Trajanje tipične tajne istrage obično se mjeri sedmicama, a djelotvoran rad prikrivenog istražitelja na datoj lokaciji obično završava uspješnim zaključenjem slučaja. Razlog tome je, između ostalog, i to što angažman prikrivenog istražitelja završava “otkazom”, što znači da on u tom prividu “dijeli sudbinu” svih ostalih osoba upletenih u kriminalne radnje ili nečasne aktivnosti. Ovakva strategija štiti pravi identitet i misiju prikrivenog istražitelja, budući da je isti tretiran ili obrađivan “podjednako” kao i svi ostali uključeni u nečasne aktivnosti ili kriminal. Zašto onda ne pratiti normalan sistem krivičnog pravosuđa, koji često u ovakvim slučajevima podrazumijeva izlazak policije na lice mjesta i pritvaranje svih sudionika

Semir Kapetanović
redakcija@asadria.com

Kada policija započne istragu, istražitelj iz korporativnog sigurnosnog odjela tada praktično postaje “agent policije” i tako u velikoj mjeri gubi kontrolu nad tokom istrage. Gubitak kontrole nad istragom obično predstavlja značajan hendikep, jer često ugrožava napore da se dođe do drugih bitnih informacija koje bi mogle biti jednako vrijedne za organizaciju kao i, recimo, istraga u slučaju krađe vrijedne IT opreme iz skladišta organizacije. Stvarni, ali i lažni identitet prikrivenog agenta bi vrlo lahko u slučaju policijske istrage tokom suđenja bio kompromitovan. Raskrinkavanje i kompromitacija identiteta prikrivenog istražitelja na sudu automatski otvara i pitanja vezana za njegovu kompletnu ulogu u rasvjetljavanju slučaja, kao i za način na koji je, kroz prikrivene istražne radnje, došao do podataka i informacija važnih za uspješno okončanje slučaja.

Administrativno rješavanje internih slučajeva kao alternativa krivičnom gonjenju

Sa ustanovljenim liberalizmom u sudovima veoma je teško doći do presuda koje optuženog proglašavaju krivim.

Čak i kada se suđenje završi dokazivanjem krivice, presude su i dalje nesigurne, kako zbog mogućnosti preokreta situacije u žalbenom postupku tako i zbog toga što se neke od presuda donose na temelju veoma upitne logike. Međutim, stepen prikazane građanske odgovornosti ipak raste iz dana u dan, iz mjeseca u mjesec. Napori istražitelja iz korporativnih sigurnosnih odjela bi trebali biti usmjereni ka zaštiti kolektiva, a ne ka povećanju demonstrirane građanske odgovornosti. Administrativno rješavanje internih slučajeva nedoličnog ponašanja, uključujući tu i krađe, obično zahvaljujući prijetnjama raskidom radnog odnosa – prihvatljiva je i sigurna alternativa krivičnom gonjenju. Mnoge ljude daleko više brine mogućnost gubitka zaposlenja nego eventualno suočavanje i sukobljavanje sa policijom i pravosudnim sistemom. Ljudi se inače više ne plaše policije i sudova onako kako su se plašili nekada u prošlosti. Veoma dobri primjeri za gore navedeno su i razne organizacije koje se bore za građanska prava, zagovornici borbe protiv pobačaja u trudnoći, pa čak i neke ekstremne grupe i organizacije čiji cilj je borba za zaštitu životinja. Međutim, ako jednom isprepadanom asistentu, koji je, recimo, uhićen tokom uličnih protesta, zaprijetite mogućnošću da zbog boravka u pritvoru izgubi svoje zaposlenje na fakultetu, veoma je vjerovatno da ćete se ubrzo suočiti sa molbama mnogih drugih privedenih protestanata da im se omogući telefonski poziv kojim bi obavijestili poslodavce o nemogućnosti dolaska na posao i na taj način spasili vlastito zaposlenje. Prekid radnog odnosa kao rezultat izrečene disciplinske mjere nosi mnogo više traume i boli za zaposlenika nego što bi se to na prvi pogled moglo pretpostaviti. Prikrivenom istražitelju se također uručuje “otkaz”, skupa sa otkazima koji se uručuju osobama koje je prikriveni istražitelj identifikovao kao nepoželjne zaposlenike, zbog čega su šanse za kompromitaciju njegovog stvarnog identiteta iznimno male, odnosno gotovo nikakve. Nakon toga se prikriveni istražitelj raspoređuje na čekanje sljedećeg zadatka na drugoj lokaciji. Istražitelji iz sigurnosnog odjela koji, npr., postoji u sklopu određene kompanije ne bi se u pravilu trebali angažirati za sprovođenje istražnih radnji u toj kompaniji.

Prikrivena istraga je konstruktivna

U takvim slučajevima bi se prikriveni istražitelj trebao angažovati preko službe za zapošljavanje iz neke eksterne agencije koja zapošljava, obučava, dodjeljuje i nadzire agente osposobljene za sprovođenje prikrivenih istražnih radnji. Razlog zbog kojega istražitelja iz internog sigurnosnog odjela ne bi trebalo angažirati za sprovođenje prikrivenih istražnih radnji je taj što bi u nekom trenutku istrage ili, ako ništa drugo, u njenoj završnoj fazi ​​istražitelj od određenog broja zaposlenika mogao biti percipiran kao saučesnik “lošim momcima” u vršenju kriminalnih djela. Zašto? Zato što je prikrivena istraga po svojoj prirodi konstruktivna, prikrivena i participativna.

Zadatak tajnog agenta, odnosno prikrivenog istražitelja je da se kvalitetno infiltrira i da bude prihvaćen od strane zaposlenih koji su uključeni u nepoštene radnje. Prihvatanje okoline često zavisi i od razvoja određenih intimnih veza i relacija sa kolegama, bilo da se radi o zajedničkim noćnim izlascima po klubovima, zajedničkim večerama ili čak romansama, mada se ovo posljednje veoma rijetko pojavljuje kao dio istražnog plana. Rezultirajuća uska povezanost, koja je ključ za uspješno okončanje istrage, održava se i u trenutku kada istina izlazi na vidjelo, na dan kada se slučaj konačno rješava. Takav pristup često uključuje “hvatanje” prikrivenog agenta skupa sa svim ostalim uključenim u kriminalne aktivnosti. Obični istražitelj iz internog odjela sigurnosti u kompaniji teško bi mogao nastaviti sa svojim istražiteljskim poslom nakon što je upravo odigrao ulogu “lošeg zaposlenika”. Pored ugrožavanja same učinkovitosti prikrivenog istražitelja, njegovo razotkrivanje među stvarnim učesnicima u kriminalnim djelima proizvelo bi, veoma izvjesno, i mnoge druge ozbiljne komplikacije.

