustvima u izgradnji razumijevanja, saradnje i vrhunskih radnih rezultata.

To, naravno, ne znači da oni trebaju biti rigidni i da u okviru sigurnosnog odjela u vanrednim situacijama neće biti i izlaska iz sfere onog što je predviđeno opisom rada. Tu je ključna riječ fleksibilnost, uz svijest da se u sigurnosnoj industriji situacija nerijetko mijenja i preko noći, što dovodi do čestih promjena u segmentu opisa radnih zadataka. A zahtjevima tržišta se mora kvalitetno odgovoriti. Zato je u cijeloj organizaciji svijest o ovoj problematici potrebno širiti kako od najnižih tako i do najvišeg menadžerskog nivoa. Pravilno razumijevanje ove oblasti sigurnosnom odjelu može uštediti dovoljno vremena u smislu odsustva potrebe za bavljenjem neželjenim posljedicama po organizaciju. Na taj način se svako u hijerarhijskom lancu može fokusirati na realizaciju radnih zadataka u skladu sa svojim jasno i nedvosmisleno utvrđenim i usvojenim opisom poslova.