Prilikom kupovine sigurnosnog sistema odluke se često svode na cijenu kamera, pohrane i instalacije. Ipak, ovakav pristup za krajnjeg korisnika može biti veliki izazov. Videonadzorni sistemi obično imaju vijek trajanja između pet i dvadeset i više godina, tako da svođenje analize cijene na početni trošak ne uzima u obzir širu sliku

Piše: Ricardo Marranita, menadžer za razvoj proizvoda, Axis Communications; E-mail: ricardo.marranita@axis.com

Početna cijena kupovine i instalacije sigurnosnog sistema obično čini samo 30% ukupnih troškova tokom njegovog životnog vijeka. Oni su još poznati i pod imenom “ukupni troškovi vlasništva”. Uprkos tome, mnogi krajnji korisnici ponekad donose odluku samo na osnovu cijene kamera. Zapravo, oni donose odluku na temelju procjene nekih 10-15% ukupnih troškova sigurnosnog sistema. Realnost je takva da otprilike 70% troškova nastaje nakon instaliranja sistema. Nažalost, ovo može biti neugodno iznenađenje za korisnike koji ne uzmu u obzir i indirektne troškove sigurnosnog sistema.

Zato vrijedi odvojiti barem malo vremena za razmišljanje o tome kako će se naš sistem koristiti jer se tako dobija slika o troškovima povezanim s njegovom primjenom, odnosno njegovom potencijalu da ponudi znatne uštede na duge staze, uzimajući u obzir i potrošnju energije, ali i održavanje. Iako ćemo se ovdje posebno fokusirati na kamere, ovaj princip se primjenjuje na bilo koji uređaj unutar videonadzornog sistema. Ukupni troškovi vlasništva pomažu korisniku da prepozna pitanja koja treba postaviti u svakom procesu nabavke novog sigurnosnog sistema.

Nije sve u cijeni kamere

Filtriranje opcija je važan korak u procesu nabavke – definiranje potreba za nadzorom i dostupnog budžeta ključno je za sužavanje izbora. Nažalost, previše početnih analiza potreba fokusira se samo na kamere, bez razmatranja širih zahtjeva sistema u cjelini, od korištenja energije do potreba za pohranom. Jasno, lakše je fokusirati budžetska razmatranja samo na nabavku kamere, a ne na to gdje će se novac uložiti za potrebe rada i održavanja tog uređaja. Ipak, takav sigurnosni sistem mora odgovoriti i na vaše potrebe u doglednoj budućnosti. Vrijedi imati na umu da troškovi rada, praćenja i održavanja nekih kamera često premašuju cijene samih uređaja i stoga se moraju uzeti u obzir prije same kupovine.

Predviđanje troškova pohrane

Ako na tržištu tražite novi videonadzorni sistem, vrlo je vjerovatno da ćete morati razmisliti i o tome kako pohraniti snimke koje on generiše. U prosjeku, zakoni obično predviđaju da se potencijalni dokazni materijal čuva barem mjesec dana. Ipak, u nekim regijama ili slučajevima primjene, ovaj rok je produžen na 180 dana, što pohranu čini značajnim faktorom u ukupnim troškovima sigurnosnog sistema.

Kako biste izbjegli velike troškove rada servera i električne energije nakon instalacije, ključno je razmotriti različite troškove pohrane povezane sa svakim modelom kamere koji razmatrate za nabavku. Kupovina jeftinijih kamera radi smanjenja početnih izdataka može biti ekonomski upitna opcija ako one dolaze u paketu s ogromnim zahtjevima za kapacitetima za pohranu. Na neki način one vas prisiljavaju da trošite više na servere, pa i energiju na duže staze. Isto tako, ako planirate reducirati troškove pohrane smanjenjem veličine pohranjenog videozapisa, morat ćete pažljivo odabrati prave uređaje kako biste osigurali da komprimiranje materijala ne ugrozi kvalitet dokaznog materijala.