Kreiranje klopke

Prikrivena istraga i “hvatanje u klopku” su dva procesa usko isprepletena i do te mjere međusobno povezana u glavama ljudi da velika većina ljudi teško primjećuje razliku među njima, dok je za neke osobe takva razlika čak i potpuno neuočljiva. Međutim, “hvatanje u klopku” je lahko razumjeti kada se o njemu razmišlja kao o procesu sadnje sjemena u bašti. Hvatanje u klopku je proces u kojem jedna osoba podešava situaciju i širi (dez)informacije sa namjerom da drugu osobu navede na pogrešno razmišljanje i donošenje pogrešnih zaključaka, a time i odluka. U nastavku su predstavljena dva slučaja, odnosno dva primjera ponašanja zaposlenih u situacijama u kojima dolazi do krađe. U jednom slučaju postoji skrivena klopka, a u drugom je jednostavno nema. U kojem je od dva navedena slučaja prisutna skrivena klopka i kakav utjecaj takva klopka može imati na uspješno okončanje istrage?

————————————————————————-

Slučaj 1: Na skladišnoj utovarnoj rampi

Dva zaposlenika na utovarnoj rampi u skladištu kompanije za koju rade: osoba X i osoba Y zatekli su se jedne subote na poslu, skupa sa svojim supervizorom osobom Z. Osoba X je, zapravo, bila prikriveni istražitelj. Skladište u kojem su radili u normalnim okolnostima ne radi subotom, no zahvaljujući povećanom prometu kompanije, ukazala se potreba za prekovremenim radom, pa su se tako ova tri zaposlenika našla na poslu, dok su svi ostali zaposlenici koristili slobodne dane vikenda. Kada je došlo vrijeme ručku, osoba Z je izrazila želju da objeduje piletinu i pomfrit. Upitao je preostalu dvojicu kolega da li su i oni također raspoloženi za isti jelovnik i ponudio se dobrovoljno da ode po obroke u obližnji restoran brze hrane. Osobe X i Y su se složile sa prijedlogom. Umjesto da ide kroz zgradu i izađe na vrata za čije otključavanje je ovlaštena, osoba Z odlučuje da se posluži kraćim putem, preko parkinga. Preskočivši utovarnu rampu, osoba Z je otključala vrata koja su inače dio sigurnosnog sistema koji štiti i samu utovarnu rampu, te ista ostavlja otvorenim kako bi se tim putem mogao i vratiti sa hranom. Osoba X posmatra kako osoba Z ulazi u automobil i nestaje niz ulicu u pravcu restorana. Nakon toga, osoba X pristupa osobi Y i kaže: “Osoba Z se zasigurno neće vratiti u narednih dvadesetak minuta. Zašto ne bismo jednostavno ušli ovamo svojim kombijem i “zaradili” sebi po jedan novi prijenosni računar? Niko nikada neće primijetiti da nedostaju na brojnom stanju.” Osoba Y to prihvata kao dobru ideju, nakon čega dolazi do otuđenja dva nova prijenosna računara…

Slučaj 2: Za vrijeme čišćenja kuhinje

Dva pomoćna radnika u kuhinji jedne velike bolnice: osoba A (prikriveni istražitelj) i osoba B zaposlenici su koji posljednji napuštaju svoje radno mjesto, odnosno koji zbog prirode radnih zadataka koji su im povjereni ostaju na poslu do kasno u noć. Zadaci koje svakodnevno obavljaju na kraju radnog vremena su iznošenje smeća transportnim liftom i dalje do kontejnera u podrumu, te suho brisanje podova. Nakon što je obavila brisanje podova na spratu, osoba A primjećuje da je rashladna komora za hladno čuvanje namirnica slučajno ostala otključana i o tome odmah informiše osobu B. Odloživši krpu sa kojom je radila, osoba B žurno dolazi do vrata rashladne komore i uvjerava se da su ista zaista otključana. Odškrinuvši vrata komore, osoba B se obraća osobi A: “Molim te, brzo mi donesi mi par plastičnih vrećica za otpatke koje sam maločas odložio gore na spratu, pored ormarića za električno napajanje.” Osoba A pita zašto su mu potrebne vrećice, ali ne dobija nikakav odgovor. Umjesto odgovora, osoba B pokazuje rukom prema rashladnoj komori, a osoba A se udaljava kako bi donijela tražene vrećice za otpatke. Kada je dobila vrećice za otpatke, osoba B pokretima pokazuje osobi A da je prati kada uđe u rashladnu komoru, a po ulasku osoba B traži od osobe A da joj čuva vrećicu širom otvorenu, te poče u nju stavljati pakete sa mesnim odrescima i šunkom, te spakova i nekoliko kilograma maslaca. Stavivši spomenute namirnice u veliku zelenu plastičnu vrećicu za otpatke, osoba B vragolasto izgura osobu A iz rashladne komore, zatvorivši vrata na izlasku i zaključavši ih. Uzevši vrećicu od osobe A, osoba B je odloži na transportna kolica, na kojima su se već nalazile odložene četiri vrećice pune otpadaka. Potom preko spomenute vrećice sa namirnicama navuče još jednu i dobro je zatvori, pa je smjesti u jednu od četiri vrećice sa otpacima koje su se nalazile na kolicima. Vrećice sa otpacima na kraju odložiše u kontejner za otpatke u podrumu bolničke zgrade. Nakon radnog vremena osoba B ulazi sa svojim automobilom do prostora namijenjenog odlaganju otpadaka te iz kontejnera sa otpacima uzima vrećicu sa ukradenim namirnicama i prebacuje ju u prtljažnik svoga automobila. Osoba A tvrdi da bi joj trebalo pripasti pola “plijena”, međutim osoba B joj ovom prilikom daje samo jedan dio i obećanje da će ostatak pripadajućeg joj “plijena” dobiti nešto kasnije. Meso koje je tom prilikom dobila osoba A pojavilo se nešto kasnije kao dokaz u bolničkom odjelu unutrašnje sigurnosti…

Prepoznavanje i razmatranje različitih situacija i okolnosti

Obratite ovdje pažnju na jasnu razliku između ove dvije opisane situacije. U prvom slučaju je osoba Y bila žrtva uspješno postavljene klopke. Osoba X, odnosno prikriveni istražitelj, “posadio je sjeme kriminalnog razmišljanja” u um osobe Y, predloživši joj da se krađom iz skladišta svoga poslodavca “snabdiju” novim prijenosnim računarima. “Bašta” osobe Y, odnosno njen um je do toga trenutka bio lišen bilo kakve pomisli o krađi. Međutim, u drugom primjeru nije bilo nikakve skrivene zamke, pa čak i ako pretpostavimo da je vrata ostave, tj. rashladne komore neko namjerno ostavio otključanim. Same po sebi, činjenice da su vrata rashladne komore ostala otključana i da je to “zapalo za oko” osobi B kreirale su izvrsnu slučajnu priliku za izvršenje kriminalnog djela. Osoba B je takvu priliku mogla ignorisati, ispraviti je ili je jednostavno iskoristiti. U ovom slučaju je izostalo “usađivanje sjemena” kriminalnog promišljanja u um druge osobe. Da je osoba A, recimo, tom prilikom rekla: “Pogledaj! Neki šarlatan je otišao na vikend i ostavio ostavu otključanom. Mogli bismo se nakon posla “poslužiti” ovim prehrambenim namirnicama a da to niko nikada ne primijeti” – to bi već predstavljalo postavljenu zamku. U svakom slučaju, neka ključna pitanja čiji bi nam odgovori mogli ukazati na to da li se u nekom slučaju uistinu radilo o postavljenoj zamci ili ne, mogla bi se formulisati i na ovaj način: Čija je bila ideja da se počini kriminalno djelo i ko je inicirao njegovo izvršenje? Ko je posijao “sjeme kriminalne misli” u um suizvršioca, odnosno ko je, zapravo, prvi plasirao takvu ideju?

U prethodnom članku na ovu temu spomenuli smo neke od prednosti prikrivenih istražnih radnji u odnosu na one konvencionalne, neprikrivene. Dobro obučen i pripremljen agent tokom tajne istrage ne samo da može neposredno dosegnuti sam izvor vrijednih informacija i dokaza već se, zahvaljujući dobro odglumljenoj ulozi, može bez privlačenja pažnje u potpunosti integrisati među zaposlenike te skupa sa onima sklonim zabranjenim aktivnostima ili kriminalnim djelima nazočiti izvršenju istih

Semir Kapetanović
redakcija@asadria.com

Tajna istraga se može smatrati uspješno obavljenom samo ukoliko su ispunjena tri uslova: 1) agent koji ju je sprovodio nije kompromitovan, 2) prikupljeno je dovoljno upotrebljivih dokaza, 3) misija je okončana, a tajni agent se povukao, bez da je iza sebe ostavio tragove ili sumnju okoline. Dakle, prvi ključni faktor uspješne tajne istrage je infiltracija agenta i njegova integracija u okruženju. Veoma važan aspekt svake tajne operacije je potreba za istražiteljem, agentom ili operativcem, spremnim i sposobnim da preuzme lažni identitet i infiltrira se među ostale zaposlenike.

Agent „uljez“

U cilju prikrivenog sprovođenja istražih radnji, agent, zapravo, može biti uljez koji se novim ili budućim radnim kolegama predstavlja kao domar, instalater, skladištar, službenik, knjigovođa ili preuzima bilo koju drugu zgodnu ulogu, ne isključujući tu ni ulogu sigurnosnog službenika u internom odjelu sigurnosti koji egzistira u kompaniji. Činjenica da bi lažni ili preuzeti identitet mogao “zapeti” prilikom pretraživanja podataka ili provjere prošlosti kandidata, kakva se sprovodi prilikom apliciranja za zaposlenje u sigurnosnim agencijama ili drugim sigurnosnim službama, ne predstavlja veliki problem, jer je u ovome slučaju tajni agent ili istražitelj, zapravo, operativni element u funkciji upravo tog istog sigurnosnog odjela.

Sačiniti lažni historijat zaposlenja i napraviti lažne preporuke da bi se ispunili uvjeti za zaposlenje apsolutno je lahko, a saradnici se najčešće bez značajnog povoda ne upuštaju u slične pretrage i kontrole, već nove zaposlenike percipiraju na temelju podataka koje o njima dobiju od njih samih. Generalno, postoje dva efikasna načina da se istražitelj tajno infiltrira među radnu snagu i zaposlenike. Jedan način je da se voditelju kadrovskog odjela jednostavno predstavi kao aplikant za otvorenu poziciju za zaposlenje, čime će izbježi pojavu bilo kakve sumnje. Kod ovoga pristupa agent treba biti naoružan predznanjem i mora dobro vladati informacijama i činjenicama vezanim za branšu i radno mjesto na koje aplicira. Drugi način je da radi blisko sarađujući sa odgovornim službenikom u odjelu ljudskih resursa ciljane organizacije ili objekta. Ova druga metoda zahtijeva pisanu politiku, koja konkretno definira odnos i odgovornost izvršnog osoblja, uključujući, što je najvažnije, i upozorenje da je izvršno osoblje dužno držati informacije o angažmanu tajnog istražitelja apsolutno povjerljivim, čak i u situacijama kada o njemu nešto pokušava da sazna voditelj odjela u kojem će tajni istražitelj biti angažovan. Ova pisana politika trebala bi po mogućnosti biti sadržana i u priručniku za osoblje.

Podrška menadžmenta

Trebalo bi naglasiti da je infiltracija tajnih agenata među radnu snagu i zaposlenike tamo gdje je to potrebno u suštini prihvatljiva strategija zaštite, koja mora imati punu podršku višeg menadžmenta. To je veoma važno jer ćete uvijek naći i upravno osoblje koje vjeruje da su tajne operacije “prljave” ili nemoralne aktivnosti, da tajni agenti često kompromituju savršeno dobre zaposlenike i da mogu podnijeti nekorektan izvještaj ka višim upravnim instancama. Često u odjelima za ljudske resurse postoje i oni koji se, bez obzira na pisanu politiku, i dalje uporno protive strategiji tajne istrage i koji će učiniti sve što je u njihovoj moći da potkopaju aktivnosti tajnih agenata. To potencijalno može ugroziti fizičku sigurnost agenta i takve probleme treba rješavati brzo i efikasno. Jedno rješenje za tu vrstu problema je pozicioniranje jednoga tajnog istražitelja direktno u sam odjel za ljudske resurse, bez znanja osoblja, zaposlenika ili njihovih supervizora. Bitni elementi pisane politike bi trebali uključivati ​​sljedeće faktore:

• Upravno osoblje odjela za ljudske resurse trebalo bi nastojati da sigurno i bez izazivanja sumnje infiltrira aplikanta (tajnog istražitelja) kojega šalje odjel sigurnosti, osim ako je, po njihovoj prosudbi, aplikant neodgovarajući u odnosu na ulogu koja mu se dodjeljuje u konkretnom tajnom istražnom zadatku, a što bi moglo pobuditi sumnju.
• Bilješke o aplikantu, koje se prilažu u odjel ljudskih resursa, ne bi trebale biti šifrovane, niti da na bilo koji drugi način nagovještavaju da bi se moglo raditi o tajnom agentu.
• Samo odgovorna osoba u odjelu za ljudske resurse treba znati da je tajni agent na zadatku i doslovno niko drugi ne bi smio biti privilegovan da raspolaže takvim saznanjem.
• Kada je tajni agent angažovan i kada je otpočeo sa zadatkom, on ne bi smio biti otpušten, odnosno njegova misija ne bi smjela biti prekinuta bez konsultacija sa odjelom sigurnosti.
• Pravi identitet prikrivenog agenta ne bi smio biti otkriven, čak ni ukoliko bi takav zahtjev bio upućen od strane supervizora koji je po upravnoj hijerarhiji pozicioniran iznad voditelja odjela ljudskih resursa.