To znači da nećete dozvoliti da pikselizacija ili zamućenje slike idu do te mjere da više nije moguće identificirati osumnjičenog. Ako na kraju imate snimak lošeg kvaliteta koji ne može poslužiti kao koristan dokaz, to može obesmisliti prvobitni cilj instaliranja samog sigurnosnog sistema. Neke kamere dolaze sa sofisticiranom tehnologijom koja može pratiti sve važne forenzičke detalje koji su vam potrebni, a da istovremeno smanjuju potrebe za kapacitetima za propusnost i pohranu. Tako se troškovi smanjuju na duže staze. Zato prije nego što instalirate sistem vrijedi provjeriti sve navode o mogućnosti dobijanja visokokvalitetnih snimaka uz niske zahtjeve za kapacitetima za pohranu. Time možete osigurati da vaša očekivanja ne budu iznevjerena.

Svaki skup zahtjeva je jedinstven. Naprimjer, nekada će vam zatrebati slike visokog kvaliteta, čak i u mraku. Neke kamere mogu kompenzirati slab nivo osvjetljenja jačanjem funkcije praćenja signala, što dovodi do većih troškova i zahtjeva za pohranom. Druge opcije mogu koristiti alternativne tehnologije za optimizaciju svjetla koje nemaju jednako veliki utjecaj na troškove pohrane. One bi vam mogle pomoći da optimizirate budžet eliminacijom potrebe za dodatnim vanjskim osvjetljenjem.

Predviđanje indirektnih troškova

Tip uređaja koji odaberete utjecat će na troškove mnogo više od same pohrane. Nadzor, održavanje i utrošak električne energije također se moraju uzeti u obzir kako bi se predvidjeli ukupni troškovi sigurnosnog sistema. Jednom kada zbrojite cifre, troškovi mogu početi rasti prilično brzo, ali najvažnije je znati da će uređaji koje odaberete imati veliki utjecaj na konačni saldo. Odabir ekonomičnijih kamera i uređaja u startu može rezultirati velikim indirektnim troškovima. Nasuprot tome, odabir kvalitetnijih kamera i uređaja može vam omogućiti da dugoročno smanjite indirektne troškove sigurnosnog sistema, donoseći uštede koje možete iskoristiti za reinvestiranje i brži razvoj poslovanja. Naprimjer, vlasnici videonadzornih sistema instaliranih u zonama sa zahtjevnim uslovima rada, kao što su pomorske luke ili hemijska postrojenja, mogu se suočiti s visokim računima za čišćenje slane vode i uklanjanje prašine s kamera. Prelaskom na sofisticiranije kamere koje nude funkcije daljinskog čišćenja ili dolaze u paketu sa samočistećim materijalima i komponentama (kao što je hidrofilna kupola) mogu se smanjiti potrebe za održavanjem, a time i troškovi.

Kako pretvoriti nabavku u investiciju?

Ako se nabavci željenog tipa kamere pristupi uz svijest o utjecaju ove odluke na buduće troškove, odluka o nabavci se može pretvoriti u odluku o investiciji. Postizanje ovog cilja je lakše ako se u startu postavi nekoliko ključnih pitanja.

Prvo se tiče funkcija koje želite dobiti s kamerom, kao i potrebe za prostorom za pohranu koju nabavka takve kamere povlači. Drugo pitanje tiče se projiciranih troškova napajanja takvog sistema na duže staze. Važno je dobiti sliku i o ulozi pratećih tehnologija u kameri u formiranju ukupnih troškova. Na kraju, vrijedi sagledati i njihov udio u općim troškovima.

Pitanje koštanja sigurnosnog sistema izlazi izvan okvira razmatranja koja se tiču inicijalne nabavke. Donošenje najbolje odluke na osnovu šire slike o troškovima može značiti nešto veći početni izdatak koji će se dugoročno isplatiti. Zato vrijedi izdvojiti vrijeme za postavljanje pravih pitanja na samom početku. To ide u paketu sa pronalaženjem partnera koji vam mogu ponuditi odgovore na ta pitanja i pomoći vam da izračunate dugoročne troškove. Tako vam se omogućava da izbjegnete potencijalno neugodna iznenađenja u pogledu utroška električne energije, troškova pohrane, rada i održavanja. Važno je znati i da se tako osigurava da na kraju dobijate sigurnosni sistem koji odgovara vašim konkretnim potrebama.