Zakonska regulativa

Aktuelna zakonska regulativa koja u pojedinim zemljama reguliše pitanja vezana za zapošljavanje zahtijeva od poslodavaca i kompanija da izvrše kontrolu i pregledaju lične dokumente svake osobe sa kojom se sklapa trajni ili privremeni ugovor o radu. Ukoliko se tajni istražitelj u cilju dolaska u posjed dokaza i informacija služi lažnim identitetom, voditelj odjela za ljudske resurse bi trebao za njega obaviti sve neophodne administrativne radnje i popuniti zahtijevane formulare vezane za useljenički status i naturalizaciju, te bi takvu i svaku drugu dokumentaciju koja bi potencijalno mogla biti kompromitirajuća trebao da čuva van dosega neovlaštenih lica. Iako su mnoge kompanije iznenađujuće fleksibilne na ovome polju, tajni istražitelji bi se trebali služiti lukavstvom i kada je god to moguće izbjegavati i zaobilaziti normalne procedure koje se sprovode u kompanijama prilikom zapošljavanja novih djelatnika. Ako je situacija na terenu u konkretnom slučaju ipak različita od opisane, trebalo bi razmotriti i mogućnost raspisivanja otvorene pozicije za radno mjesto na koje će biti primljen tajni istražitelj u ulozi novog zaposlenika u dogovoru sa agencijom za zapošljavanje, sa kojom se za takvu prigodu potpisuje i specijalni ugovor. Zahvaljujući činjenici da se mnoge kompanije, kako bi smanjile vlastite operativne troškove, za obavljanje određenih poslova sve češće oslanjaju na druge, uže specijalizirane kompanije (outsourcing), ovo se često može izvesti bez nepotrebnog privlačenja pažnje. Ovakav pristup omogućava agentu da se infiltrira u željenu sredinu i bez da nužno bude zaposlen od strane same kompanije čije poslovanje ili djelatnici su predmetom ugovorene istrage.

Izvješavanje

Tajni agent mora podnijeti rukom pisani izvještaj za svaku odrađenu smjenu. Kada je u pitanju izvještavanje vezano za poduzete radnje iz domena tajnih istraga, tu kucani izvještaji ne predstavljaju zadovoljavajuće rješenje. Za razliku od otkucanog dokumenta, rukopis pruža zaštitu od krivotvorenja i naknadne izmjene sadržaja izvještaja, te sprečava podnošenje fiktivno pripremljenih izvještaja. Svaki podneseni izvještaj bi trebao biti uredno potpisan i datiran. Iako ova praksa za sudstvo i za administraciju najčešće ima veoma upitnu vrijednost, ispod potpisa podnositelja izvještaja, odnosno tajnog istražitelja, trebala bi da stoji i neka forma lične izjave ili prisege koja se odnosi na istinitost navoda sadržanih u izvještaju. Dakle, takva izjava trebala bi da potvrdi da je sadržaj izvještaja u potpunosti istinit i da je temeljen isključivo na provjerenim činjenicama. Iako se to ne može sa sigurnošću dokazati, ipak se smatra da takva izjava može imati određen utjecaj na samoga podnosioca izvještaja, jer može potaknuti odgovorniji odnos spram navoda i provjere informacija prije nego što se one nađu u samome izvještaju. Suština izvještaja bi trebala da djeluje kao hitac ispucan iz “sačmarice”, a ne kao individualno zrno ispucano iz starog karabina. Drugim riječima rečeno, umjesto da se fokusira isključivo na jedan od upečatljivih dnevnih događaja ili njemu neki posebno zanimljiv aspekt posla, agent bi u svom izvještaju trebao komentirati razne incidente, zapažanja i razgovore do kojih je došlo tokom njegove posljednje odrađene smjene. Agent nije taj koji treba da sudi o tome da li je nešto važno za istragu ili ne, jer nije uvijek u poziciji da odmjeri i procijeni stvarnu vrijednost svega onoga što vidi ili čuje tokom jedne odrađene smjene. Ovakav pristup omogućava voditeljima istražnih odjela i agencija potpun i necenzuriran uvid u kompletan rad tajnih istražitelja, te shodno tome i vrednovanje njihovog učinka na terenu.

Tajne istražne radnje su u osnovi tajni obavještajni poslovi ili “špijunske” operacije u bilo kojem području ili u bilo kojem odjelu kompanije. Kao takve, istražne radnje su definitivno u samoj svojoj prirodi i sprovođenju – prikrivene. Zapravo, niko ne bi trebao znati da je takva istraga u toku, osim onih koji su za nju direktno odgovorni. Očita prednost tajnog djelovanja je u tome što ono daje menadžmentu tačnu i detaljnu sliku onoga što se na dnevnoj bazi događa u određenom području ili dijelu organizacije

Semir Kapetanović
redakcija@asadria.com

U pravilu, upravno osoblje u mnogim kompanijama, zapravo, jako malo zna o tome šta se dešava u pojedinim odjelima kompanije. Njihovo poznavanje situacije se oslanja na nadzor, odnosno na izvještavanje uposlenika na nižerangiranim upravnim pozicijama. Međutim, sasvim je jasno da neodgovorni, neprofesionalni ili nekorektni nadzornici neće izvještavati nadređene o sebi ili o svojim podređenima, pogotovo ukoliko su između nadzornika i njegovih podređenih, osim poslovnih, izgrađeni i bliski kolegijalni ili čak prijateljski odnosi. Drugi neprocjenjivo vrijedan aspekt prikrivene istrage je da je prikriveni istražitelj u poziciji ne samo da promatra odvijanje zabranjenih ili kriminalnih djelatnosti već da i sudjeluje u njima, skupa sa svim drugim zaposlenicima koji su odlučili da se uključe u takve djelatnosti.

Primjera je mnogo

To odjelu sigurnosti i visokom upravnom osoblju pruža mogućnost da saznaju sve, do u detalje, vezano za nedopuštene aktivnosti zaposlenika. Nadzornik utovara i prijema robe može, naprimjer, biti kompromitovan od strane podređenog ženskog uposlenika, a kao rezultat jednokratne seksualne afere. Ženski zaposlenik i dva druga službenika koji rade na prijemu i izdavanju robe potkradaju kompaniju tako što prilikom prijema robe u svoje prijemne liste unose podatke o količinama robe koji ne odgovaraju stvarnom stanju. Tako stvorena razlika između prikazanog lažnog i pravog stanja zaliha se dijeli između spomenute trojke i nekoliko vozača kamiona koji vrše isporuke robe. Kompromitovani nadzornik zna što se događa, ali jednostavno nestaje iz odjela za prijem robe u vrijeme kada u isti dolaze kamioni na istovar. Tajni agent, upućen na rad u taj odjel kao operator viljuškara (uz pretpostavku da se radi o učinkovitom agentu), uskoro bi se i sam mogao uključiti u ove kriminalne aktivnosti. Ako mu takvo infiltriranje pođe za rukom, on će lahko otkriti zašto se nadzornik nikada ne pojavljuje u odjelu za prijem robe u vrijeme kada se na tome mjestu odvijaju ove kriminalne aktivnosti.

Tajne istrage se mogu obavljati na slučajnom uzorku ili mogu biti poduzete u odnosu na tačno određene, ciljane osobe, naprimjer, kada postoje informacije ili sumnja da se u nekom području sprovode nedozvoljene radnje ili kriminalne aktivnosti, kao što su to prilikom prijema robe činili djelatnici u prethodno opisanom primjeru. Tajne istrage bazirane na slučajnom uzorku, zapravo, su jednostavni testovi koji se sprovode u različitim radnim područjima. Ukoliko se u tim područjima zaista manifestuju nepoštenje ili bilo koji drugi oblik neprihvatljivog ponašanja, isti će biti otkriveni. Neprihvatljivo ponašanje može uključivati i ​​upotrebu alkohola ili droga na radnom mjestu, varanje u smislu skraćivanja radnog vremena, opću nepažnju koja rezultira oštećenjem materijala, opreme ili robe, ili bilo koje druge radnje koje obično predstavljaju problem u radnom okruženju. Trebalo bi biti jasno da su tajne istrage u privatnom sektoru fokusirane na unutrašnje djelovanje, te uključuju ponašanje zaposlenika i njihove radne performanse. Iz toga slijedi da strategija koja se koristi za otkrivanje i uhićenje kradljivaca (kupaca, a ne zaposlenika) koji počine krađu u maloprodajnim objektima nije ista kao i ona koja se koristi prilikom sprovođenja tajnih istražnih radnji. Za razliku od toga, tajne istrage se obavljaju u civilnoj odjeći, konstruktivne su i obuhvataju program promatranja (za razliku od samoga sudjelovanja), koji ima imalo ili nimalo veze sa ispoljenim neprihvatljivim ili kriminalnim aktivnostima zaposlenika.

Tehnike i metode: angažiranje tajnih agenata

Za iznalaženje i angažman istreniranih i obučenih tajnih agenata obično se koriste eksterne agencije. Kasnije ćemo se vratiti razlozima zašto za sprovođenje tajnih istraga ne bi trebalo koristiti istražitelje iz iste organizacije. Bilo kako bilo, postoje mnoge stvari koje treba uzeti u obzir prilikom odabira agencije i definisanja zadatka:

1. Kvalifikacije agencije: Da li je agencija specijalizirana za sprovođenje istraga vezanih za nedozvoljene oblike ponašanja na radnom mjestu ili se radi o agenciji kojoj je ovo još samo jedan u nizu sporednih poslova kojima se bavi površno? Da li je agencija u prošlosti već sprovodila tajne operacije ili o njima ima namjeru učiti „u hodu“?
2. Sposobnosti i karakteristike tajnih istražitelja: Kompanija i agencija bi se trebale potpuno jasno izjasniti po pitanju karakteristika i osobina potencijalnih istražitelja. Ovdje bi posebnu pažnju trebalo obratiti na posebne kvalifikacije i iskustvo istražitelja. Naprimjer, tajni istražitelj koji bi trebao da se infiltrira u određenu sredinu u ulozi vozača morao bi da raspolaže adekvatnom vozačkom dozvolom, sa upisanim svim onim kategorijama vozila koja će, možda, pod krinkom vozača, morati da vozi, a sve kako ne bi bio razotkriven ili ne bi oštetio povjereno mu vozilo. Agencija bi trebala profilirati ciljanu radnu snagu, tako da ima na raspolaganju kompatibilne pojedince za širok spektar specifičnih uvjeta i okruženja.
3. Proces odabira kandidata i njegovo zapošljavanje: Kompanija mora jasno razumjeti sve metode koje agencija implementira u procesu iznalaženja istražitelja za bilo koji sličan konkretan angažman. Agencija bi također trebala preuzeti odgovornost za temeljitu pozadinsku provjeru kandidata i predočiti kompaniji rezultate na razmatranje. Kompanija bi trebala biti spremna platiti troškove koji se javljaju u ovome procesu za iznalaženje i odabir kandidat za posao istražitelja, odnosno troškove i usluge povezane sa iznalaskom prave osobe za konkretan posao. Oko pokrivanja ovih troškova agencija i kompanija bi se trebale unaprijed sporazumjeti i dogovoriti, te pravovremeno eliminisati sve eventualne nepoznanice.
4. Satnice, dnevnice i izvještavanje o troškovima: Agencije će obično od kompanije naplatiti naknadu za vrijeme koje agent provodi sprovodeći tajne istražne radnje, a od naplaćenog iznosa određen dodatak bi trebao pripasti agentu i mimo njegovih redovnih primanja koja ostvaruje kao zaposlenik agencije. Osim toga, u obračun će često ući i određen broj sati po osnovu kojih će agencija teretiti kompaniju za usluge profesionalnog istražitelja, angažiranog da kontrolira aktivnosti agenta. Neke agencije svojim zaposlenicima također osiguravaju i određen bonus, koji služi kao sredstvo poticaja za predavanje izvještaja u propisanim rokovima, a takvi bonusi se najčešće isplaćuju po obavljenom poslu. Kompanija bi se unaprijed morala složiti sa agencijom oko plaćanja svih troškova kako bi se izbjegli kasniji eventualni nesporazumi. Proračun za svaku vrstu naknade i proračun troškova bi trebali biti sačinjeni i kontinuirano nadzirani od strane izvršnih sigurnosnih službenika u kompaniji zaduženih za projekat.
5. Kontrolne smjernice za agenta: Istražne usluge agenta trebale bi biti pod kontrolom isključivo eksterne agencije. Agencija ne smije bilo kome u kompaniji dati informaciju o istinskoj prirodi usluge koju pruža. Ukoliko sigurnosno osoblje kompanije na bilo koji način pokuša sprovoditi istražne radnje paralelno sa istragom koju sprovodi tajni agent, linije komunikacije i kontrola će biti kompromitovani, a sigurnosno osoblje, pa čak i sam tajni agent, će veoma brzo postati nedjelotvorni i neefikasni. U najboljem slučaju takva situacija može dovesti tajnog agenta u konfuznu situaciju, dok u najgorem slučaju može doći do kompletnog prekida komunikacije, što kasnije može dovesti do kompromitacije kompletnog projekta. Zbog svega iznad spomenutog, kompanija, agencija i agent moraju uspostaviti metodu za ostvarivanje hitnog kontakta ka agentu od strane ovlaštenog sigurnosnog službenika iz kompanije, za slučaj da ovlašteni sigurnosni službenik iz kompanije sazna da je agentov identitet teško ugrožen ili da je izložen opasnosti od razotkrivanja.
6. Osiguranje i upravljanje rizicima: Dobra ideja je da se prilikom dogovaranja između kompanije i eksterne agencije uključi i neki oblik osiguranja za kompaniju od eventualnog nastanka štete, do koje može doći neovlaštenim djelovanjem ili nemarnim postupanjem agencije ili agenta. Nakon što agencija i kompanija dogovore pitanja oko dodatnog osiguranja, po osnovi tog dogovora bi obavezno trebale sklopiti i adekvatnu policu osiguranja u kojoj će kompanija imati status osiguranika. To je veoma korisna stvar koja prevenira mnoštvo problema koji se javljaju prilikom nastanka štetnog slučaja, pogotovo ukoliko šteta nastane tokom samoga sprovođenja prikrivene istrage, kada su najčešći epilozi, zapravo, podizanje sudskih tužbi. Tajne operacije su područje gdje je uputno imati ugovor o angažmanu i cjelokupan projekat pregledan od strane iskusnog advokata, koji veoma dobro poznaje aktuelni zakon koji tretira zapošljavanje, kompaniju, njenu kulturu, ali i toleranciju rizika.