Pet koraka za optimizaciju ulaganja

Odlučivanje o tome koji sigurnosni sistem želite nabaviti povlači detaljnu analizu. U konačnici, sigurnosni sistemi mogu trajati pet godina ili više, tako da blagovremena analiza svih relevantnih faktora može dovesti do znatnih ušteda troškova i većeg povrata investicija (ROI) na duže staze. Iako se ovaj proces može činiti zahtjevnim, u praksi postoji pet jednostavnih koraka koje možete slijediti kako biste bili sigurni da ćete maksimalno iskoristiti svoje ulaganje. Praćenje ovih koraka omogućava vam da se odlučite za najbolji sigurnosni sistem za vašu organizaciju, a da istovremeno optimizirate svoja ulaganja.

Odaberite kameru prema vrijednosti koju dodaje

Iako se na prvu može učiniti suvišnim, pitanje “zašto nabavljam kamere” jeste važan početni korak. Cijena uređaja i njegove funkcije su važni faktori, ali je od vitalnog značaja pravilno razumjeti šta vaša organizacija, zapravo, želi od kamere prije nego što počnete vagati vrijednost različitih funkcija u svakom modelu.

Jasnoća vizije je ključna kako biste osigurali da će kamere koje završe u vašem užem izboru raditi na željeni način ili ponuditi potrebni dokazni materijal. Naprimjer, da li instalirate sigurnosni sistem za stabilizaciju zarade u maloprodaji tako što ćete se boriti protiv krađe i prevara? Ili vam je cilj optimizirati proizvodnju i izbjeći zastoje u proizvodnom postrojenju? Da li možda samo želite ponuditi sigurnost za svoje zaposlene ili putnike u javnom prijevozu?

Postoji mnogo različitih načina na koje se sigurnosni sistemi mogu primijeniti kako biste pomogli vašoj organizaciji, od povećanja sigurnosti do kreiranja poslovne vrijednosti. Određivanje razloga zašto upravo sada nabavljate sistem je ključni prvi korak u jačanju spremnosti za optimizaciju investicija.

Izračunajte kako uređaj utječe na ostatak sistema

Nakon toga morate stvoriti sliku o tome kako vaš odabir kamere utječe na ostatak sistema. Pohrana je važan faktor u ovoj kalkulaciji. Jeftinije kamere mogu izgledati kao privlačna opcija, ali ako je njihova tehnologija kompresije ograničena na smanjenje brzine prijenosa, odnosno potrebe za kapacitetima propusnosti i pohrane, ta ušteda dolazi nauštrb dobijanja kvalitetnog snimka.

Tako možete obesmisliti sam razlog zbog kojeg nabavljate sistem. S druge strane, sofisticiranije kamere mogu imati veću početnu cijenu, ali su opremljene inteligentnim algoritmima koji nude relevantne forenzičke informacije u punoj rezoluciji i pri punoj brzini prikaza, a da pri tome zahtijevaju manje prostora za pohranu. Na taj način možete nadoknaditi početnu veću cijenu kroz niže troškove pohrane u godinama koje dolaze. Ipak, troškovi pohrane i potrebe za njom samo su jedan segment kalkulacije koji treba uzeti u obzir u ovoj fazi. Šta je sa složenošću instalacije? Koliko brzo ćete biti u stanju podesiti vaš uređaj i dodati sve komponente sistemu? Vrijedno je razmisliti i o tome koja će vam dodatna oprema biti potrebna da osigurate da će sigurnosni sistem ispuniti vaše ciljeve ako odaberete konkretni model kamere. Naprimjer, ako kamere koje ste odabrali zahtijevaju dodatnu opremu za postavljanje, to će imati nepovratan utjecaj na instalaciju i učiniti je sporijom i skupljom nego što je prvobitno predviđeno. Ako to shvatite tek na dan instalacije, postoji znatan rizik od kašnjenja cijelog projekta. Ukupna slika o svim troškovima, a ne samo o cijeni samih uređaja važna je za optimizaciju ulaganja u sigurnosni sistem.