Osim ranije opisanih evidencija i zapisa koji se vode u istražnom odjelu, a koji sadrže relevantne informacije i podatke vezane za pojedinačne istražne slučajeve, angažirane istražitelje, vremena poduzimanja određenih istražnih radnji i njihove rezultate, u istražnim odjelima se često vode i druge vrste evidencija, koje, između ostaloga, obuhvataju i planiranje troškova, utrošak budžeta, te evidenciju o stanju ispravnosti i zaduženju zajedničke opreme

Semir Kapetanović
redakcija@asadria.com

Ispravno planiranje budžeta zahtijeva realnu procjenu planiranih aktivnosti, programa i troškova, kao i pametnu raspodjelu sredstava namijenjenih za postizanje određenih planiranih ciljeva. Kada su u pitanju kontrola i evidentiranje stanja ispravnosti opreme, te evidencija izdavanja i zaduživanja opreme, takva kontrola se ne sprovodi sa namjerom da bi se istražiteljima naplatila eventualno nastala šteta na opremi, već isključivo kako bi se izbjegle situacije u kojima oprema na terenu može da zakaže u trenucima kada je najpotrebnija. Zahvaljujući takvoj kontroli i evidenciji, oštećenja, neispravnost  ili disfunkcionalnost bilo kojeg dijela opreme koju koriste istražitelji bit će zabilježeni i odmah otklonjeni, što će osigurati da oprema bude spremna za upotrebu svaki naredni put kada se za istom ukaže potreba.

Planiranje troškova i evidencija opreme

U idealnom slučaju istražno odjeljenje bi trebalo raspolagati vlastitim budžetom za plate i tekuće poslovanje, izvorno planiranim i potom praćenim od strane rukovoditelja odjeljenja. Planiranje i određivanje budžeta idu ruku pod ruku, jer je i budžet, zapravo, plan, s tim što je izražen u finansijskom smislu. Budžet zahtijeva realnu procjenu programa i njihove troškove, kao i raspodjelu sredstava za postizanje planiranih ciljeva. Zbog činjenice da su budžeti unaprijed dobro pripremljeni, efikasno upravljanje budžetom zahtijeva razmišljanje unaprijed, predviđajući potrebe na osnovu relativno predvidljivih uvjeta. Budžet tada postaje sredstvo. Svakoga mjeseca rukovoditelj odjela sigurnosti trebao bi analizirati rashode svoga odjeljenja. Recimo da je rukovoditelj odjela sigurnosti za svoje osoblje prvobitno u budžetu planirao novac za 40 sati prekovremenog rada, ali su u proteklih mjesec dana djelatnici ovoga odjela radili 80 sati prekovremeno, što predstavlja povećanje od cijelih 100% u odnosu na planirani budžet. U takvim slučajevima rukovoditelj odjela mora pregledati evidencije radnih aktivnosti kako bi se utvrdilo koji su djelatnici radili prekovremeno i da li postoji opravdan razlog za njihov prekovremeni rad. Dodatni prekovremeni rad može, ali i ne mora biti potreban. Periodičan pregled i evaluacija ovih i drugih troškova su jednostavni, ali važni načini kontrole rada istražne jedinice.

Oprema koju koriste istražitelji, kao što su radioprimopredajnici, videosnimači, dvogledi, snimači zvuka, oružje, kamioni sa opremom za nadzor, digitalne kamere i dr., zahtijeva strogu kontrolu. Oprema, u bilo kojem od navedenih oblika, treba biti osigurana u zaključanoj prostoriji za čuvanje opreme, u koju pristup kontroliše rukovoditelj odjela sigurnosti.

Kada je istražitelju potreban neki dio opreme, naprimjer sigurnosna kamera, tada se, radi kontrole stanja njene ispravnosti, kamera izdaje istražitelju uz popunjavanje reversnog lista, koji sadrži informacije poput datuma zaduženja opreme, opisa opreme (interni inventarni broj sredstva ili njegov serijski broj), broja spisa predmeta, imena istražitelja, imena osobe koja je provjerila stanje ispravnosti opreme i izdala opremu, potpis istražitelja koji opremu zadužuje, stanja ispravnosti opreme kod povrata i potpisa osobe koja je preuzela natrag razduženu opremu.

Redovne kontrole opreme

Ukoliko se u organizaciji ne sprovode ovakve kontrolne mjere, postoji velika vjerovatnoća da će dijelovi opreme često nedostajati ili da će biti misteriozno oštećeni. Kontrola se sprovodi isključivo kako istražitelji ne bi dolazili u situaciju da ih oprema zbog eventualnih oštećenja izda u trenucima kada im je najpotrebnija. Uz odgovarajuću kontrolu, ako je bilo koji komad opreme oštećen tokom istrage, takvi nedostaci će biti zabilježeni i odmah otklonjeni, tako da će oprema sljedeći put biti spremna za upotrebu. Kao alternativa, ako je istražno odjeljenje izrazito malo i ako postoji dovoljno opreme da se može koristiti takav pristup, moguće je pojedine istražitelje trajno zadužiti sa dijelovima opreme koje u svome istražiteljskom radu najčešće koriste. Ovakav model može olakšati brzu reakciju istražitelja na incidente, jer kod takvog pristupa istražitelj uvijek ima dostupan alat koji mu je neophodan za vršenje istražnih radnji. Opisani pristup je naročito poželjan kada istražitelji često moraju raditi i nakon propisanog radnog vremena. Dodatna pogodnost ovoga pristupa je u tome što istražiteljima omogućuje bolje poznavanje opreme, jer uvijek raspolažu istom opremom i imaju je vremena detaljno upoznati. U vremenu u kojem mobilni nadzor bilježi svoj rapidan razvoj nije prihvatljivo rješenje da se istražitelj upoznaje sa funkcijama i mogućnostima uređaja za snimanje videa tek kada izađe na teren, pogotovo ne ukoliko se radi o noćnom nadzoru. S tim u vezi, istražitelj bi u svako doba trebao dobro poznavati opremu koju je zadužio. Osim toga, iskustva govore u prilog činjenici da ljudi imaju tendenciju da se bolje brinu za opremu čiji su jedini “vlasnici”, odnosno za zaduženu opremu koju ne koristi niko drugi. Na kraju, u takvom slučaju istražitelji ne mogu kriviti nikoga drugog za eventualno oštećenje na opremi ili za njenu nefunkcionalnost ako nedostaci na istoj nisu pravovremeno otklonjeni, pri čemu će sami snositi posljedice zanemarivanja opreme ukoliko ista na terenu ne bude funkcionisala ispravno.

Rukovoditelj u ulozi (de)motivatora

S obzirom da su istražitelji u velikoj većini visokomotivirane osobe, ili bi barem takvi trebali biti, stručnost rukovoditelja u ovoj oblasti ćemo najbolje definisati ukoliko opišemo ono što rukovoditelj odjela svakako ne bi, ni po koju cijenu, smio postati, a to je – demotivator. Šta može biti uzrokom da motivirani zaposlenik izgubi posvećenost i entuzijazam? U velikom broju slučajeva demotivacija je rezultat različitih stilova rukovođenja i praksi koje ograničavaju istražitelja u smislu mogućnosti donošenja odluke, potenciraju kriticizam, a zapostavljaju pohvalu, preuzimaju zasluge koje s pravom pripadaju istražitelju, ograničavaju slobodu kretanja istražitelja ili koje na mnoge druge načine ispoljavaju svoje negativne karakteristike koje veoma često nalazimo u radnim okruženjima. Istražitelji koji su ovlašteni za procjenu situacije, a zatim i za djelovanje, razvijat će istragu i sprovodit će istražne radnje glatko i bez posebnih problema. Istražitelji koji se stalno obraćaju svojim rukovoditeljima za nove instrukcije nisu samostalni u svome radu i razvijaju veoma lošu naviku koja usporava sprovođenje istrage. Umjesto toga, istražitelji bi trebali biti kompetentni i obučeni s obzirom na način na koji se sprovode istražne radnje, te bi ih se trebalo ohrabrivati i podstrekavati da djeluju što samostalnije i da implementiraju planove koje su sačinili samostalno, slobodno koristeći prilike koje im se ukazuju. Stvarno efikasan i motiviran istražitelj nekada je od strane okoline percipiran kao primadona, no od svih zaposlenih upravo takvi istražitelji zahtijevaju najmanji poticaj.

Međ

Proces donošenja odluka je rezultat i odraz nečije procjene i/ili kreativnosti. Menadžment ili poštuje obje vrijednosti, i procjenu i/ili kreativnost svakog zaposlenika, ili ih ne poštuje. Kako ćemo se upoznati sa istinskim mogućnostima zaposlenika ukoliko se nad istim sprovodi suviše stroga kontrola, ukoliko se isti suočava sa suviše smjernica i uputa, nepotrebnih ograničenja, suprotnosti i korekcija? Ovo, naravno, podrazumijeva da su istražitelji napredovali u njihovoj obuci i da su u profesionalnom razvoju dostigli bar status pomoćnika. Polaznici kurseva i seminara trebaju više pomoći i snažniju kontrolu kvaliteta, no čak i u tim slučajevima pravilno napredovanje obuke treba jednoga dana rezultirati smanjenim stepenom nadzora i supervizije. Rukovoditelj odgovoran za rad istražnog odjela mora imati izvanredne sposobnosti upravljanja ljudskim resursima, kao i snažnu pozadinu u sprovođenju istražnih radnji na terenu. Neki postupci nedovoljno kvalitetnih, iskusnih i obučenih menadžera mogu dovesti do odljeva vrijednih istražnih talenata ka drugim kompanijama ili ka sigurnosnim organizacijama u javnom sigurnosnom sektoru. Osim toga, ukoliko se unutar istražnog odjela ne promoviše preuzimanje odgovornosti za slučajeve od strane istražitelja, menadžeri bi se mogli naći u situaciji da sami planiraju sve istražne radnje koje sprovode istražitelji iz njihovih odjela. Stoga je u najboljem interesu i menadžera i organizacije da takve situacije izbjegnu pravilnim upravljanjem i ispravnim motiviranjem profesionalnih istražitelja.

Primarna baza podataka ili glavna istražna knjiga, bez koje je funkcionisanje bilo kojeg istražnog odjela nezamislivo, zapravo je kompjuterizirani istražni dnevnik u koji istražitelji mogu unositi nove zabilješke i zapažanja vezana za sprovedene istrage. Imajući na umu da ovakve podatkovne baze sadrže iznimno povjerljive i osjetljive informacije, korisnička prava sa kojima raspolaže osoblje u istražnim odjelima ne bi smjela da bilo kojem istražitelju omoguće da sam, po vlastitom nahođenju, briše ili mijenja postojeće podatkovne unose, izvještaje ili bilješke

Semir Kapetanović
redakcija@asadria.com

podacima o istražnim slučajevima sadrže podatke kao što su datumi preuzimanja i otvaranja slučaja, oznaka predmeta, imena osumnjičenih osoba i/ili osoba lišenih slobode (ukoliko ih ima) te imena istražitelja kojima je slučaj bio dodjeljivan. Podatkovne „kartice“, u zavisnosti od kompleksnosti računarske aplikacije, tj. od performansi računarskog rješenja, mogu biti i drugačijeg formata u odnosu na format prikazan u Ilustraciji 1, te mogu sadržavati i potpuno drugačije setove podataka i dinamičke linkove na ostale relevantne dokumente, izvještaje ili zabilješke. Ovakve na računarima pogonjene baze istražiteljskih podataka omogućuju brz i jasan unos podataka i izvještaja i njihovo povezivanje sa određenim datumima ili događajima. Podatkovna „kartica“, između ostaloga, omogućuje hronološki uvid u poduzete istražne radnje te uvid u hronološki poredana imena istražitelja koji su do sada bili angažovani na slučaju.

U pojednostavljenoj ilustraciji podatkovne kartice istražnog dnevnika (Ilustracija 1) prikazan je hronološki slijed poduzetih istražnih radnji. Navedeni primjer podatkovne kartice predstavlja pojednostavljeno rješenje elektronske bilježnice, tj. primjer temeljem kojega možemo zaključiti da podatkovne kartice različitih programskih rješenja mogu biti predstavljene u različitim formama i mogu sadržavati različite setove podataka. Računarska datoteka koja sadrži podatke unesene u istražni dnevnik predstavlja istinski snažan nadzorni alat.

Podatkovne kartice

Zbog same prirode pohranjenih informacija, sigurnosnu kopiju takve datoteke trebalo bi kreirati i pohranjivati na sigurnu lokaciju na dnevnoj bazi, a to bi trebalo da uključi kreiranje i pohranu na računarske datoteke, kao i njeno printanje na papir, odnosno pohranu dokumenta u papirnoj formi. Kreiranje sigurnosnih kopija i njihova pohrana najčešće su u nadležnosti i obavezi rukovoditelja istražnog odjela. Ovakvo vođenje bilješki i redovno ažuriranje istražnog dnevnika, osim povećanja produktivnosti istražnog odjela, nudi njegovom osoblju mogućnost donošenja analitičkih zaključaka, kao i procjenu učinka svakog pojedinačnog istražitelja angažiranog na slučaju. Podatkovne „kartice“, poput ove koju smo predstavili u Ilustraciji 1, omogućuju lahko uočavanje nastalih problema i nude jednostavan uvid u sve poduzete aktivnosti. Osim toga, zahvaljujući informacijama iz istražnog dnevnika, moguće je jednostavno i lahko ocijeniti samoinicijativnost i zalaganje istražitelja, te doći do informacije koji su sve istražitelji, i kojim redom, bili angažovani na određenim istražnim radnjama u pojedinim istražnim fazama. Za ovu priliku ćemo se osvrnuti na aktivnosti istražiteljice Moss i istražitelja Hernandeza, zabilježene u podatkovnoj kartici iz primjera.