Procijenite troškove korištenja i rada sistema

Sljedeće važno pitanje je “šta će se desiti kada se sistem pokrene?” Ovaj korak se često zanemaruje. To je zato što neki korisnici tretiraju operativne troškove sistema kao prirodnu cijenu poslovanja, dok drugi možda ne žele previše razmišljati o tome ako je to pokriveno budžetom nekog drugog odjela. Ipak, ulaganje vremena u razmišljanje o troškovima rada sistema važno je za sve donosioce odluka uključene u nabavku sigurnosnog sistema. Tu, zapravo, nastaju veliki, ali manje vidljivi troškovi. Iako oni možda neće utjecati direktno na vas ili vaš odjel, vaša organizacija će ih sigurno osjetiti. A ako vaša kompanija gubi novac zbog visokih operativnih troškova sistema, to će na kraju utjecati i na vaš budžet. To znači da vrijedi razmisliti o potrošnji električne energije, potrebnom održavanju i troškovima praćenja sistema. No, kako različite kamere u vašem užem izboru mogu utjecati na ove troškove? To možete procijeniti stavljanjem na papir nekoliko ključnih pitanja.

Prvo morate razmotriti koliko energije željene kamere troše tokom upotrebe i kako to može utjecati na vaš račun za struju? U vezi s tim, koliko vam je prostora za pohranu potrebno za konkretne kamere i kako to dugoročno utječe na vaše troškove električne energije? Na kraju, morate znati da li željene kamere nude neku pametnu funkciju za smanjenje ukupnih troškova. Naprimjer, da li one nude superiorne analitičke funkcije kao što su duboko učenje i rubna analitika, smanjenje broja lažnih alarma i ubrzavanje forenzičke pretrage radi smanjenja operativnih troškova? Uređaji koje odaberete u konačnici će utjecati na sve troškove koji nastaju tokom životnog ciklusa sigurnosnog sistema.

Predvidite utjecaj koji će sistem imati na poslovanje

Kada dobijete širu sliku o tome kakve su troškovne implikacije nabavke kamera iz vašeg užeg izbora, vrijeme je da razmotrite i krajnji rezultat – kako će taj sistem pomoći vašem poslovanju? Hoće li dovesti do veće efikasnosti, smanjenja krađa, poboljšanja usluga koje pružate klijentima ili stepena zadržavanja zaposlenih stvaranjem sigurnijeg radnog mjesta?

U konačnici, ispravno odabran sigurnosni sistem može kreirati poslovnu vrijednost za vašu organizaciju, što znači i bolje finansijske rezultate. Važno je kvantificirati način na koji će sigurnosni sistem utjecati na vaše poslovanje kako biste prilikom donošenja odluke mogli procijeniti navedene prednosti u odnosu na ukupne troškove.

Bavljenje ovom temom često uključuje saradnju između odjeljenja. Tako se lakše dobija i procjenjuje šira slika utjecaja sistema na poslovanje u cjelini. Kao dodatna pogodnost, saradnja među odjeljenjima također otvara mogućnost pristupa većem budžetu i dodatnog učešća u odabiru sistema videonadzora, kao i analizi prednosti koje on može donijeti poslovanju.

Donesite najbolju odluku za svoju organizaciju

Ovaj posljednji korak odnosi se na procjenu informacija do kojih ste došli u prethodnim fazama i uključivanje svih dobijenih uvida u vašu konačnu odluku. Sve dok analizirate neki novi uvid dobijen tokom ovog procesa, npr. ako uračunate dodatnu vrijednost željenog uređaja ili procjenjujete povezane troškove rada, vi zapravo pravite korak u pravom smjeru – odmičete se od puke nabavke sistema i idete ka planiranju investicije koja može donijeti pogodnosti za vašu organizaciju.

Ovaj proces okončavate procjenom različitih scenarija vezanih za nabavku više sigurnosnih uređaja jer će vas on bolje pripremiti na optimizaciju sistema koji kupujete u korist vaše kompanije. Umjesto da vršite odabir na osnovu početnih troškova, sada donosite odluku sa dugoročnom vizijom i tako smanjujete rizik od neugodnih i iznenadnih troškova koji se mogu javiti u budućnosti.

Rad sa partnerom na odabiru najboljeg sistema

Važno je imati na umu da ovo ne morate raditi sami. Proces odgovaranja na ova pitanja pomaže vam da prepoznate partnere koji žele uložiti u dugoročni uspjeh vaše organizacije. Zato je ključno pronaći pravog partnera koji će zajedno s vama proći kroz ove scenarije kako biste pronašli sistem koji će raditi u vašem najboljem interesu. To se odnosi na visinu prihvatljivih ukupnih troškova vlasništva, kao i na nabavku sistema koji će zadovoljiti vaše potrebe za vrijednošću na duže staze.