Istražiteljica Moss: Dana 6. januara dodijeljen joj je specijalni predmet SP-1-05, prvi takve vrste u novoj 2014. g. Istoga dana istražiteljica Moss identificirala je maloljetnika kao osumnjičenika i obratila se policiji, koja je odmah preuzela slučaj. Nije bilo ništa više što bi istražiteljica Moss mogla učiniti vezano za slučaj, pa je, s obzirom na tu okolnost, slučaj zaključen. Dana 17. januara 2014. istražiteljici Moss je dodijeljen slučaj istrage zaposlenika E-4-05, četvrti takav slučaj u 2014. g. Ovaj slučaj je izbrisan iz dnevnika nekoliko sedmica kasnije, odnosno 6. marta, kada je osumnjičenom zaposleniku uručeno rješenje o otkazu.

Istražitelj Hernandez: Dana 9. januara prvi put ove godine dodijeljen mu je slučaj seksualnog uznemiravanja S-1-05. Slučaj se odnosi na problem nepristojnih telefonskih poziva koje stranka i dalje prima, što znači da je problem još uvijek aktuelan, odnosno da slučaj još uvijek nije riješen. Istražitelj Hernandez je držao korak sa slučajem podnijevši dodatne mjesečne izvještaje. 11. januara dodijeljen mu je treći slučaj provale, odnosno predmet B-3-05. Radeći na ovome slučaju, istražitelj Hernandez je podnio svoj prvi izvještaj odmah narednog dana. Već sljedećeg dana u istražni dnevnik je unesen i izvještaj policijskog istražitelja, koji izvještava da je policijska patrola privela dvije osumnjičene osobe. Ovaj slučaj trenutno čeka na sudsko procesuiranje. Dana 16. januara istražitelju Hernandezu je po treći put ove godine dodijeljen slučaj istrage zaposlenika E-3-05. On podnosi svoj prvi izvještaj o slučaju nakon tri dana, ali nakon toga nisu zabilježeni unosi koji bi svjedočili o bilo kakvoj aktivnosti vezanoj za ovaj slučaj.

Svakako, trebalo bi imati na umu da su u ovome primjeru predstavljene istražne radnje i zadaci za period od samo dvije sedmice, pa bi stoga spomenuti istražitelji sasvim prirodno radili i na drugim slučajevima, dodijeljenim prije datuma prvoga unosa u podatkovnu karticu koju smo uzeli za primjer. Očigledno je, dakle, da istražni dnevnik pruža rukovoditelju istražnog odjela mnoštvo korisnih informacija. Podatkovne kartice istražnog dnevnika predstavljaju izvor koji nudi informacije o ukupnom broju predmeta koje odjel trenutno obrađuje, kao i o njihovom aktuelnom statusu, dok, sa druge strane, kartica predstavlja izvor koji odražava kvantitativni status slučajeva s obzirom na različite klasifikacije predmeta. Iz prikazane podatkovne kartice se može jasno zaključiti i to da su, recimo, do 16. januara 2014. formalizirana četiri slučaja vezana za osumnjičene zaposlenike.

Istražni dnevnik kao alat za povećanje učinkovitosti

Vršeći kontrolu istražnog dnevnika na dan 7. marta, rukovoditelj istražnog odjela je, zahvaljujući raspoloživim unosima, zapazio da je istražitelj Hernandez posljednji put ažurirao svoj izvještaj vezan za slučaj E-3-05 na dan 19. januara. Nakon toga u bilješkama istražnog dnevnika nema novijih unosa koji bi ukazali na bilo kakvu aktivnost ili promjenu statusa samoga slučaja, pa je, shodno tome, slučaj još uvijek otvoren. Podaci iz istražnog dnevnika, predstavljeni u formi prikazanoj u Ilustraciji 1, sasvim su dovoljni da rukovoditelju istražnog odjela ukažu na postojanje problema. Osim što o problemu izvještava pretpostavljene, rukovoditelj istražnog odjela se pažljivije informiše o detaljima slučaja, pročitavši u cijelosti Hernandezov izvještaj od 19. januara. Na kraju izvještaja dolazi do zapisane Hernandezove izjave, koja donekle objašnjava ali nikako ne opravdava nastali zastoj u istrazi: “Istraga će se nastaviti kada se osumnjičeni zaposlenik vrati na posao sa bolovanja ili odsustva.”

Ipak, od Hernandezove posljednje aktivnosti na ažuriranju informacija vezanih za slučaj prošlo je već više od šest sedmica, a u istražnom dnevniku još uvijek nema novih informacija o tome da li je osumnjičeni radnik još na bolovanju? Možda se do sada i vratio na posao, ali je istražitelj Hernandez možda propustio da se o tome informiše? Istražitelj je u roku od trideset dana trebao provjeriti da li se osumnjičeni radnik vratio na posao ili ne, odnosno sačiniti kratak dopunski izvještaj i unijeti ga u istražni dnevnik ako je radnik u vrijeme njegove provjere još uvijek bio na bolovanju. Iz opisanog vidimo da je već uz baznu analizu podataka iz istražnog dnevnika rukovoditelj istražnog odjela mogao ovaj propust pripisati istražitelju Hernandezu, ali, što je još važnije, bio je u prilici pravovremeno reagovati kako bi se otklonile nedoumice i kako bi se prevazišli zastoji u istrazi.

Izvještaji o aktivnostima

Pored istražnog dnevnika, među ključne bilješke istražnog odjela spadaju i mjesečni izvještaji o aktivnostima istražitelja, koje rukovoditelju istražnog odjela na mjesečnoj bazi dostavlja svaki istražitelj pojedinačno. Takvi izvještaji na jednostavan način preslikavaju ukupan učinak i angažman svakog istražitelja posebno, a sadrže informacije o broju dodijeljenih predmeta, zaključenih slučajeva, predmeta na čekanju, lica lišenih slobode ili lica prema kojima je upotrijebljena sila, kao i sve druge podatke koji se mogu smatrati značajnim za organizaciju. Takvi podaci najčešće se proračunavaju i predstavljaju komparativno, tj. poređenjem aktuelnih pokazatelja i veličina sa pokazateljima i veličinama ostvarenim u nekim drugim, ranijim vremenskim periodima. Dakle, takvi podaci se mogu predstaviti u formi pokazatelja iz aktuelnog mjeseca (recimo, mart 2014), mogu biti izraženi u odnosu na stanje u istom periodu prošle godine (mart 2013), potom kao pokazatelji za period od početka tekuće godine pa do trenutnog vremena (januar – mart 2014) ili kao informacija koja sadrži pokazatelje za period od početka 2013. do mjeseca marta 2013. g.